Función IF con múltiples condiciones en Excel


Función IF con múltiples condiciones en Excel



Microsoft Excel es un editor de hojas de cálculo bastante potente. Sin embargo, sus capacidades no se limitan a eso. También puedes trabajar con texto en Word, pero carece de dinamismo. Por eso es mejor utilizar Excel para analizar la información. En este artículo, veremos la función IF con varias condiciones. No hay ejemplos estándar en Excel, así que utilizaremos algo propio.

A modo de ejemplo, vamos a crear una tabla de salarios de los profesores según su categoría y utilizar estos datos para diversas manipulaciones.



Función SI

El principio de funcionamiento es bastante sencillo. Especifica alguna condición y qué hacer en los casos de verdadero y falso.

[kod]IF(log_expression;value_if_truth;value_if_false)[/kod]

Puedes ver la descripción completa en la ventana «Insertar función».

  1. Haz clic en el icono
  2. Selecciona la categoría «Lista alfabética completa».
  3. Encuentra allí el elemento «IF».
  4. Inmediatamente después verás una descripción de la función.



A continuación, aparecerá una ventana en la que tienes que especificar los «Argumentos de la función» (una expresión lógica, el valor si es verdadero y el valor si es falso).



Como ejemplo, añadamos una columna de primas para los profesores de la categoría más alta.



A continuación, es necesario seguir los siguientes pasos.

  1. Navega hasta la primera celda. Haz clic en el icono «Fx». Encuentra allí la función «IF» (se encuentra en la categoría «Índice alfabético completo»). Luego haz clic en el botón «Aceptar».



  1. Aparecerá la siguiente ventana.



  1. Introduce la siguiente fórmula en el campo de expresión booleana.

[kod]D3=»Superior»[/kod]

Especifica la celda que contiene la categoría de profesor como dirección.

  1. Tras la sustitución, verás que esta expresión es falsa.



  1. A continuación, especificamos los valores de las longitudes «Verdadero» y «Falso». En el primer caso algún número y en el segundo caso cero.



  1. Después veremos que el significado lógico de la expresión será falso.



  1. Pulsamos el botón OK para guardar.



  1. Como resultado de la utilización de esta función, verás lo siguiente.



Hay muchas entradas en nuestra tabla. Tenemos que hacer que todo el rango de esta columna tenga exactamente la misma fórmula, sólo que con una corrección del índice (número de fila). Para ello, realiza los siguientes pasos.

  1. Mueve el cursor a la esquina inferior derecha de la primera celda.
  2. Si lo has hecho correctamente, se convertirá en una cruz negra.



  1. Ahora haz un clic con el botón izquierdo del ratón y sin soltar el dedo baja hasta el final de la mesa.



  1. Como resultado, verás lo siguiente.



Gracias a esta fórmula, se tomaron muestras de los profesores adecuados y se les concedió una bonificación. Sólo dos personas terminaron en la lista porque son las únicas con la categoría más alta.

No hay mucha información en este caso. Ahora imagina que una mesa así sería enorme. Al fin y al cabo, siempre hay un gran número de personas trabajando en una organización. Si trabajas en un editor de Word y realizas esa comparación de las cualificaciones de los empleados manualmente, alguien (debido a un error humano) quedará fuera de la lista. Una fórmula en Excel nunca se equivocará.

Utilizando la condición «Y»

Suele ser muy habitual utilizar varias comprobaciones adicionales. Por ejemplo, es posible calcular una prima no sólo para los profesores de categoría superior, sino específicamente para los matemáticos.

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Para ello, sólo tienes que hacer lo siguiente.

  1. Haz clic en la primera celda de la columna «Bonificación».
  2. Luego haz clic en el icono «Fx».



  1. Inmediatamente después, aparecerá una ventana con la función en uso con todos los argumentos especificados. Es mucho más fácil editar de esta manera: directamente en la celda.



  1. Introduce la siguiente fórmula en la casilla de expresión booleana. Haz clic en el botón OK para guardar los cambios.

[kod]AND(D3=»Superior»;E3=»Matemáticas»)[/kod]



  1. Copia esta fórmula en todas las demás celdas.



  1. Ahora sólo una persona tendrá la bonificación, ya que es la única que tiene la categoría más alta y es matemática.



Utilizando la condición OR

En este caso podremos calcular una prima para todos los que tengan una primera o segunda categoría. Es decir, nuestra elección contendrá dos condiciones. Para ello, tenemos que hacer lo siguiente.

  1. Ve a la primera celda.
  2. Haz clic en el icono «Fx».



  1. La expresión lógica actual no nos conviene.



  1. Tendremos que cambiarlo por lo siguiente.

[kod]OR(D3=»First»;D3=»Second»)[/kod]



  1. Inmediatamente después veremos que el primer profesor tiene una bonificación porque tiene la primera categoría.



  1. Duplica esta fórmula en el resto de las celdas.



Como resultado, veremos lo siguiente.



Gracias a este operador pudimos hacer una consulta compleja y calcular la prima para diferentes categorías de empleados.

VERANO

Como demostración de esta herramienta, intentemos calcular el salario total de los profesores de la primera categoría. Para ello, crea otra fila.



A continuación, realiza los siguientes pasos.

  1. Desplázate a una celda adyacente y llama a la función (repite los pasos anteriores) SUMAMENTE. La celda en la que debe salir la suma debe estar activa.



  1. Inmediatamente después, verás una ventana en la que tienes que especificar los argumentos de la función:
    • gama;
    • criterio;
    • rango de suma.



  1. En el primer campo, tienes que mantener una referencia a la columna con la categoría. Esto puede hacerse manualmente o simplemente puedes resaltar estas celdas. Durante la selección, la ventana se colapsará y las celdas requeridas se indicarán con un marco de puntos.



  1. En cuanto sueltes el dedo, todo volverá a su forma original y el rango deseado se rellenará automáticamente.



  1. En la columna «Criterio» tienes que introducir la palabra «Primero», ya que estamos contando los salarios de estos profesores en particular.



  1. Luego tenemos que seleccionar la columna del salario. Pero antes, hacemos clic en el último campo: tenemos que hacerlo activo.

  1. Sólo entonces se puede introducir el rango deseado.



  1. En cuanto sueltes el dedo, verás lo siguiente.



  1. Sólo tienes que pulsar el botón OK para guardar la fórmula.



Como resultado, veremos que el salario total de los profesores de la primera categoría era de 1200.



SUMMESLIMN

Esta fórmula sabe calcular la suma utilizando varias condiciones a la vez. Por ejemplo, podemos calcular el salario total de los profesores de primer grado que enseñan matemáticas.

Para ello, tenemos que hacer lo siguiente.

  1. Añade una línea donde haremos los cálculos.



  1. Ve a la celda deseada y haz clic en el icono «Fx». Busca la función deseada y haz clic en el botón «Aceptar».



  1. En la ventana que aparece, especifica el rango de suma requerido. En este caso es la columna del salario.



  1. Para ello, basta con resaltar las celdas necesarias y esto hará que se sustituyan automáticamente.



  1. Ahora especifica «Rango de condiciones 1». Por ejemplo, puedes especificar aquí la categoría del empleado. Asegúrate de hacer clic en este campo antes de seleccionarlo, de lo contrario las celdas seleccionadas irán a la primera fila. Inmediatamente después verás un nuevo campo de entrada.
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  1. Introduce ahí la palabra «Primero». Inmediatamente después verás los campos de la segunda condición.



  1. Hacemos clic en el campo «Rango de condiciones 2». A continuación, resalta la columna con el tema.



  1. En la fila «Condición 2», escribe el tema que quieras. En este caso es «Matemáticas». Para ver si tu fórmula es correcta, sólo tienes que hacer clic en cualquiera de las casillas especificadas anteriormente. Esto hará que la segunda condición aparezca entre comillas (según las reglas) y verás el resultado de esta función.



Para guardar la fórmula tienes que hacer clic en el botón «Aceptar».



Como resultado, verás lo siguiente.



SCHETESLY

En el editor de Excel, puedes utilizar la fórmula «CUENTA» para calcular el número de celdas. ¿Pero qué pasa si no hay que contar todas las células? Además, la posición de las celdas necesarias no se conoce de antemano, porque la tabla puede contener una gran cantidad de datos.

En estos casos, tenemos que utilizar SCHETESLY. Como ejemplo, calculemos exactamente cuántos empleados tienen la categoría más alta. Para ello, haz lo siguiente.

  1. Añade una nueva fila. Activa la celda deseada y haz clic en el icono de la función de inserción.



  1. En la ventana que aparece, busca la fórmula deseada y haz clic en el botón Aceptar.



  1. A continuación, se te pedirá que especifiques un rango y un criterio de selección.



  1. Haz clic en el primer campo y selecciona las celdas que quieras, para que la referencia se sustituya automáticamente.



  1. A continuación, introduce la palabra «Superior» en el campo de criterio. Haz clic en el botón OK para guardar.



  1. Como resultado, verás lo siguiente.



SCHETESLIMN

Si quieres contar el número de profesores que imparten una determinada asignatura, tienes que utilizar una fórmula con varias condiciones. Para ello, debes realizar los siguientes pasos.

  1. Añade una nueva fila para el cálculo. Haz clic en la celda deseada y llama a la ventana «Insertar función». Busca el que necesites y haz clic en el botón «Aceptar».



  1. En la columna «Rango de condición» especificamos el campo «Categoría». Para ello, basta con resaltar las celdas necesarias.



  1. Tras hacer clic en el campo «Condición 1», tendrás una fila para el segundo rango.



  1. Introduce la categoría de profesor deseada. En este caso es «Más alto».



  1. A continuación, haz clic en el campo «Rango de condiciones 2» y selecciona la columna con el nombre del sujeto.



  1. A continuación, introduce la palabra «Matemáticas» en el último campo. Haz clic en el botón «Aceptar» para guardar.



  1. El resultado será el siguiente.



El cálculo se ha realizado correctamente. Sólo hay 1 profesor de matemáticas con la categoría más alta en nuestra tabla.

La función BÚSQUEDA

A veces, al hacer fórmulas complejas, necesitas identificar la celda donde se encuentra el texto deseado o algún valor numérico o de otro tipo. Como ejemplo, en esta tabla se podrá determinar dónde se encuentra exactamente el profesor de geografía.

Para ello, haz lo siguiente.

  1. Navega hasta una celda. Llama a la ventana de la función de inserción. Una vez que hayas encontrado el que quieres, haz clic en el botón OK.



  1. En la ventana que aparece, tendrás que especificar:
    • el valor que buscas;
    • la matriz que se va a ver;
    • tipo de mapeo.



  1. En el primer campo basta con escribir la palabra «Geografía», ya que es el profesor que buscamos.
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  1. A continuación, debes seleccionar la columna con el nombre de los sujetos (haciendo clic primero en el segundo campo).



  1. En la tercera opción, introduce el número «0». Haz clic en el botón «OK» para guardar.



  1. Como resultado, vimos que la celda con la palabra «Geografía» es la número 8 (dentro del rango especificado).



Puedes leer más sobre el tercer parámetro en el sitio web oficial del Centro de Soporte de Microsoft. Dice lo siguiente



Usar condiciones en VBA

Con las macros, puedes hacer comprobaciones adicionales para diferentes valores. Por ejemplo, puedes averiguar si las personas han sido encontradas por tu consulta. Por supuesto, en este caso con una mesa pequeña se puede ver todo. ¿Pero qué hacer si hay muchos datos?

Para ello, hay que seguir los siguientes pasos.

  1. Por defecto, la pestaña de macros está oculta para los usuarios. Hay que abrirlo. Haz clic en la opción de menú «Archivo».



  1. Ve a «Opciones».



  1. En la ventana que aparece, selecciona la categoría «Personalizar la alimentación». A continuación, marca la casilla junto a «Desarrollador». Haz clic en el botón «Aceptar» para guardar.



  1. Inmediatamente después verás que la pestaña especificada ha aparecido en la barra de herramientas.



  1. Ve a ella y haz clic en «Visual Basic».



  1. Inmediatamente después, aparecerá la ventana para escribir el código.



  1. En la parte izquierda de la pantalla hay una lista de objetos de tu archivo. Selecciona tu hoja actual.



  1. Introduce el siguiente código:

[kod]Sub ProverkaPoiskaUchiteley()[/kod]

[kod]Si [F17] = 0 Entonces[/kod]

[kod]MsgBox «No se han encontrado profesores»[/kod]

[kod]Finalizar si[/kod]

[kod]Si [F17] 0 Entonces[/kod]

[kod]MsgBox «Profesores encontrados»[/kod]

[kod]Finalizar si[/kod]

[kod]Fin de la sub.[/kod]

Entre paréntesis, especificamos una referencia a la celda donde se muestra el resultado del recuento.



  1. Cierra este editor. Ahora haz clic en el icono «Macros».



  1. En la ventana que aparece, haz clic en el botón «Ejecutar».



  1. Como resultado, verás un mensaje de que se ha encontrado al profesor, porque la celda «F17» contiene un número mayor que cero.



  1. Si cambias el valor de esta celda a «0» verás un resultado completamente diferente.



Llevarlo de esta manera no es realmente conveniente. Es mucho más fácil llamar a esta comprobación mediante teclas de acceso rápido. Para ello, haz lo siguiente.

  1. Vuelve a hacer clic en el icono «Macros». En la ventana que aparece, haz clic en el botón «Opciones».



  1. Inmediatamente después, se te pedirá un botón y una descripción para esa macro.



  1. Las combinaciones de teclas no tienen que ser sólo con la llave [knopka]Ctrl[/knopka]. Puedes utilizar un atajo adicional con el botón [knopka]Turno[/knopka]. Como ejemplo, asigna la combinación [knopka]Ctrl[/knopka]+ [knopka]Turno[/knopka]+ [knopka]E[/knopka]. Pulsa «OK» para guardar.



  1. Cierra esta ventana. Ahora pulsa la combinación de teclas [knopka]Ctrl[/knopka]+[knopka]Turno[/knopka]+ [knopka]E[/knopka]. Esto mostrará un mensaje informando del resultado de la comprobación. Esto es mucho más cómodo que ir al menú cada vez.



Si no se inicia la macro, es probable que tengas activada la distribución del teclado en ruso. Cambia al inglés y todo funcionará de inmediato.

Conclusión

En este artículo hemos tratado los principios básicos del trabajo con las funciones de la categoría «IF». Cada una de ellas se ha explicado detalladamente con un ejemplo concreto. Si tienes problemas, puede que estés seleccionando las celdas equivocadas o haciendo una condición incorrecta.

También pueden surgir problemas por errores en las palabras, ya que es muy importante especificar el texto con exactitud a cada letra de la condición.

Video tutorial

Para los que todavía tengan alguna duda, a continuación se adjunta un vídeo con comentarios adicionales sobre las instrucciones anteriores.

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