Formato condicional en Excel


Formato condicional en Excel



El formato condicional en Excel es una gran herramienta para el análisis visual rápido de los datos. Es mucho más cómodo y fácil evaluar la información de esta manera. Además, todo esto ocurre automáticamente. El usuario no tiene que pensar y comparar valores por sí mismo. El editor lo hará todo por sí mismo. Ninguna fórmula puede hacer lo que esta herramienta.

Para utilizar esta función, tienes que ir a la pestaña «Inicio» y hacer clic en el botón «Formato condicional».



Las secciones principales de este menú incluyen:

  • reglas de asignación de celdas;



  • reglas para seleccionar el primer y el último valor;





  • escalas de color;



  • conjuntos de iconos;



Veamos estos elementos con más detalle. Para ello, crea algún tipo de tabla en la que se puedan comparar los valores numéricos.



Reglas de asignación de celdas

También hay muchas opciones de formato en esta sección. Veamos cada una de ellas.

Más

  1. Resalta una línea de algún tipo para empezar. En este caso serán las bajas en la primera mina.



  1. A continuación, ve a la pestaña Inicio y haz clic en «Formato condicional». En el menú que aparece, haz clic en «Reglas de selección de celdas». A continuación, selecciona la opción «Más».



  1. Aparecerá una nueva ventana en la que tienes que introducir un valor para comparar los elementos seleccionados. Puedes introducir lo que quieras o hacer clic en una celda. Haz clic en el valor medio. Este valor es bastante adecuado para la comparación.



  1. La referencia de la celda se insertará automáticamente (y la propia celda se resaltará con una línea de puntos). Haz clic en el botón OK para insertarlo.



  1. Como resultado, veremos que las celdas con un valor superior a 27 están resaltadas en un color diferente.



Si no te gusta el color de los rellenos de las celdas, siempre puedes cambiarlo. Puedes hacerlo seleccionando cualquier otra opción de coloración en la fase en la que especifiques una cifra para la comparación.



Si ninguna de las opciones es de tu agrado, puedes hacer clic en «Formato personalizado…».



Inmediatamente después, aparecerá una ventana en la que puedes especificar el formato de celda que deseas.



Menos

  1. Resalta cualquier línea. Haz clic en el icono «Formato condicional» situado en la pestaña Inicio. Selecciona «Reglas de selección de celdas» y luego selecciona «Más pequeño».



  1. Se te pedirá de nuevo que especifiques una celda para la comparación. Para ello, haz clic con el botón izquierdo del ratón en la celda deseada.



  1. Esto hará que se sobrescriba la dirección deseada. Haz clic en el botón OK para guardar los ajustes.



  1. Como resultado, podemos ver que todas las celdas con un valor inferior a 24 están resaltadas en un color diferente.



Entre

  1. Resalta cualquier línea sin reglas de formato. Ve a la misma sección del menú, pero esta vez selecciona «Entre».



  1. Entonces el editor de Excel sugerirá por sí mismo algunos valores intermedios. Puedes dejar todo sin modificar.



  1. O sustituye por lo que te resulte más cómodo. Por ejemplo, más de 14, pero menos de 17. Pulsa el botón OK para guardar.



  1. Esto hará que todo lo que esté entre estos números se resalte en un color diferente.



Es igual a

  1. Resalta otra celda que no tenga formato. Sigue el mismo camino en la barra de herramientas y selecciona Igualar.



  1. Se nos pedirá una referencia a una celda con la que comparar, o un valor numérico ya preparado. Introduzcamos, por ejemplo, el número 18. Esto se debe a que aparece en la fila resaltada. Haz clic en el botón OK para guardar.
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  1. Esto hace que la celda que corresponde al valor especificado se resalte en un color diferente.



  1. Para comprobarlo, puedes intentar cambiar algo. Tomemos como ejemplo la célula vecina. Arregla 19 a 18 allí. Tras pulsar la tecla [knopka]Entra en[/knopka]Verás lo siguiente.



Podemos ver que el fondo de las celdas cambia de forma completamente automática.

El texto contiene

Las acciones descritas anteriormente sólo son adecuadas para valores numéricos. Para trabajar con información de texto, hay que seleccionar una herramienta diferente.

  1. Lo primero que hay que hacer es seleccionar una línea con varios números. A continuación, utiliza el conocido menú para seleccionar «El texto contiene…».



  1. Aparecerá una ventana en la que deberás especificar algún fragmento de texto. Puede ser una letra o un número. Por ejemplo, introduce el número «2». Pulsa el botón OK para guardar el formato.



  1. Esto resaltará las celdas con los números 20 y 23, ya que ambas tienen el número 2.



Fecha

Se puede hacer una manipulación similar con los valores de tiempo.

  1. Primero, añadimos una línea en la que escribimos varias fechas. Preferiblemente, deben ir en fila. Así es más fácil compararlos.



  1. Después, selecciona toda esta línea. Luego ve al menú «Formato condicional» y selecciona «Fecha».



  1. Inmediatamente después, aparecerá una ventana en la que podrás seleccionar varias opciones:
    • ayer;
    • Hoy;
    • Mañana;
    • en los últimos siete días;
    • la semana pasada;
    • esta semana;
    • la próxima semana;
    • el mes pasado;
    • este mes;
    • el próximo mes.



  1. Seleccionemos la opción «Mañana» como ejemplo. Pulsa el botón OK para guardar.



  1. Esto hará que el campo que contiene la fecha de mañana se resalte en un color diferente.



  1. La fecha actual en el momento de escribir este artículo es el 25 de febrero de 2018.



Valores recurrentes

Para demostrar este formato condicional, es conveniente utilizar una tabla sin otras reglas de comparación. A continuación deberás realizar los siguientes pasos.

  1. Subraya los principales valores de la tabla que deban ser analizados de alguna manera.



  1. Haz clic en el icono «Formato condicional» y selecciona «Valores repetidos» en las «Reglas de selección de celdas».



  1. Inmediatamente aparecerá una ventana en la que podrás seleccionar dos valores:
    • repetible;





En cada caso, habrá una vista previa para que puedas decidir exactamente lo que necesitas. Haz clic en el botón OK para guardar.

Reglas para seleccionar el primer y el último valor

Además de la selección habitual de números específicos, es posible marcar un número concreto de elementos como porcentaje o cantidad. Para ello, hay que hacer lo siguiente.

  1. Resalta el contenido de la tabla. A continuación, debes hacer clic en el botón de formato condicional situado en la pestaña Inicio. A continuación, selecciona la opción «Reglas de selección para los primeros y últimos valores». Esto te presentará varias opciones de selección.



Veamos cada una de ellas.

Los 10 primeros elementos

Cuando selecciones este elemento, verás una ventana que te pedirá que especifiques el número de primeras celdas. Haz clic en «Aceptar» para guardar.



La cuenta atrás va de un valor mayor a uno menor.

Esto significa que si quieres seleccionar las 10 primeras celdas con los dígitos más pequeños, debes seleccionar «Últimos 10 elementos».

Mientras introduces el número de celdas, se te dará una vista previa. Si especificas un número de 1, sólo queda un valor máximo.



Ten en cuenta que si hay dos celdas con el mismo número más alto, ¡las dos quedarán resaltadas!

El primer 10%

En este caso funciona más o menos igual, sólo que esta vez no es un número fijo específico de celdas el que se resalta, sino sólo un determinado porcentaje de ellas.

Si especificas el número 10 (es el predeterminado), verás lo siguiente.



Si te gusta esta regla de formato, haz clic en «Aceptar». De lo contrario, haz clic en «Cancelar».

Últimos 10 artículos

Como ya se ha dicho, en este caso se resaltan las celdas que contienen los datos mínimos. El principio de entrada es el mismo: introduce la cantidad deseada y haz clic en el botón OK.

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Si especificas sólo una celda, pero hay varios dígitos mínimos, se resaltarán todos (en nuestro caso, dos).



El último 10%

El mismo principio, sólo que esta vez se resalta un determinado porcentaje de información en lugar de la cantidad absoluta.



Por encima de la media.

Esta herramienta es muy útil cuando quieres ordenar la información en relación a sí misma. Es decir, el propio editor de Excel calculará el número medio entre la información seleccionada y marcará todo lo que esté por encima de este valor. Todo sucede automáticamente.



Por debajo de la media.

El mismo principio se aplica en este caso. Sólo que esta vez se etiquetan las celdas que contienen menos información que la media.



En los métodos de comparación de datos descritos anteriormente, se utilizó un método de relleno sólido. A veces esto no es del todo conveniente.

Histogramas

Para un análisis más avanzado de la información, se utiliza otra herramienta, los gráficos de barras. El relleno puede ser de dos tipos:

  • gradiente;
  • sólido.



Considera cada una de las opciones propuestas.

Relleno degradado

  1. Lo primero que hay que hacer es seleccionar las filas y columnas que quieres. A continuación, haz clic en el icono «Formato condicional». Luego ve a «Histogramas» y selecciona cualquiera de los rellenos disponibles.



Los valores por defecto son:

  • verde;
  • rojo;
  • naranja;
  • azul;
  • de color púrpura.

Cuando pases el ratón por encima de cada una de las opciones, tendrás a tu disposición una vista previa.

Relleno sólido

Este tipo de marcado no es muy diferente del anterior y se encuentra en la misma sección.



Los colores utilizados son los mismos.

Otras normas

Si ninguno de los elementos sugeridos te resulta atractivo, puedes especificar tu propia opción de formato.



Aquí podrás configurar:



  • valores mínimos y máximos;



  • el aspecto de la columna.



Puedes ver una muestra de lo que has configurado en la esquina inferior derecha.



Escalas de colores

Si quieres algo más contrastado, tienes que hacer lo siguiente

  1. Resalta la tabla (la información principal para analizar los datos). Haz clic en el icono «Formato condicional», que se encuentra en la pestaña «Principal» de la barra de herramientas. En el menú que aparece, selecciona «Escalas de color». Esto hará que aparezca una gran lista de 12 opciones de diseño.



  1. Cuando pases por encima de cada plantilla, verás una explicación como ésta.



Cuando pases el ratón por encima de cada uno de los iconos, dispondrás de una vista previa. De este modo, puedes elegir la combinación de colores que más te guste.



Otras normas

Si ninguno de los editores de Excel sugeridos es de tu agrado, siempre puedes crear algo propio. Puedes hacerlo haciendo clic en «Otras reglas» en la misma sección del menú.



Inmediatamente después, verás la siguiente ventana. Aquí puedes especificar un color inicial y otro final. Lo único que tienes que hacer para guardar es pulsar el botón «OK».



Conjuntos de iconos

Si el formato de color no es de tu agrado, puedes utilizar el método gráfico. Para ello, haz lo siguiente

  1. Resalta las celdas principales de la tabla.
  2. Haz clic en «Formato condicional» en la barra de herramientas.
  3. En el menú que aparece, selecciona la categoría «Conjuntos de iconos».
  4. Inmediatamente después verás una gran lista de diferentes plantillas.



Cabe destacar que el propio editor divide automáticamente los datos en varios grupos: mínimo, media y máximo.

Las opciones incluyen (cada vez que pases por encima de cualquier icono verás una vista previa sin guardar la regla de formato):

  • direcciones (una flecha hacia arriba aparecerá cerca de los números grandes; para los números medianos, una flecha hacia la derecha; para los números mínimos, una flecha hacia abajo corresponde a la dirección);



  • cifras (el color depende del número de la celda: gris para los valores más altos);



  • indicadores (una marca de verificación indica alto, un signo de exclamación indica medio y una cruz indica mínimo);



  • puntuaciones (el grado de llenado de un elemento depende del número de la celda);



Otras normas

Si ninguno de los iconos te atrae, puedes crear tu propia regla de llenado de celdas.

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En este caso, podrás especificar tú mismo los siguientes parámetros:



  • tu propia versión del icono;



  • valores límite para los iconos;



Pulsa el botón OK para guardar.

Borrar reglas

Si tu experimento no tiene éxito y la manipulación que has hecho sólo ha arruinado el aspecto de la mesa, puedes deshacerlo todo de forma bastante sencilla.



  1. Primero, selecciona los elementos cuyo formato condicional quieres desactivar.



  1. A continuación, haz clic en el icono de formato condicional de la pestaña Inicio.
  2. Después, selecciona «Eliminar reglas».
  3. A continuación, haz clic en «Eliminar las reglas de las celdas seleccionadas».



  1. Si quieres eliminar todo, selecciona la segunda opción: «Eliminar las reglas de toda la hoja».



  1. El resultado será el siguiente. Todo volverá a su aspecto original.



Gestión de reglas

El conjunto de métodos de formateo puede cambiarse a voluntad. Esto se hace de la siguiente manera.

  1. Haz clic en el botón «Formato condicional».
  2. Selecciona el elemento «Gestionar reglas».



  1. No aparecerá nada en el Gestor de Reglas que aparece (si no has resaltado nada antes de invocar este menú), ya que la selección por defecto es «Fragmento actual».



  1. Selecciona el elemento «Esta hoja».



  1. En consecuencia, verás todas las reglas que se utilizan actualmente en el documento.



Borrar

Para eliminar algo, simplemente selecciona algo de la lista y haz clic en el botón «Eliminar regla».



Tienes que tener mucho cuidado al hacerlo, ya que además no te preguntarán si estás seguro de tu elección.

Cambiar

Editar las reglas es bastante sencillo. Se hace de la siguiente manera.

  1. Selecciona cualquier línea.
  2. Pulsa el botón «Cambiar regla».



  1. Aparecerá la siguiente ventana. Por defecto, está seleccionado el tipo «Formatear sólo las celdas que contienen».



  1. Aquí podrás especificar exactamente lo que contienen:
    • texto;
    • fechas;
    • en blanco;
    • no vacío;
    • errores;
    • sin errores.



Consideremos estas condiciones con más detalle.

Que contienen.

Como se ha mencionado anteriormente, se te ofrece una amplia lista de opciones para elegir con sus propios parámetros adicionales:

  • fechas:
    • Ayer;
    • Hoy;
    • Mañana;
    • en los últimos siete días;
    • la semana pasada;
    • Esta semana;
    • el mes pasado;
    • este mes;
    • el próximo mes;



  • valor de la celda:
    • entre;
    • fuera;
    • igual;
    • no es igual;
    • más;
    • menos;
    • más o igual;
    • menor o igual que;



  • texto:
    • contiene;
    • no contiene;
    • comienza con;
    • Termina con;











Todas las células

Esta regla puede activarse para todas las celdas en función de sus valores. Para ello, simplemente haz clic en el primer tipo.



Inmediatamente después, los campos de la descripción de la regla cambiarán. Ahora podrás especificar:

  • estilo de formato;



  • valor mínimo;



  • es el color inicial del relleno;



  • color de relleno final;



Inmediatamente después de seleccionar estas opciones, verás una vista previa del gradiente de color.



Sólo el primero o el último

Si seleccionas esta categoría, la descripción volverá a cambiar.



Aquí puedes seleccionar qué valores formatear:

  • primero;
  • último.



Asegúrate de especificar un número. Si no quieres separar el número absoluto, sino sólo un porcentaje de la información, marca la casilla correspondiente.



Si pulsas el botón «Formato», verás lo siguiente. Haz clic en el botón «Aceptar» para guardar los ajustes.



Por encima o por debajo de la media

Si seleccionas este tipo de marcado de datos, verás la siguiente lista.



Aquí podrás especificar una condición más precisa que utilizando el menú de la barra de herramientas.

Único o repetitivo

No hay ninguna diferencia en este caso. Es lo mismo que con el menú normal.



Utilizando una fórmula

Si ninguno de los criterios sugeridos para seleccionar la información te resulta atractivo, siempre puedes utilizar una fórmula propia.



Creando

Para añadir tu propia regla, tienes que hacer lo siguiente

  1. Haz clic en el botón «Formato condicional», que se encuentra en la pestaña «Inicio».
  2. En el menú que aparece, haz clic en el elemento adecuado.



  1. Esto hará que aparezca exactamente el mismo formulario de descripción de la regla que se detalló un poco más arriba.



Formato condicional en Excel 2003

Las instrucciones descritas anteriormente son adecuadas para el editor de Excel 2007, 2010, 2013 y 2016. En la versión anterior de 2003, las cosas son un poco diferentes. Por supuesto, ahí hay muchas menos posibilidades.

Para encontrar esta herramienta, tienes que hacer lo siguiente:

  1. Haz clic en «Formato» en el menú principal.
  2. Selecciona «Formato condicional».



  1. Esto hará que veas lo siguiente.



La funcionalidad es bastante escasa, pero hay una opción para crear múltiples condiciones. Puedes hacerlo pulsando el botón «También». Aparecerá la siguiente ventana.



Conclusión

En este artículo se han tratado todas las opciones para trabajar con el formato condicional en el editor de Excel. Además, se ha hecho especial hincapié en los ajustes adicionales de las diferentes condiciones de llenado de las celdas.

Si algo no te funciona, quizá no estés resaltando la tabla, ya que es un requisito previo para esta herramienta de análisis visual de la información.

Video tutorial

Para los que aún tengan dudas, se adjunta un vídeo con varios comentarios que se suman a las instrucciones descritas anteriormente.

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