Cuenta de Cobro: Formato, ¿Cómo hacerla? y más

Las personas que ejercen una carrera profesional de forma autónoma, normalmente generan cuenta de cobro, esto produce efectos legales a nivel tributario, por lo que se necesita realizar correctamente. Acompáñanos a conocer cuáles son los requisitos para realizar una cuenta de cobro válida.

cuenta de cobro formato

Para poder realizar una cuenta de cobro válida, es necesario que se cumplan con los siguientes requisitos:

La ciudad

Este es uno de los requisitos fundamentales, ya que de allí podrán saber qué tipo de fuente deben aplicar en cuestión de industria y comercio para con el servicio que se está requiriendo al profesional. En el apartado de certificaciones, es necesario que se especifique la actividad económica de donde se prestan los servicios.

La fecha

Para este caso, es necesario que se establezca el año completo, ya que la fecha le da a este documento una aplicación económica para producir efectos de discusión siempre y cuando se convierta en un documento legal.

Valores en letras

El valor que se especifica en el documento por concepto de servicios, tiene que estar expresados en letras y en números, en el caso de los profesionales que tienen la costumbre de emitir facturar en moneda extranjera, es viable que se incluya también la denominación de pesos colombianos (COP$).

Actualización del RUT

Todos los datos que se expresen en la cuenta de cobro, deben tener información actualizada del Registro Único Tributario, cabe destacar que, aquellos profesionales que no incluyan este requisito, podrán ser sancionados conforme el artículo 658-3 del Estatuto Tributario.

que lleva una cuenta de cobro?

Responsabilidad de IVA

En la cuenta de cobro se debe especificar si se es responsable a nivel de IVA, de este modo, se podrá saber si la persona se encuentra en la obligación de facturar con impuesto de valor agregado o no. Esto se va a especificar en la factura de venta que se entrega por concepto de servicios.

El código CIIU, la actividad económica y tarifa de retención de ICA

Para aquellos que ejercen una actividad económica que surte efectos de retención en industria y comercio, es necesaria la aplicación del código CIIU, con el cual podrá especificarse el tipo de actividad económica que se está realizando.

Certificaciones que se incluyen en la cuenta de cobro

De acuerdo al artículo 383 del Estatuto Tributario, es necesario que se incorporan algunas certificaciones en la cuenta de cobro, las cuales se hace bajo juramento, entre ellas se encuentran:

Residencia Fiscal

De acuerdo a este tipo de certificación, los clientes sabrán cuál es el tipo de retención que se debe realizar, para ello se cita:

“Sí soy residente de Colombia de conformidad con el artículo 10 del Estatuto Tributario»

En el caso de que se certifique la residencia, la empresa se encargará de realizar una retención diferente a aquellos que no sean residentes.

Personal contratado

Para este caso, se debe especificar cuántas personas contratadas hay, es una de las certificaciones que posee más relevancia en la cuenta de cobro, puesto que, se debe conocer qué cantidad de personas se encuentras asociadas a la actividad de la cuenta de cobro, para ello se utiliza la siguiente cita:

 “He contratado dos (2) o más trabajadores asociados a la actividad señalada en esta cuenta de cobro”

En el caso de que no se especifique la contratación de dos o más trabajadores, se toma como si no hubiese ningún contratado, o solamente un (1) trabajador, lo que se traduce en efectos legales como un servicio de forma personal, bajo esta modalidad, se cumple una analogía rentable a nivel laboral, las cuales producen efectos legales de retención conforme el artículo 383 del estatuto Tributario.

Por el contrario, para aquellos que han contratado 2 o más trabajadores, quiere decir que los servicios prestados no se realizan de manera personal; en este contexto, el profesional independiente pertenece al grupo de los servicios, lo que quiere decir que genera una retención del 10% o del 11%, por los servicios genera entre 4% y 6%.

Si se ha certificado la contratación de 2 o más personas, se continúa con la tercera certificación.

Obligación de declarar renta en el año previo.

Si la persona independiente se encuentra obligada a presentar una declaración de renta en el año anterior, las retenciones varían conforme los honorarios, de este modo, las retenciones no serán del 11% si no del 10%, y en aquellos efectos de servicio se convierten en 4%, no de 6%.

Por el contrario, si no se encuentra en la obligación de declarar renta, quiere decir que, en la retención de la fuente se le otorgan dos tarifas altas del 11% para los honorarios y 6% por concepto de servicios. La certificación de este apartado se cita de la siguiente forma:

 “Estoy obligado a presentar declaración de renta por el AG2019”

Obligación de declarar renta por el año actual

Esta cuarta certificación se basa en la obligación de declarar renta por el año actual, para este caso, se obtendrán los mismos beneficios que se mencionan en la certificación anterior a, en otras palabras, la fuente establecida para los honorarios será de un 10%, mientras que en los servicios será del 4%. Esta certificación se refleja de la siguiente forma:

“Los ingresos provenientes de las actividades incluidas en esta cuenta de cobro superan en el año gravable la cifra de 1.400 UVT es decir la cifra para el año gravable 2020 de COP$48’849.800”

En otras palabras, si la cuenta de cobro fue establecida por el profesional con más de 1.400 unidades de valor tributarias, se encuentra en la obligación de presentar una declaración de la renta por el año gravable 2020. El profesional obtendrá el beneficio de tener una menor retención ya sea a nivel de servicios y honorarios.

Retención en un porcentaje especial

Este requisito de certificación se usa cuando está finalizando el año, allí se sabrá si las retenciones que se han hecho durante todo el año han podido completar la cifra total del impuesto a pagar.

En este caso, ya no es requerido que se realicen otras retenciones en la fuente, para ello es aplicado el artículo 383 del estatuto Tributario, el cual establece la solicitud de una retención por la fuente previa, siempre que se realice un procedimiento de retención calculado a una cifra más baja conforme el parágrafo 3 del artículo 383 del Estatuto Tributario.

El certificado que se debe citar en la cuenta de cobro será el siguiente:

“Solicito sobre la presente planta de coro práctica de una retención del 0%”

Por lo general, es un certificado que se usa en personas que realizan una buena planeación de su declaración de renta, de esta manera se les ofrece buenos beneficios legales y económicos.

Certificado de pago de la PILA

Se trata de un certificado que genera un aporte a la seguridad social por medio de la PILA, ya que cuenta con todos los soportes necesarios para anexar a una cuenta de cobro. Para citar este certificado en este documento, se indica lo siguiente:

“Se han realizado las contribuciones al sistema general de seguridad social en debida forma en relación con los ingresos recibidos con la presente cuenta de cobros los términos del parágrafo 2 del artículo 108 del Estatuto Tributario”

Asimismo, en la certificación se aclara que el soporte se encuentra anexado, a la vez que todos los pagos están bien establecidos en cuanto a las bases aplicables y montos correspondientes. También puede interesarte revisar los Certificados SENA.

Por otro lado, no es obligatorio que se designe un certificado PILA en las entidades públicas, ya que se puede realizar vía online, aunque en diversas empresas haya mayor producción administrativa y la cuenta de cobro tarde más tiempo en generarse.

Si está dentro de tus posibilidades aportarla, es mucho mejor, ya que se ahorra bastante tiempo y trabajo. Mientras más rápido se genere la cuenta de cobro, con mayor eficacia será el procedimiento de retención en la fuente.

¿Cuáles son los soportes para reducir la retención en la fuente?

Se trata de la última certificación, acá se presentan algunos soportes que funcionarán para reducir la base retentiva de la cuenta, por lo tanto, algunos de estos soportes son:

  • Aquellas certificaciones por dependientes.
  • Las certificaciones por ahorros a cuenta AFC.
  • Certificación por concepto de pago anual de los contratos de salud o medicina prepagada.
  • La certificación de pagos realizados a las pólizas de salud.
  • Las certificaciones por concepto de pagos a créditos hipotecarios.

En este mismo contexto, esta certificación es citada de la siguiente forma:

“Solicito que se disminuya la base de retención en la fuente en el valor correspondiente a la aplicación del artículo 387 del estatuto Tributario”

Soportes necesarios para anexar a la cuenta de cobro

Ahora hablamos de los soportes de la cuenta de cobro, inicialmente son 4 soportes

RUT actualizado

Se necesita de la última actualización del RUT, siempre cumpliendo con los requisitos legales actuales, en este caso, de la última actualización del 2019 y algunas modificaciones hechas en cuanto al pago del IVA.

Certificación bancaria para el pago

Otro de los soportes, es la certificación bancaria en la que se indican todos los datos de la transferencia, de esta forma, se podrán ejecutar los recursos necesarios para que se reflejen en el banco del profesional independiente

Certificación de pago de la PILA

Un requisito importante, es la certificación de aportes directos al sistema de seguridad social por medio de una planilla de liquidación directa de la PILA. Por otro lado, no es de estricto cumplimiento que se presenten todos estos soportes en organismos públicos, ya que estos tienen contacto directo con los entes de seguridad social para su validación.

Por otro lado, en las entidades privadas aún no se encuentra activada esta opción, por lo que será necesario de la presentación de los soportes de pago en la PILA para poder tener un proceso más efectivo en la cuenta de cobro.

Documentos para reducir la base de retención en la fuente

Se trata del último soporte que se necesita consignar, estos son necesarios para poder obtener una disminución de la retención en la fuente, algunos de estos documentos obligatorios son los siguientes:

  • Certificación de dependientes.
  • La certificación que establezca un pago anual del contrato de salud o medicina prepagada.
  • Los certificados de pagos a pólizas de salud.
  • Todos los certificados de aportes realizados a cuentas AFC.
  • Certificaciones por concepto de créditos hipotecarios.

Todos estos documentos son necesarios para poder disminuir la base de retención en la fuente, no contará el hecho de que pertenezca al sector de servicios o de honorarios, todos deben ser consignados por igual.

¿Una cuenta de cobro funciona como soporte fiscal?

La respuesta es no, hay muchas personas que también hacen uso de una cuenta de cobro para producir efectos judiciales, sin embargo, este documento no tiene ninguna validez fiscal en cuanto a legislación tributaria vigente, puesto que este documento no es visto como una factura.

Formato de una Cuenta de Cobro

Si bien es cierto que una cuenta de cobro no produce efectos legales, las mismas se pueden usar para el cobro de alguna venta de productos o servicios. En este caso, solo las personas que por su carácter simplificado no puedan emitir facturas tendrán la posibilidad de realizar una cuenta de cobro.

Lo antes expuesto, se encuentra dispuesto en el artículo 42 del decreto 3541 de 1983 y el artículo 511 del Estatuto Tributario. Asimismo, no se tendrá que realizar una cuenta de cobros si se es generada una factura por una transacción realizada.

Al momento de elaborar la cuenta de cobro la misma se debe acompañar con una copia del RUT, siempre que sea la primera vez que se exige el pago a la empresa acreedora de la deuda.

Si lo que quieres saber es cómo hacer una cuenta de cobro, debes comenzar por especificar la cantidad de dinero que tienes por débito, y si la empresa hará alguna retención, se tendrá que hacer un recargo del valor correspondiente a la retención, cosa que se le debe disminuir al monto total a pagar.

Por otro lado, hay que destacar que, el valor de las retenciones normalmente es variable de acuerdo al tipo de empresa, por esta razón, es necesario siempre que se pregunte sobre el formato de cuenta de cobro.

Algunos de los datos que debe contener una cuenta de cobro, son los siguientes:

  • Nombre de la empresa o de la persona a quien se le cobrará, esto con su número de NIT anexado.
  • Fecha del momento en el que se realice la transacción.
  • Indicar cuál es el concepto de cobro.
  • Establecer un número de secuencia con el que se identifique la transacción realizada con respecto a las demás que han sido realizadas.
  • Indicar el monto a pagar, y anexo también el valor de la retención.

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