Crear una hoja de cálculo en Excel: instrucciones para dummies


Crear una hoja de cálculo en Excel: instrucciones para dummies



Microsoft Excel es una herramienta muy potente que te permite crear grandes tablas con un bonito diseño y muchas fórmulas diferentes. La dinámica facilita el trabajo con la información, algo que falta en Word.

Este artículo te mostrará cómo crear una hoja de cálculo en Excel. Gracias a las instrucciones paso a paso, incluso un «tonto» podrá entenderlo. Al principio, puede parecer complicado para los usuarios novatos. Pero, de hecho, si trabajas con Excel regularmente, te convertirás en un profesional y podrás ayudar a los demás.

El plan de entrenamiento será sencillo:

  • Primero veremos los diferentes métodos de creación de tablas;
  • Luego, ocúpate de la maquetación para que la información sea lo más clara y comprensible posible.

Modo manual

Este método es el más sencillo. Se hace de la siguiente manera.

  1. Cuando abras una hoja en blanco, verás un gran número de celdas idénticas.



  1. Resalta cualquier número de filas y columnas.



  1. A continuación, haz clic en la pestaña Inicio. Haz clic en el icono de los bordes. A continuación, selecciona la opción «Todos».



  1. Inmediatamente después, tendrás el retablo elemental habitual.



Ahora puedes empezar a rellenar los datos.

Hay otra forma de dibujar la tabla manualmente.

  1. Vuelve a hacer clic en el icono «Bordes». Pero esta vez selecciona «Dibujar cuadrícula».



  1. El aspecto del cursor cambiará en cuanto lo hagas.



  1. Haz un clic con el botón izquierdo del ratón y arrastra el puntero a una posición diferente. Esto dibujará una nueva cuadrícula. La esquina superior izquierda es la posición inicial del cursor. La esquina inferior derecha es la posición final.



Las dimensiones pueden ser de cualquier tamaño. La tabla se creará hasta que sueltes el dedo del botón del ratón.

Modo automático

Si no quieres «trabajar a mano», siempre puedes utilizar funciones ya hechas. Para ello, haz lo siguiente

  1. Haz clic en la pestaña «Insertar». Haz clic en el botón «Tablas» y selecciona el último elemento.



Fíjate en que se nos piden las teclas de acceso rápido. En el futuro, puedes utilizar la combinación de teclas para crear automáticamente [knopka]Ctrl[/knopka]+[knopka]T[/knopka].

  1. Inmediatamente después se te presentará una ventana en la que debes especificar el rango de la futura tabla.



  1. Para ello, sólo tienes que seleccionar cualquier zona: las coordenadas se establecerán automáticamente.



  1. En cuanto sueltes el cursor, la ventana volverá a su aspecto original. Pulsa el botón OK.



  1. Esto creará una bonita tabla con líneas alternas.



  1. Para cambiar el nombre de una columna, simplemente haz clic en ella. Entonces puedes empezar a editar directamente en esta celda o en la barra de fórmulas.



A partir de ahí, puedes hacer lo que quieras.

Cuadro resumen

Este tipo de presentación sirve para resumir y luego analizar la información. Los siguientes pasos son necesarios para crear un elemento de este tipo.

  1. Primero hacemos una tabla y la llenamos con algunos datos. La forma de hacerlo se describe más arriba.



  1. Ahora ve al menú principal de Inserción. Luego seleccionamos la opción que queremos.
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  1. Verás que aparece una nueva ventana en cuanto lo hagas.



  1. Haz clic en la primera línea (la casilla de entrada debe estar activa). Sólo entonces selecciona todas las celdas.



  1. Luego haz clic en el botón OK.



  1. Esto hará que aparezca una nueva barra lateral para que configures tu futura mesa.



  1. En este punto tienes que mover los campos a las categorías correctas. Las columnas serán los meses, las filas serán la asignación de costes y los valores serán la cantidad de dinero.



Para transferir, debes hacer clic con el botón izquierdo del ratón en cualquier campo y, sin soltar el dedo, arrastrar el cursor hasta el lugar deseado.



Sólo entonces (el icono del cursor cambiará de aspecto) podrás soltar el dedo.



  1. Como resultado de estas acciones tendrás una nueva y bonita tabla en la que todo se contará automáticamente. Lo más importante es que habrá nuevas celdas: «Totales totales».



Tú mismo puedes especificar los campos que te interesan para el análisis de datos.

Por ejemplo, en este caso pudimos calcular cuánto dinero se gasta en cada tipo de gasto en cada mes. Al hacerlo, conocimos el gasto total por categoría, así como por intervalo de tiempo.

Cuadros resumen recomendados

A veces no consigo que los campos de columna y fila sean correctos. Y al final, no sale nada que valga la pena. Para estos casos, los desarrolladores de Microsoft han preparado sus propias opciones de análisis de datos.

Su funcionamiento es muy sencillo.

  1. Lo primero que hacemos es destacar la información que queremos.



  1. A continuación, seleccionamos la opción de menú adecuada.



  1. Esto hará que el software analice el contenido de las propias celdas y sugiera varias opciones.



  1. Haciendo clic en cualquiera de las opciones sugeridas y pulsando el botón «Aceptar», todo se creará automáticamente.



  1. En el caso del ejemplo, obtuvimos el coste total, excluyendo los meses.



Plantillas preparadas en Excel 2016

Para los más perezosos, este programa te permite crear hojas de cálculo realmente «chulas» con un solo clic.

Cuando inicias Excel, tienes las siguientes opciones para elegir:

  • para abrir los últimos archivos con los que has trabajado anteriormente;
  • crea un nuevo libro en blanco;
  • ver un tutorial con información detallada sobre las características del software;
  • selecciona alguna plantilla predeterminada ya hecha;
  • Sigue buscando en Internet si ninguno de los diseños sugeridos te resulta atractivo;
  • conéctate con tu cuenta de Microsoft.



Lo que nos interesa son las opciones preparadas. Si te desplazas un poco hacia abajo, verás que hay muchos. Y estas son las plantillas por defecto. Imagina cuántos puedes descargar en línea.



Haz clic en la opción que quieras.



Haz clic en el botón «Crear».



De este modo, obtendrás una versión acabada de una tabla muy grande y compleja.



Formato

La apariencia es uno de los parámetros más importantes. Es muy importante acentuar algunos elementos. Por ejemplo, la cabecera, el titular, etc. Todo depende del caso concreto.

Veamos brevemente la manipulación básica de las células.

Crear una cabecera

Utilizaremos una tabla sencilla como ejemplo.



  1. Primero ve a la pestaña «Inicio» y haz clic en la opción de menú «Insertar filas en la hoja».



  1. Resalta la línea que aparece y haz clic en la opción de menú «Combinar celdas».



  1. A continuación, escribe el encabezamiento que quieras.



Cambiar la altura de los elementos

Nuestra cabecera es del mismo tamaño que la cabecera. Y eso no es muy bonito. Además, tiene un aspecto poco atractivo. Para solucionarlo, tienes que mover el cursor hasta el borde de la línea 1 y 2. Una vez que haya cambiado su aspecto, haz clic con el botón izquierdo y arrástralo hacia abajo.

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Esto hará que la altura de la fila sea mayor.



Alineación del texto

Nuestra cabecera está en la parte inferior de la celda y se pega a la cabecera. Para solucionarlo, tienes que utilizar los botones de alineación. Puedes cambiar la posición del texto tanto vertical como horizontalmente.



Haz clic en el botón central y tendrás el resultado deseado.



La cabecera se ve mucho mejor ahora.



Cambio de estilo

También se recomienda cambiar el tipo de letra y aumentar el tamaño de la chincheta (tamaño vertical). Esto puede hacerse manualmente utilizando la barra de herramientas.



O puedes utilizar estilos predefinidos. Para ello, selecciona primero una línea. A continuación, utiliza el menú para seleccionar cualquiera de las opciones de diseño disponibles.



El efecto será muy bonito.



Cómo insertar una nueva fila o columna

Puedes utilizar el botón Insertar para cambiar el número de elementos de la tabla.



Puedes añadir:

  • células;
  • filas;
  • columnas;
  • hoja completa.

Borrar elementos

Puedes eliminar una celda o cualquier otra cosa exactamente de la misma manera. Hay un botón específico para ello.



Llenar las celdas

Si quieres seleccionar una columna o una fila, puedes utilizar la herramienta Relleno.



Esto te permitirá cambiar el color de las celdas que se hayan resaltado previamente.



Formato del artículo

Puedes hacer lo que quieras con la mesa. Para ello, simplemente haz clic en el botón «Formato».



Como resultado, serás capaz de:

  • cambiar manual o automáticamente la altura de las líneas;
  • cambiar manual o automáticamente la anchura de las columnas;
  • ocultar o mostrar las celdas;
  • cambia el nombre de la hoja;
  • cambiar el color de la etiqueta;
  • proteger la hoja;
  • bloquea el elemento;
  • especifica el formato de las celdas.

Formato del contenido

Si haces clic en el último de los elementos anteriores, aparecerá lo siguiente:



Con esta herramienta puedes:

  • cambiar el formato de los datos mostrados;
  • especifica la alineación;



  • selecciona cualquier fuente;



  • cambiar los bordes de la tabla;



  • «jugar» con el relleno;



  • Establece la protección.



Utilizar fórmulas en las tablas

La capacidad de utilizar funciones de autoconteo (multiplicación, suma, etc.) es lo que ha convertido a Microsoft Excel en una poderosa herramienta.

La mejor manera de ver las fórmulas completas en Excel es en la página de ayuda oficial.



Además, se recomienda leer las descripciones de todas las funciones.



Considera la operación más sencilla: la multiplicación de células.

  1. Empecemos por preparar un campo para la experimentación.



  1. Haz que la primera celda en la que quieres imprimir el resultado esté activa.



  1. Introduce allí el siguiente comando.

[kod]=C3*D3[/kod]



  1. Ahora pulsa la tecla [knopka]Entra en[/knopka]. A continuación, pasa el cursor por la esquina inferior derecha de esta celda hasta que cambie su aspecto. A continuación, mantén pulsado el botón izquierdo del ratón y baja hasta la última fila.



  1. La autosustitución hará que la fórmula entre en todas las celdas.



Los valores de la columna «Coste total» dependerán de los campos «Cantidad» y «Coste por kg». Esta es la belleza de la dinámica.

Como alternativa, puedes utilizar funciones preparadas para los cálculos. Intentemos calcular la suma de la última gráfica.

  1. Primero destacamos los valores. A continuación, haz clic en el botón «Sumas automáticas», que se encuentra en la pestaña «Inicio».



  1. Esto hará que aparezca el total de todos los números de abajo.



Uso de gráficos

A veces se utilizan imágenes en las celdas en lugar de texto. Esto es muy fácil de hacer.

Selecciona un elemento en blanco. Ve a la pestaña «Insertar». Selecciona la sección «Ilustraciones». Haz clic en «Fotos».

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  1. Especifica un archivo y haz clic en «Insertar».



  1. No te decepcionará el resultado. Queda muy bien (dependiendo de la imagen seleccionada).



Exportar a Word

Para copiar datos en un documento de Word, sólo tienes que seguir un par de sencillos pasos.

  1. Resalta el área de datos.



  1. Pulsa las teclas de acceso rápido [knopka]Ctrl[/knopka]+[knopka]C[/knopka].
  2. Abre el documento.
  3. Ahora utiliza los botones [knopka]Ctrl[/knopka]+[knopka]V[/knopka].
  4. La conclusión sería.



Servicios en línea

Para los que quieran trabajar en «tiempo real» y compartir información con amigos o compañeros de trabajo, existe una gran herramienta llamada Hojas de cálculo de Google.



Con este servicio, puedes acceder a tus documentos desde cualquier dispositivo: ordenador, portátil, teléfono o tableta.

Métodos de impresión

Imprimir documentos de Word no suele ser una tarea difícil. Pero las hojas de cálculo de Excel son diferentes. El mayor problema es que «a ojo» es difícil determinar los límites de la impresión. Y muy a menudo la impresora imprime hojas casi en blanco con sólo 1-2 líneas de tabla.

Estas impresiones son incómodas de leer. Es mucho mejor cuando toda la información está en una hoja y no va más allá de los bordes. Así que los desarrolladores de Microsoft han añadido un visor de documentos. Veamos cómo utilizarlo.

  1. Abre un documento. Parece bastante normal.



  1. A continuación, pulsa las teclas de acceso rápido [knopka]Ctrl[/knopka]+[knopka]P[/knopka]. En la ventana que aparece, vemos que la información no cabe en una sola hoja. Hemos perdido la columna de «coste total». Además, en la parte inferior se nos indica que se utilizarán 2 páginas al imprimir.



En la versión 2007, tenías que hacer clic en el botón «Vista previa» para hacerlo.

  1. Para cancelar, pulsa la tecla de acceso directo [knopka]Esc[/knopka]. Esto dará lugar a una línea discontinua vertical que muestra los límites de la impresión.



Puedes ampliar el espacio al imprimir de la siguiente manera.

  1. Lo primero que hay que hacer es reducir los márgenes. Para ello, ve a la pestaña «Diseño de página». Haz clic en el botón «Márgenes» y elige la opción más estrecha.



  1. A continuación, reduce la anchura de las columnas hasta que la línea de puntos sobrepase la última columna. Ya se ha descrito cómo hacerlo.



Reduce la anchura a un nivel razonable, para que la legibilidad del texto no se vea afectada.

  1. De nuevo, haz clic en… [knopka]Ctrl[/knopka]+[knopka]P[/knopka]. Ahora podemos ver que la información cabe en una hoja.



La diferencia entre las versiones de los productos de Microsoft

Hay que tener en cuenta que Excel 2003 hace tiempo que está obsoleto. Carece de un gran número de características y funciones modernas. Además, el aspecto de los distintos objetos (gráficos, tablas, etc.) es muy inferior a las exigencias modernas.

Ejemplo de un espacio de trabajo de Excel 2003.



En las versiones modernas de 2007, 2010, 2013 y aún más en la de 2016 las cosas son mucho más «frías».



Muchos elementos del menú están en diferentes secciones. Algunos de ellos han cambiado su nombre por completo. Por ejemplo, las conocidas «Fórmulas» se llamaban «Funciones» en 2003. Y no ocupaban mucho espacio.



Ahora hay una pestaña entera dedicada a ellos.



Limitaciones y características de las diferentes versiones

Hay una ayuda en línea disponible en el sitio web oficial de Microsoft, que ofrece todas las especificaciones técnicas de los libros que se crean.

Un ejemplo de los parámetros más básicos.



Esta lista es bastante larga. Así que vale la pena seguir el enlace y comprobar el resto.

Ten en cuenta que la versión de 2003 ni siquiera se tiene en cuenta, ya que se ha dejado de dar soporte a la misma.

Sin embargo, en algunas organizaciones con presupuesto esta suite ofimática se sigue utilizando hoy en día.

Conclusión

En este documento se han estudiado diferentes formas de crear y presentar tablas. Se ha prestado especial atención a dar una apariencia agradable. No debes exagerar, ya que los colores brillantes y la variedad de fuentes ahuyentarán al usuario que intenta leer el contenido de una tabla.

Video tutorial

Para los que todavía tengan alguna duda, hay un vídeo adjunto con más comentarios sobre las instrucciones anteriores.

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