El conjunto de valores que se pueden introducir en una celda de Excel es limitado: solución


El conjunto de valores que se pueden introducir en una celda de Excel es limitado: solución



A veces, cuando trabajas con hojas de cálculo en el editor de Excel, recibes una notificación de que «el conjunto de valores que se pueden introducir en una celda es limitado». El mayor problema es que esto te impide introducir la información que quieres. Realmente no hay nada malo en esto. Puedes arreglar esta situación en unos pocos pasos. En este artículo, veremos en detalle qué es lo que provoca exactamente la aparición de esta ventana y qué puedes hacer al respecto.



Comprueba el estado

En el editor de Excel es posible restringir la entrada de información según algunos criterios. El proceso funciona como sigue.

  1. Haz clic en cualquier celda.
  2. Haz clic en la pestaña de datos.
  3. Haz clic en la herramienta resaltada.
  4. Selecciona la opción «Validación de datos».



  1. A continuación, aparecerá una ventana en la que podrás seleccionar el formato de la información a verificar.



Veamos con más detalle estos formatos.

Cualquier valor

En este caso se puede introducir cualquier cosa en la celda. El parámetro se utiliza por defecto para cualquier celda.



Número entero

Si seleccionas este formato, podrás editar un ajuste adicional en el segundo campo.



Por ejemplo, si seleccionas «Entre», verás que aparecen dos campos adicionales en esta ventana: «Mínimo» y «Máximo».



Si seleccionas «mayor que» algún valor, tendrás que introducir el umbral mínimo permitido. Por eso sólo verás un campo, el «Mínimo», ya que el «Máximo» es ilimitado.



Válido

En este caso, el principio es exactamente el mismo que con los números enteros. La diferencia es que esta vez puedes utilizar cualquier valor. Incluyendo los números fraccionarios. Para los que no sepan lo que son los números reales, pueden leer más sobre ellos en la Wikipedia.

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Lista

Este formato es el más interesante.



Para entender sus capacidades, tienes que hacer algunas cosas sencillas.

  1. Rellena algunas celdas con algo. No importa qué.



  1. Haz clic en una celda. Haz clic en una pestaña que conozcas. Haz clic en el icono de Manejo de Datos. Selecciona la herramienta resaltada.



  1. En el campo «Tipo de datos», selecciona la opción «Lista». Haz clic en la columna «Fuente». A continuación, selecciona el rango de celdas deseado. Esto es mucho más cómodo que editar la referencia manualmente. Haz clic en «Aceptar» para continuar.



  1. Gracias a esto, ahora puedes seleccionar la palabra deseada en la lista desplegable de esta celda. Esto es mucho más cómodo que cambiar el texto manualmente.



Fecha

Este formato es adecuado cuando una celda sólo necesita contener una fecha. Existen las mismas condiciones adicionales que con los números enteros y reales.



Tiempo

Aquí también es similar. Aquí sólo se da una hora (sin fecha).



Longitud del texto

A veces hay situaciones en las que quieres limitar no el formato de una celda, sino la longitud del contenido de una expresión. Es decir, con esta configuración, puedes hacer que en determinados campos no se pueda introducir un texto más largo que el número de caracteres deseado. Por ejemplo, en la columna del número de teléfono o del nombre de la ciudad.

Hay bastantes opciones. Este método se utiliza al rellenar algunos formularios o cuestionarios.



Otro

Este formato es diferente a todos los demás. Aquí puedes especificar alguna fórmula para comprobar si la información se corresponde con alguna condición.



Mensaje de error

Si quieres, puedes añadir algún tipo de mensaje de error cuando introduzcas datos en una celda. Para ello, tienes que realizar algunas operaciones sencillas.

  1. Repite los pasos descritos anteriormente para llamar a la ventana de Validación de Entradas.
  2. Selecciona algún tipo de dato. Como ejemplo, especificaremos que se debe introducir un número «válido» mayor que 10.
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  1. Ahora ve a la pestaña «Mensaje de error».
  2. Selecciona el tipo de pantalla:
    • «Parar»;
    • «Advertencia»;
    • {«mensaje».
  3. Especifica el título y el texto de la notificación.
  4. Pulsa «OK» para guardar la comprobación del valor introducido



Como ejemplo, especificaremos los siguientes ajustes.



  1. Introduce cualquier número. Por ejemplo, todo lo que sea inferior al valor especificado. Pulsa la tecla [knopka]Entra en[/knopka]. Se te notificará que se ha producido un error en la introducción de datos.



En este caso, se ha especificado el formato «Mensaje» en el campo «Tipo». En este caso puedes introducir los números que quieras. Pero siempre verás un aviso como éste.

Si haces que el tipo sea «Stop», no podrás introducir un valor incorrecto.



Ahora prueba a eliminar los ajustes introducidos y a dejar los campos en blanco.



Esto hará que veas el error indicado anteriormente. Es decir, si no especificas nada manualmente, el editor mostrará una advertencia por defecto.

Pero ten en cuenta que el texto del mensaje es diferente.



Diferentes versiones de Microsoft Excel

Las instrucciones descritas anteriormente son adecuadas para los editores modernos de 2010, 2013 y 2016. Hay algunas diferencias con respecto a los programas anteriores.

Abre el mismo archivo en Excel 2007. Introduce un valor incorrecto. Y verás este error. Así que el texto del mensaje por defecto se ha cambiado en los editores modernos. La forma familiar existía antes de 2007.



El error es exactamente el mismo en el antiguo Excel 2003.



Mensaje para la entrada de datos

Para evitar que los usuarios cometan este tipo de errores después de introducir la información, es necesario especificar estas indicaciones de antemano. Esto es muy fácil de hacer.

  1. Haz clic en cualquier celda para la que quieras especificar alguna regla.
  2. Abre la sección «Datos» del menú.
  3. Selecciona la herramienta «Manejo de datos».
  4. Haz clic en el icono «Validación de datos».
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  1. En la ventana que aparece, haz clic en la pestaña «Mensaje a introducir».
  2. Introduce cualquier texto en los campos especificados.
  3. Haz clic en «Aceptar» para continuar.



  1. Ahora, cada vez que actives esta celda, verás una indicación similar. Esto facilitará mucho las cosas a otros usuarios que vayan a trabajar con los archivos que has creado.



Cómo desactivar este error

Si has abierto la hoja de cálculo de otra persona y necesitas hacer algunos cambios, pero ves este error al introducir los datos, no desesperes. Es bastante fácil corregir la situación.

  1. Selecciona la celda en la que no puedes especificar el valor que quieres.
  2. Pasa a la pestaña «Datos» de la barra de herramientas.
  3. Haz clic en la herramienta Manejo de datos.
  4. Haz clic en el icono «Validación de datos».



  1. Para borrar todos los ajustes, simplemente haz clic en el botón «Borrar todo».
  2. Guarda los cambios haciendo clic en «Aceptar».



  1. Ahora puedes introducir cualquier dato, como si hubieras abierto un archivo vacío y no hubiera ninguna configuración.



Ejemplos de Microsoft

Si no estás muy seguro de cómo especificar las condiciones para introducir los valores, se recomienda abrir el sitio web oficial de Microsoft. Allí puedes encontrar un archivo de ejemplo. Contiene absolutamente todos los tipos de datos y diferentes casos de documentos e informes.



Conclusión

En este artículo, hemos visto cuándo puede producirse un error de introducción de valores en las hojas de cálculo de Excel. Además, se ha prestado especial atención a los ajustes de las distintas condiciones para determinar el conjunto de valores aceptables.

Si tienes problemas con algo, significa que te falta algo o que has seleccionado el formato de datos equivocado. Intenta repetir estos pasos con más cuidado.

Video tutorial

En caso de que no entiendas estas instrucciones, hay un vídeo adjunto que describe todos los pasos con más detalle y explicaciones adicionales.

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