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La suma en palabras en Excel: cómo hacerlo


La suma en palabras en Excel: cómo hacerlo



Por regla general, es bastante habitual que los documentos financieros indiquen una cantidad no sólo en forma de número, sino también en palabras. Hacerlo manualmente es difícil y requiere mucho tiempo. Es mucho más fácil convertir automáticamente todos los valores utilizando funciones. En este artículo veremos cómo convertir sumas en palabras en Excel.

En primer lugar, tienes que abrir Excel y escribir algún número.



Para traducirlo en forma de texto, necesitas descargar una macro adicional escrita en vba. Esta función no está disponible por defecto en el editor.

Num2Texto

Antes de seguir adelante, tienes que descargar este complemento. En este caso no hay un sitio web oficial. Hay bastantes módulos de este tipo en Internet.

Ten cuidado. Sólo descarga archivos con la extensión xla y no exe, porque en este último caso puede haber virus.

Después, tienes que hacer lo siguiente:

  1. Ve a la opción de menú «Archivo».



  1. En la ventana que aparece, ve a «Configuración».



  1. Luego haz clic en «Complementos».



  1. Haz clic en el botón «Ir a» (asegúrate de que previamente se ha seleccionado «Complementos de Excel» junto a él).



  1. A continuación, se te presentará una ventana en la que puedes insertar archivos adicionales para que el editor «reconozca» las nuevas características. Haz clic en el botón «Examinar».



  1. Después, especifica el archivo previamente descargado y haz clic en «Abrir».



  1. A continuación, debes marcar la casilla situada junto al nuevo elemento y hacer clic en «Aceptar».



Así se completa el paso de la preparación. Ahora Excel podrá convertir los números en forma de texto.

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Crear una fórmula sencilla

Para ver las capacidades de las nuevas funciones, tienes que hacer lo siguiente

  1. Navega a cualquier celda adyacente. Haz clic en el icono «Fx».



  1. En la ventana que aparece, selecciona «Lista alfabética completa» en la sección de categorías.



  1. Encuentra allí la función «Cantidad_escrita». Selecciónalo y haz clic en «Aceptar».



  1. Entonces aparecerá una ventana en la que tienes que especificar los argumentos de la función. Hay que especificar la celda, cuyo valor debe escribirse en palabras. Para ello, sólo tienes que hacer clic en él.



  1. La dirección de la celda se insertará automáticamente. Haz clic en «Aceptar» para continuar.



  1. Esto mostrará tu cantidad en palabras. Hasta los céntimos. Gracias a esto puedes incluso traducir números fraccionarios.



  1. Prueba a cambiar tu valor por cualquier otro. La suma de palabras cambiará al instante.



Suma de celdas

En los estados financieros, hay que contar la suma de las diferentes celdas o columnas. En este caso la fórmula se complica un poco más. Veamos cómo hacerlo.

  1. Coloca los números en cuatro celdas seguidas.



  1. Haz clic en la celda en la que estabas trabajando antes. Copia la fórmula con la tecla de acceso directo [knopka]Ctrl[/knopka]+[knopka]C[/knopka].



  1. A continuación, pasa a otra celda para crear una nueva fórmula. Activa la línea de entrada de la ecuación.



  1. Pulsa las teclas del teclado [knopka]Ctrl[/knopka]+[knopka]V[/knopka].



  1. Eliminamos el argumento de la función, es decir, «C4» en nuestro caso. En su lugar, escribe la fórmula de suma habitual en el paréntesis, que leerá el rango de nuestras celdas.

[kod]=Suma_escrita(SUMM(A4:D4))[/kod]

  1. Esto debería dar lugar a lo siguiente.



  1. Pulsa el botón del teclado [knopka]Entra en[/knopka]. Como resultado, verás que la suma del rango de valores especificado se muestra en palabras.



Este módulo tiene una gran desventaja: sólo puedes trabajar con rublos rusos. Es decir, no puedes hacer la cantidad en palabras para sumas uzbekas, hryvnias ucranianas, tenge kazajos, dólares americanos, rublos bielorrusos, libras inglesas, etc. No es posible cambiar el idioma. Existe un método alternativo para estos casos.

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Sumprop

Este módulo se instala exactamente igual que el método anterior, sólo que esta vez seleccionando un archivo diferente.



Marca la casilla junto al nuevo complemento y pulsa el botón «Aceptar».



Después de eso, aparecerán varias funciones nuevas en tu editor. Vamos a verlos todos.

Trabajar con fórmulas

Para ello, haz lo siguiente.

  1. Lo primero que hay que hacer es crear una tabla visual. En una columna tendremos números, y en la segunda columna tendremos el resultado. Utilizaremos números fraccionarios para demostrar las posibilidades.



  1. Ve a la primera celda vacía y pulsa el botón «Fx».



En la ventana que aparece, selecciona la categoría «Definido por el usuario». Las nuevas funciones estarán ahí.



Los insertaremos uno por uno. Exactamente en la cronología tal y como aparecen en la lista.

CantidadEscrita

  1. Selecciona la opción adecuada y pulsa el botón OK.



La ayuda nos dice que esta función es para los rublos.

  1. En la ventana que aparece, tienes que introducir un argumento. Para ello, sólo tienes que hacer clic en la celda con el número.



  1. La dirección se insertará automáticamente. Pulsa el botón OK para continuar.



  1. Como resultado, verás lo siguiente.



CantidadEscritaHrivnas

  1. Resalta la siguiente línea y haz clic en el icono de la función de inserción.



  1. Esta vez seleccionamos la segunda función. Haz clic en el botón «Aceptar» para insertar la función.



  1. A continuación, haz clic en el siguiente número.
  2. Tras la sustitución automática, haz clic en «Aceptar».



  1. El resultado será el siguiente.



CantidadEscritaDólares

  1. Ve a la tercera línea y haz clic en el icono «Fx».



  1. Selecciona la función «dólar» y haz clic en «Aceptar».
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  1. Especifica el argumento adecuado.



  1. Haz clic en «Aceptar».



  1. Esto muestra el número entero en dólares y el número fraccionario en céntimos.



CantidadEscritaEuro

  1. Desplázate a la cuarta línea y haz que aparezca la ventana de inserción de ecuaciones.



  1. Especifica la función para el «Euro».



  1. Haz clic en el argumento adecuado.



  1. Haz clic en el botón «Aceptar».



  1. El resultado será el siguiente.



Ten en cuenta que siempre sale el número de céntimos (peniques). Aunque haya 0.

NúmeroEscrito

La ventaja de este módulo es que puedes hacer la conversión sin ningún prefijo monetario adicional.

  1. Ve a la última línea y haz clic en el icono «Fx».



  1. Selecciona la última función.



  1. Especifica el último número restante como argumento.



  1. Pulsa el botón OK para insertar.



Como resultado de los pasos anteriores, veremos la siguiente tabla.

Ten en cuenta que en todas las celdas la suma va en mayúsculas y sólo el número va en mayúsculas.



Módulos de pago

Los complementos descritos anteriormente eran gratuitos. Se pueden encontrar herramientas más potentes en Internet, pero de pago.

El sitio web de PlanetaExcel vende el complemento PLEX.



Se nos muestra que contiene una enorme biblioteca de fórmulas.



En el momento de la publicación de este artículo, el coste de la superestructura se estima en 795 rublos.



Por supuesto, ofrecen pruebas gratuitas, pero el número de ejecuciones es limitado.

Conclusión

Después de leer estas instrucciones, deberías haber averiguado cómo configurar el editor de Excel para poder obtener una suma en palabras. Si no lo consigues, son posibles las siguientes opciones:

  • has descargado el archivo equivocado;
  • no has añadido este complemento a Excel;
  • estás resaltando las celdas equivocadas;
  • estás utilizando las funciones equivocadas;
  • cometes un error tipográfico al calcular la suma de los diferentes valores.

Video tutorial

Si todavía tienes alguna duda o sigues sin poder encontrar la causa de tus problemas, te recomendamos que veas el vídeo en el que se comentan las instrucciones anteriores.

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