Gastos de Administración: ¿Qué son?, Ejemplos y más

En este interesante artículo de hoy, aprenderemos todo lo referente a los Gastos de Administración, su definición, cómo se clasifican, cómo se pueden calcular, diferencia de los Gastos Operativos y mucho más sobre este tema. No deje de leer este post!!

GASTOS DE ADMINISTRACIÓN

Cuando hablamos de los Gastos de Administración de cualquier corporativa, nos estamos refiriendo a los gastos que no están reflejados en gran manera sobre la producción o las ventas de la misma. Estos serían en realidad gastos como: la factura del teléfono, la recepción, servicio de aseo y el departamento de contabilidad. En base a esto se debe saber que aunque la corporativa o negocio no esté funcionando, los gastos administrativos siempre estarán a la orden del día.

¿Qué son los Gastos de administración y su Presupuesto?

En base a este término, se deberá sacar conclusiones en cuanto a los análisis sobre Gastos Operativos y su diferencia de los Gastos de Administración.

Los gastos administrativos son necesarios dentro de una empresa, para que esta funcione de manera rentable y eficiente. Sin ellos las empresas no alcanzarían el éxito, ya que son la ayuda que necesitan las mismas para avanzar. Toda empresa con una administración central, posee grandes gastos administrativos. Cuando esta transmite cargos a subsidiarias, se reduce bastante el monto de dichos gastos.

Este tipo de gastos se mantienen estables normalmente, influyendo en los datos negociables de la empresa. Sin embargo son gastos que no van de la mano de las ventas de producción. Siendo gastos estables de forma fija, puede llegar a ser un tanto engorroso intentar reducirlos.

Los Gastos de Administración no están reflejados dentro de la Investigación y Desarrollo de las empresas, ni forman parte de los precios de productos o inventario.

Clasificación

Los gastos administrativos se añaden a los gastos generales de las empresas, los cuales forman parte de los Gastos no Operativos de las mismas.

Ambos gastos suelen compararse con los operativos, que cuentan con el precio de los productos ya vendidos en el mercado. Los Gastos de Administración deben colocarse en el «Estado de Resultados», en el renglón bajo «Costo de Mercancía Vendida».

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Incentivo de reducción

Los gastos administrativos tienen la facilidad de cambio en base a los productos vendidos, puesto que son los gastos a tomar en cuenta cuando se deben recortar los presupuestos.

La gerencia de las empresas deben mantener bajos los niveles administrativos en base a los demás gastos. Gracias al Apalancamiento financiero, se logrará obtener este resultado de manera eficiente. Pero como son gastos fijos su nivel de reducción es mínimo.

GASTOS DE ADMINISTRACIÓN

Gastos de administración: cómo contabilizarlos

Cada empresa posee gastos de administración, los mismos no forman parte directa de determinado movimiento, sobre ventas o fabricación. Este tipo de gasto forma parte de la corporativa como unidad, ya que no se ubican dentro de un espacio específico. Los gastos sobre servicios y contabilidad, los sueldos de los gerentes, etc., se vinculan a los gastos administrativos.

Estos gastos se necesitan para alcanzar administrar eficientemente una empresa, llevando sus movimientos día a día, sin que pertenezcan a la productividad.

Cuando este tipo de gasto se mantiene en orden ayuda a programar las estructuras financieras de un negocio, en base a reducciones de impuestos o contratación de mano de obra.

Sin estos gastos las empresas no obtendrían determinados beneficios. Los cuales se otorgan a los diferentes departamentos para optimizar sus funciones. En base a esto se organiza el Libro Mayor, donde se mantiene el orden de los negocios económicos de la empresa.

Todos los gastos se deben colocar en tres categorías específicas: el precio sobre los productos vendidos, que forman parte de los gastos de producción de bienes y servicios. Los Gastos Financieros sobre ventas de las inversiones y los gastos administrativos.

Los gastos administrativos deben colocarse libres a los demás gastos operativos de la empresa. Varios de estos gastos son: gastos de nómina, alquileres, algún tipo de reparación dentro de la empresa, gastos de seguro y costos de operaciones de oficina.

En base a esto se deben calcular todos los gastos empresariales, teniendo en cuenta la suma por niveles y categorías específicas. Obteniendo como resultado final el total de los gastos realizados dentro de la compañía.

Ejemplos de gastos de administración

Cuando hablamos de estos gastos nos referimos primordialmente a los servicios en el sector público. Calefacción, electricidad, agua potable, aseo, etc. También se suma los gastos de redes telefónicas e Internet.

Otro ejemplo válido de este tipo de gastos es el alquiler de cualquier espacio para uso de la empresa. Oficinas, industrias, etc.

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Hay momentos básicos donde se puede establecer que los gastos de alquiler se suman a los de producción si el bien es utilizado para este fin. Los gastos de seguro, material de oficina, equipos, etc., se suman a dichos gastos.

GASTOS DE ADMINISTRACIÓN

Sueldos y honorarios

El salario de los altos corporativos, directivos, gerentes y administradores principales, se añaden a los gastos de administración.

Los sueldos de los empleados del departamento de recursos humanos, contables, tecnológicos e informáticos, se consideran también gastos administrativos. Algunas corporativas suman los honorarios del departamento legal, consultores, etc.

En base a esto concluimos que las empresas del sector público contratan constantemente auditores para mantener al día sus finanzas. Estas no son parte de los resultados productivos, pero son gastos básicos aunque la compañía no esté activa, tales como:

  • El sueldo de los obreros, que no se atribuya a la producción
  • Insumos de oficina
  • Servicio de agua potable
  • Alquileres de espacios para sector administrativo
  • Correspondencia
  • Gastos de luz
  • Departamento legal y contable
  • Gastos de marketing
  • Viajes por negocio

GASTOS DE ADMINISTRACIÓN

Contabilización de los gastos de administración

Los gastos de administración se colocan dentro de los Estados contables, en base al cierre de su período, sin que sea el tiempo de pago.

Como muchos de los gastos no son constantes sino esporádicos se deben mantener las facturas de los mismos para mantener la continuidad del gasto.

Dentro de los Estados de Resultados, el precio de los productos que se han vendido se añaden en el espacio superior, procediendo a restar las ventas totales para obtener la ganancia neta.

¿Cuál es la diferencia entre los gastos de administración y operativos?

Las diferencias entre estos dos tipos de gastos, se analizarán en base a estos ejemplos. En un negocio de vestimenta, la materia prima como telas, hilos, los sueldos, máquinas, etc., son parte de los gastos operativos.

Y los gastos de administración serían: los de limpieza, las secretarias, el material de oficina, propaganda y todos los miembros ejecutivos.

GASTOS DE ADMINISTRACIÓN

Consejos para reducir los gastos administrativos

A continuación algunos consejos prácticos para la reducción de los gastos de administración de una empresa determinada:

  • Inspeccionar: Para optimizar los gastos administrativos se debe mantener al día los gastos en relación a seis meses, en base a los gastos más pequeños.
  • Reducir los gastos de administración mínimos: cuando se hayan clasificado y resuelto su importancia en la empresa, se podrán disminuir en base a: material de oficina que se necesita, inventario, etc.
  • Gastos de administración “energía y agua”: se pueden reducir si se mantienen bajos sus niveles, ahorrando su consumo, utilizando solamente lo necesario.
  • Personal: Se debe analizar qué personal es fundamental dentro de la empresa según sus funciones.
  • Presupuesto de gastos de administración: Al presupuestar estos gastos se incurrirá a un futuro de ahorro y solvencia.
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¿Qué es un Presupuesto de Gastos Administrativos?

Los directivos o gerentes de las compañías son los encargados de realizar estos presupuestos, para determinar qué tipo de gastos son proporcionales a las ventas de productos y en qué tiempo.

¿Cómo elaborar un presupuesto de gastos administrativos?

Cuando se mantiene el sistema de PGA (Presupuesto de Gastos de Administración), se optimizan todas las operaciones empresariales. Esto se alcanza dividiendo los tipos de gastos. Los gastos administrativos no deben exceder el treinta por ciento  sobre el total de los gastos.

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Cuando todos los gastos estén definidos, se debe enumerar para colocarles un valor específico al mes. Como sueldos de administradores, recursos humanos, gerencia, etc. En base al siguiente ejemplo, se mantiene un salario promedio de doscientos tres mil y en las zonas administrativas una base de sesenta y tres mil, lo que daría un PGA así:

  • Presupuesto de gastos administrativos
  • Elaboraciones XYZ
  • Tiempo al mes y al año, 2019
  • Concepto Valor
  • Sueldos de administración 203.000
  • Depreciación 8.50
  • Servicios públicos 22.000
  • Material de oficina 5.000
  • Honorarios 30.000
  • Seguro 28.000
  • Alquileres 63.000

TOTAL MENSUAL 359.500
TOTAL ANUAL 4.314.000

PGA: El precio del alquiler es en base al cuarenta por ciento del mes, puesto que el sesenta por ciento sería gasto de producción y para los servicios del área pública está el veinte por ciento por mes.

Ejemplo 2

Una corporativa mantiene los siguientes gastos de administración y fabricación, en base a ellos se debe estructurar el presupuesto administrativo: Gasto total para el año 2018: (% de Administración) más (% de Producción)

  • Sueldos principales de los administrativos de alto nivel y obreros: 5.028.000 mensual x 3/419.000 mensual x 15
  • Depreciación de los salarios:  777.600 anual/64.800 mensual
  • Servicios públicos: (pagos de los mismos mensual) electricidad=228.000 mensual/agua=183.000 mensual/aseo=5.000 mensual
  • Material de oficina: 240.000 mensual
  • Insumos: 568.000 mensual
  • Honorarios base: 264.000  mensual
  • Seguro de los directivos y obreros: 672.000 mensual x 3/56.000 mensual x 15
  • Alquileres de las oficinas: 1.652.000 mensual

Dicho presupuesto a elaborar sería:

TOTAL MENSUAL : 27.429.800
TOTAL ANUAL: 329.157.600

Otras consideraciones del presupuesto de gastos de administración

Este presupuesto aporta ambos puntos, fijos y variables. Al diferenciar todos los gatos se pueden incluir dentro de los gastos de administración. Sin embargo, las tasas de interés varían con los lapsos, lo que dificulta su conteo. Pero podrá añadirse al cálculo final para los gastos de la empresa.


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