Cuentas Incobrables: ¿Qué son?, Características y más

Las Cuentas Incobrables, son las que por motivos ajenos a la empresa no llegan a ser canceladas por el deudor. Generando así, una pérdida de activo que ha modo contable, se le debe de dar de baja y registrar en el nuevo rubro que le corresponde. Así como también los factores que influyen, sus características, estimación, provisión, ejemplos y mucho más.

¿Qué son las Cuentas Incobrables?

Las cuentas incobrables, se refiere a todas y cada una de las cuentas por cobrar, que concierne a alguna de los siguientes:

  • Ventas a crédito
  • Préstamos
  • Otras deudas.

Las cuales son tomadas, como aquellas, en las que en realidad la persona que posee la Deuda, llamada deudora, difícilmente podrá pagar a la organización. Esto se da, porque al igual que como hay personas solventes. Hay otras que por algún motivo, efectúan compras sin hacer entrega del importe y luego se les hace imposible cumplir con su responsabilidad de pago. Quedando entonces, la empresa que concedió el préstamo con una cuenta incobrable.

Es sabido por todo empresario o inversionista, que es normal que se susciten situaciones en que se tengan cuentas que nunca llegan a ser canceladas por los deudores. Las cuales generaron un gasto que no se solventa, constituyendo una pérdida. Siendo este caso conocido como un riesgo de crédito que es difícil de evadir.

Trayendo consigo la importancia de que este evento no se presente con regularidad, para lo cual es necesario el monitoreo de parte de la administración o gerencia de la empresa. Porque de aumentar situaciones así, significa que se está llevando a cabo, una evidente ineficiencia en la supervisión, procedimientos y concesiones, aceptaciones o privilegios.

Donde el empresario debe tener claro, que mientras mayor sea el tiempo que transcurra con la deuda sin cancelar, menor posibilidad de pago se tendrá, de parte del deudor.

Es por esto, que llega el momento en que las cuentas incobrables, dejan de considerarse un activo de la empresa, teniéndose que obligatoriamente integrarla en la opción de baja de las cuentas contables. Apreciándose a través de esta, un descenso del ingreso, pasando entonces al rubro de desembolso, identificándose ahora como “gasto de cuentas incobrables”.

Causas por las cuales una cuenta es incobrable

Las causas por las cuales una cuenta llega a ser incobrable, es muy variada, pudiendo darse algunas de las siguientes:

  • Ruina o bancarrota de la persona deudora.
  • Pérdida del rastro o falta de elementos que permita contactar al deudor, haciéndolo ilocalizable.
  • Engaño o estafa planeada del deudor.
  • Carencia de las pruebas necesarias para comprobar o constatar el hecho de que la deuda fue contraída y ahora hay la negación de saldarla.

Factores que Influyen en las Cuentas Incobrables

En las cuentas incobrables, los factores que inciden o repercuten, son los siguientes:

  • Gestión de Cobranza de la Empresa: Toda empresa debe estar en la capacidad de ejecutar alguna estrategia, a fin de lograr recuperar el monto adeudado, o por lo menos una parte del mismo. Para lo cual, puede acortar, por ejemplo, planes de pago, un descuento si se efectúa el mismo, entre otros. En sí, algo que estimule el hecho de saldar la deuda, donde además la persona deudora se sienta a gusto y comprometida por la confianza que le siguen teniendo.
  • Entorno Macroeconómico: En presencia de una oportunidad de evolución, desarrollo o expansión financiera, los individuos, así como también las organizaciones. Dispondrán de un superior capital que les permitirá llevar a cabo o concluir, así como también respetar, todas sus responsabilidades. No obstante, en presencia de una inestabilidad o desequilibrio económico, los intermediarios o bien, mediadores. Tendrán una propensión hacia el descenso conduciéndolos hacia la falta de pago.
  • Situación Particular del Deudor: Es posible que el deudor se encuentre con un inconveniente creciente de Liquidez que quizás era del conocimiento de la empresa y de igual modo se decidió hacerle el crédito. Por lo que, ante tal motivo o circunstancia, es completamente indispensable que una organización se tome el tiempo necesario para identificar tales fallas. Antes de ejecutar el permiso de dar un crédito, que se convierta en una de las tantas cuentas incobrables.
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Cuentas Incobrables en la Contabilidad

La manera en que contablemente se conocen las cuentas incobrables en contabilidad son las siguientes:

  • De manera directa de parte de la organización.
  • Por medio de una provisión por incobrables.

Cualquiera de estas permite que el inversionista lleve el control y además asuma que tiene como pérdidas una serie de cuentas que sus deudores no han cancelado y que difícilmente lo harán. Aparte, de que en el momento en que se esté originando una provisión, cuando una de las personas que no han ejecutado el pago de su saldo fracase, no se podrá producir un nuevo desembolso. Así descenderá la provisión y junto a esta, las cuentas incobrables.

¿Qué significa Vender a Crédito?

En las organizaciones, una cantidad de cuentas incobrables son tomadas como una estrategia de venta a crédito común, que usualmente se ejecuta con el propósito de atraer al cliente al hacerle ver la confianza depositada. En tal sentido, esta serie de cuentas que no han sido solventadas, en ningún momento deben desanimar al inversionista.

Esto es, porque en el momento en que una organización decide no volver a efectuar ventas a crédito por angustia a que no sean solventadas. Muy probablemente, provocará que el cliente al sentir esa desconfianza por parte de la empresa, se aleje y decida probar otra suerte. Lo que ocasionaría una pérdida irreparable de un consumidor que estaba satisfecho y que por una mala decisión toda la visión se anuló.

Por lo que los analistas recomiendan, que en las organizaciones, tanto el inversionista, como su personal administrativo, se tomen la tarea de implementar mecanismos en que se siga otorgando ventas a crédito. Con el respeto de su debida diplomacia, cortesía y habilidad, porque de ese modo la logística se acepta cordialmente y se hace imperceptible.

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Características de las Cuentas Incobrables

El desembolso por las cuentas incobrables, se debe a la cuantía de todas las cuentas que son tomadas como aquellas que no es posible que sean cobrables. De esto, se tiene que, dicha cuantía registrada, corresponde al producto de alguno de los siguientes procedimientos:

Método de Cancelación Directa

En el momento en que se tiene el conocimiento, de que un monto registrado no podrá ser cancelado, dicho movimiento se registra en el campo de las cuentas incobrables. Por lo cual, se suprime una cuenta por cobrar, ubicándose ahora como una incobrable. En otras palabras, con este registro se disminuye el saldo referido a las cuentas por cobrar, del bien o producto que no se logrará recuperar. Registrándose el débito en la cuenta de gastos incobrables, como se describe en el siguiente ejemplo:

  • Fecha: 15/06/2019
  • Gasto por Cuentas Incobrables: $800 (Débito)
  • Cuentas por Cobrar: $800 (Crédito)

Método de Provisión

En el tiempo en que se asienta los Gastos de venta, igualmente se asienta la cantidad correspondiente a los costos de cuentas incobrables. Debido a que el mismo se puede establecer haciendo uso de las situaciones anteriores.

El procedimiento a efectuar, es registrar un débito en la cuenta relacionada a las cuentas incobrables y seguidamente un crédito referido a la cuanta de provisión identificada como dudosa. Este procedimiento, se puede llevar a cabo por medio de algunas de las estimaciones planteadas a través de los métodos de:

  • Porcentaje de las Ventas a Crédito.
  • Vencimiento.

A través de estos se hace ejecutable, que la organización indique las cuentas por cobrar en el balance general, de la forma de “valor neto realizable”. Aparte se tiene que, por medio de este, se producirá un gasto estimado de cuentas incobrables, durante el lapso de las ventas a crédito vinculadas. Teniéndose de esta una cuantía razonable del cómputo relacionado a las cuentas por cobrar inconclusas o en curso.

Estimación de Cuentas Incobrables

Estimación de Cuentas Incobrables

La estimación de cuentas incobrables se lleva a cabo a través de los siguientes procedimientos, sistemas o metodologías:

Método del Porcentaje de las Ventas a Crédito

Por medio de esta, se calcula o valora como consumo una proporción de las ventas a crédito, apoyándose en la información contenida en el tiempo. A modo de ejemplo ilustrativo, se tiene que una organización cualesquiera alista sus estados financieros cada semana. Su información precisa que el 0,5% de las ventas a crédito llevadas a cabo, no llegan a ser canceladas.

Por medio de este método, se asienta el 0,5% de las ventas ejecutadas a crédito semanalmente en el rubro concerniente a los gastos de cuentas incobrables. Siendo el mismo, tomado como un crédito en la provisión para cuentas dudosas. Si se tiene que, en la presente semana la empresa ejecutó una venta a crédito de $750.000. El gasto de las cuentas incobrables, referido al 0,5% de este monto es:

0.005 x $750.000 = $3.750; registrándose de la siguiente manera:

  • Fecha: 15/06/2019
  • Gasto por Cuentas Incobrables: $3.750 (Débito)
  • Provisión para Cuentas Dudosas: $3.750 (Crédito)

Método de Vencimiento

La metodología que esta aplica, es la de categorizar las cuentas por cobrar en distintos conjuntos por vencimiento, en el que se observa, que mientras más extenso sea el lapso de tiempo. Que una cuenta por cobrar se encuentre en curso o desarrollo, más pequeña es la probabilidad de que sea cobrada.

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La evaluación de la provisión para las cuentas dudosas, se ejecuta a través de una proporción de las cuentas por cobrar, que son tomadas como montos de difícil cancelación, en los conjuntos de caducidad establecidos. Donde la proporción, se caracteriza por ser distinta para los conjuntos, siendo fundados en la información contenida y en las circunstancias financieras que la organización registra para el momento.

Es de hacer notar, que la proporción se ejecutará para todos los conjuntos hasta efectuar una totalización del estimado incobrable, constituyendo este el monto necesario por la Provisión. Para las cuentas de cobro dudoso a la culminación del lapso de tiempo establecido.

Ejemplo N°1

El siguiente ejemplo es basado en el método de provisión, por el porcentaje de las ventas a crédito. Se supone una empresa que presenta un saldo de cierre de mes de cuentas por cobrar de $1.840.000. Por otra parte, la organización ha precisado que el 0,4% de las ventas a crédito efectuadas no llegan a ser saldadas. Haciendo uso del método de porcentaje de ventas a crédito, se ha determinado que el gasto de las cuentas incobrables para el cierre de mes es el siguiente:

0,004% x $1.840.000 = $7.360; quedando asentado como sigue:

  • Fecha: 31/07/2020
  • Gasto por Cuentas Incobrables: $7.360 (Débito)
  • Provisión para Cuentas Dudosas: $7.360 (Crédito)
  • Cuentas por Cobrar: $1.840.000
  • Menos, Provisión para Cuentas Dudosas: $7.360
  • Cuentas por Cobrar, Valor Neto: $1.832.640

Ejemplo N° 2

En el presente ejemplo, se hace uso del método de vencimiento. Se supone una empresa que fraccionó en tres conjuntos de vencimiento, sus cuentas por cobrar de la siguiente forma, por sucursales:

  • Sin vencer: Aguamarina Norte, con un total de $5.000
  • Hasta 30 días de vencidas: Celeste Centro, con un total de $1.200
  • De 31 hasta los 60 días de vencidas: Turquesa Este, con un total de $750

Utilizando sus datos históricos y según el estado para el momento de la organización, posee un porcentaje referido a las pérdidas por créditos para cada conjunto. De 2% para las cuentas sin vencer, 4% para las cuentas que tienen hasta 30 días de vencidas y un 6% para aquellas que se encuentran entre los 31 y 60 días de vencidas. Además registra que posee un saldo en el balance, concerniente a la provisión de cuentas dudosas del año anterior de $120.

Al ejecutar los cálculos con los montos aportados de cada conjunto y el porcentaje referido a las pérdidas por créditos se obtiene el estimado de cuentas incobrables, como sigue:

  • Sin vencer: $5.000 x 0,02 = $100
  • Hasta 30 días de vencidas: $1.200 x 0,04 = $48
  • De 31 hasta los 60 días de vencidas: $750 x 0.06 = $45

De lo cual, se tiene que el total del conjunto de vencimiento es de: $5.000 + $1.200 + $750 = $6.950 y el total referido al estimado de cuentas incobrables en el cierre de período es de: $100 + $48 + $45 = $193.

Debido a que la organización posee un saldo en el Balance general de $120, que se supone acreditado en la provisión de cuentas dudosas, el asiento de adecuación de cierre de período se ejecutará por un monto de $73, que resulta de la sustracción de: $193 – $120 = $73. Lo que significa que el saldo de provisión de cuentas dudosas tuvo un ascenso de $120 a $193, quedando registrado de la siguiente manera:

  • Gastos por Cuentas Incobrables: $73 (Débito)
  • Provisión de Cuentas Dudosas: $73 (Crédito)



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