Nómina: ¿Qué es?, Características, Formato y más

Dentro de la contabilidad de una empresa, uno de los asientos mas importantes es la nómina de los trabajadores, la cual debe realizarse obligatoriamente al momento del pago a los trabajadores. Conoce en este articulo todo sobre la nómina, qué debe contener, cómo hacerla y los formatos.

¿Qué es una Nómina?

Se puede definir nómina como un listado de personas que laboran en una empresa y que se les atribuye una cantidad de dinero de forma regular por el trabajo realizado.

La nómina es un recibo o documento que debe ser presentado de manera obligatoria por parte de cualquier compañía, sin importar su naturaleza, sea Empresas privadas o públicas, con la finalidad de dejar constancia de que se ha remunerado a los trabajadores conforme a lo establecido por la ley y para efectos de fiscalización laboral.

Por ley este documento o recibo debe ser elaborado semanal, quincenal o mensualmente, dependiendo de la fecha de pago de la empresa a sus trabajadores. Además la empresa deberá quedarse con una copia de estos recibos para asentarlos en la Contabilidad.

El comprobante de nómina debe contener además del salario, todos los pagos extras y deducciones de acuerdo a ley, como las transacciones a los fondos de pensiones para las futuras jubilaciones de sus empleados.

nómina

¿Qué información debe contener?

No existe un formato o modelo universal para la nómina, las compañías son libres de realizar el formato que mejor les parezca, sin embargo, estos deben contener la siguiente información de manera obligatoria, sin importar el orden:

Identificación de la Empresa

Debe contener todos los datos de la empresa. Esta información normalmente se localiza en el encabezado del recibo:

  • Nombre o razón social
  • Domicilio o dirección
  • Número de identificación fiscal o seguridad social.

Identificación del Trabajador

Los recibos de nómina son únicos e intransferibles por lo que deben contener la información personal de cada trabajador:

  • Nombres y Apellidos
  • Número del documento de identidad

Clasificación del Trabajador

Se debe especificar en la nómina, el tipo de trabajo que realiza cada trabajador, de acuerdo a su formación profesional, el puesto de trabajo o el departamento donde ejerce las funciones, el tiempo de antigüedad en la compañía (para calcular bonos por antigüedad, ascensos).

Es usual que las compañías tengan categorías para clasificar a su personal, esta función normalmente depende del departamento de recursos humanos, dentro de esta clasificación se pueden encontrar, los que tiene un contrato temporal o fijo.

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Horas de Trabajo

A través de métodos novedosos como la biometría se puede determinar con exactitud las horas de trabajo empleadas por un trabajador, si realizo horas extras, jornadas adicionales e incluso los días de descanso.

Es importante plasmar todo esta información en la nómina, además de las faltas durante el mes y si estas fueron justiciadas, lo que implicara un descuento en el salario o no.

Salario

El salario es la contraprestación obligatoria al trabajador por las funciones cumplidas y los servicios prestados, en relación a lo contenido en el contrato de trabajo.

El sueldo además de contener el monto estipulado suma otros beneficios como porcentajes, viáticos, bonos, abonos… todo esto debe estar especificado en la nómina de sueldos.

Devengos

Las retribuciones o devengos de la nómina corresponden a los pagos adicionales que obtiene el trabajador por diferentes circunstancias.

Estos pagos se clasifican en dos, los que son cotizados en la seguridad social (se descuenta un porcentaje) y los que están exentos de cotización (no se descuenta).

Es necesario acotar que el monto del sueldo de base de un trabajador no es determinado tácitamente por la empresa empleadora, estos están determinados según la categoría profesional a la que pertenece el trabajador, la cual debe tener un monto de salario determinado por un convenio, esto se observa principalmente en el caso de compañías con figura sindical.

Siendo este el caso, los salarios de los trabajadores variarán dependiendo de las categorías a la que correspondan:

  • Personal: se basan en las condiciones del trabajador. Dentro de estas se encuentran la antigüedad, los conocimientos profesionales adicionales, como idiomas, postgrados y maestrías, entre otras categorías que la empresa desee incluir.
  • Por puesto de trabajo: son remuneraciones especiales consecuencia de situaciones extraordinarias, como alto riesgo laboral, laborar en horario nocturno, responsabilidades adicionales, entre otros.
  • Cantidad y Calidad: en esta categoría se incluyen los bonos e incentivos por concepto de buen rendimiento, puntualidad, horas extra y más.
  • Vencimiento periódico superior al mes: bajo esta categoría se engloba todo pago extra y la inclusión en bonificaciones por año.
  • En especie: estos son todos los beneficios que adquiere en trabajador de forma no monetaria, como alimentos, una vivienda, carro, entre otros.

nómina

Dentro de los devengos de nóminas de deben asentar las percepciones de asistencia y labor social de la empresa.

Estos devengos no forman parte del sueldo, pero generan cotizaciones en el ámbito de seguro social, aquí se estipulan todas las ayudas sociales que presta la compañía a sus trabajadores como manutención de hijos, permisos por matrimonio, guarderías, comedores…

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Las percepciones que tiene el trabajador y que no cotizan en el seguro social, son los viáticos, bonos de transporte, indemnizaciones por cambio de sede. Todas estas y más son consideradas percepciones fuera del salario.

El total devengado seria la sumatoria de todo lo antes expuesto (sueldo base, devengos que cotizan y los que no), de allí se saca el total de la remuneración a percibir.

Deducciones

Por último en la nómina se debe descontar todo los pagos correspondientes a tributos que el trabajador debe pagar, entre estas deducciones se encuentran, los impuestos sobre la renta, el seguro social, paro forzoso, la perdida involuntaria del empleo y otras, específicas de cada país.

Una vez realizados los descuentos correspondientes y pagados al Estado, es que se determina el ingreso líquido de cada trabajador.

Regulaciones legales

La nómina de una empresa está ligada estrechamente al salario y el cálculo de este, que deben ir plasmados en los recibos. Las leyes en materia de nómina pueden varias dependiendo del país, por ejemplo en México, La ley del Instituto de Seguridad Social normaliza las deducciones obligatorias lo que hace más fácil el cálculo de los salarios netos que perciben los trabajadores.

Cualquier empresa que esté comenzando a contratar trabajadores, debe ter en cuenta que no existe un formato fijo para la elaboración de la nómina, lo que en ocasiones dificulta el cálculo de esta. Para algunos este cálculo no es una tarea fácil, por lo que se recomienda contratar personal calificado para realizar esta labor.

Para realizar estos cálculos es obligatorio tener conocimientos del área de recursos humanos, además de conocimientos de las leyes de trabajo del país, así como conocimientos en operaciones financieras, contabilidad y Administración financiera.

Características

Es de suma importancia destacar que el cálculo y presentación de la nómina es una obligación para cualquier empresa que posee un personal a su cargo, el incumplimiento de esta ley, puede acarrear sanciones severas sobre la empresa.

Es necesario mantener un sistema de gestión seguro y confiable que se encargue de la elaboración de estos documentos y así evitar posibles complicaciones en el futuro en materia laboral.

Elaborar estos cálculos implica una gran responsabilidad, específicamente por todos los pequeños detalles que contiene, se debe tener claro que este recibo en la historia laboral de un trabajador dentro de una compañía, las funciones de este documento son operacionales, contables y fiscales.

En él se plasma la actividad y el salario específico de cada trabajador. Entre otras cosas este documento sirve como comprobante del tiempo trabajado para optar por la jubilación, también sirve para la solicitud de préstamos y adelantos.

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Es un documento obligatorio para comprobar la Renta fija de una empresa y para la solicitud de cualquier financiamiento para la adquisición de bienes y servicios en instituciones públicas y privadas. Es por ello, que la nómina se debe mantener actualizada y debe estar bien estructurada.

La elaboración de este documento requiere por parte de la persona una preparación y conocimientos específicos, por lo que no es posible que cualquiera ejerza esa función.

Se recomienda la creación de un departamento encargado de esta función dentro de la empresa. Es usual encontrar empresas que contraten terceras personas para ejercer estas funciones. Es obligación del departamento encargado, estar atentos a las constantes actualizaciones en materia laboral, para realizar los ajustes que sean necesarios.

Control de la Nómina

Calcular las fechas límites y las deducciones mensuales de manera correcta es una obligación para cualquier compañía que quiera mantener el control de sus obligaciones ante la ley y que quiera mantener una gestión financiera correcta.

nómina

Llevando correctamente estos cálculos el control de la nómina durante todo el mes será más amigable. Este documento se emite en una hoja y en ella se distribuye de manera ordenada todos los datos obligatorios.

Formato

Tener el formato completo y correcto en todo momento, le permite a la empresa saber el costo otorgado a cada trabajador, a su vez plantearse posibles aumentos, contrataciones o reducciones de personal.

Un detalle importante es que si los salarios son variables, el resultado de formato será impredecible. Es fácil determinar el rendimiento de la empresa, colocando los valores obtenidos en gráficos, también se puede verificar las oscilaciones y plantear nuevos objetivos, con referencia al rendimiento fijo y variable.

Para tener una gestión favorable en la nómina, el empresario puede recurrir a una gran variedad de herramientas, que de ser empleadas correctamente, harán la labor más sencilla y optimizaran el control de los datos. Estas herramientas pueden ser creadas por el departamento encargado o ser facilitadas por terceras empresas especializadas en gestión financiera.

Herramienta EXCEL

Este es uno de los principales programas existentes para la elaboración de la nómina de una empresa, en ocasiones puede parecer un elemento difícil de manejar, sin embargo, es uno de los recursos con más ventajas, principalmente por el ahorro de tiempo, debido a que EXCEL proporciona la creación de los formatos y las fórmulas y cálculos se realizan automáticamente.

En él se puede generar una alícuota para el cálculo de vencimientos y deducciones, así como el salario base del empleado. De esta manera el analista solo deberá proporcionar la información de cada trabajador y el programa realiza los cálculos y el responsable podrá observar el valor final.


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