Convertir Excel a PDF


Convertir Excel a PDF



A veces hay ocasiones en las que los informes o tablas creados en un editor de Excel necesitan presentarse como un documento ordinario. En otras palabras, necesitas un resultado acabado, sin poder editar los datos. Este artículo muestra cómo convertir archivos de Excel a formato PDF. Hay muchos métodos diferentes para este fin. Veamos con más detalle cada una de ellas.

Utilizar el editor de Microsoft Excel

Excel es un programa muy potente que puede realizar esta tarea de varias maneras.

Guardar un documento

Para convertir tu libro a otro formato, debes realizar los siguientes pasos

  1. Abre el documento deseado. Toca la opción de menú «Archivo».



  1. Luego ve a «Guardar como».



  1. Después, haz clic en el botón «Examinar».



  1. Esto hará que aparezca la ventana «Guardar documento». Haz clic en la lista desplegable «Tipo de archivo».



  1. Selecciona «PDF» en la lista que aparece.



  1. Además, puedes seleccionar la opción de optimización del documento que desees.



  1. También puedes especificar opciones de ahorro concretas.



  1. Esto hará que aparezca una ventana en la que puedes:
    • especifica el rango de páginas;
    • selecciona las hojas necesarias;
    • activar/desactivar los datos no imprimibles.



  1. A continuación, especifica el nombre deseado y haz clic en el botón «Guardar». Si quieres, puedes marcar una casilla para que el documento se abra inmediatamente después de la publicación.



El resultado será el siguiente.



Como puedes ver, la conversión no es del todo exitosa, porque los bordes de la mesa son demasiado «gruesos». Esto no tiene buena pinta.

Impresión del libro

Una conversión más ordenada tiene lugar a través de una sección diferente del menú. Para ello, sigue los siguientes pasos.

  1. Pulsa la combinación de botones [knopka]Ctrl[/knopka]+[knopka]P[/knopka] o haz clic en la opción de menú «Archivo».



  1. Si decides no utilizar las teclas de acceso rápido, tendrás que hacer clic adicionalmente en la sección «Imprimir».



  1. Como resultado de esto (en ambos casos), verás la siguiente ventana. Haz clic en la lista desplegable de impresoras.



  1. Selecciona «Adobe PDF» (si no está ahí, significa que no tienes instalado Adobe Acrobat) o «Microsoft Print to PDF».



  1. Luego haz clic en el botón «Imprimir».



  1. A continuación se te pedirá el nombre y la ubicación del futuro documento PDF. Para iniciar la conversión, sólo tienes que hacer clic en el botón «Guardar».



  1. Esto lanzará el «convertidor». No tendrás que esperar mucho: la impresora virtual imprime muy rápidamente.



  1. Como puedes ver, el resultado es mucho más bonito. Todos los bordes están muy cuidados y tienen el grosor adecuado.



Este método es mucho mejor que el ahorro normal de libros.

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Usar Adobe Acrobat

Si tienes este programa instalado en tu ordenador, podrás hacer lo siguiente

  1. En Excel, haz clic en la opción de menú Archivo.



  1. Haz clic en «Guardar como Adobe PDF».



  1. Esto hará que aparezca una ventana en la que puedes especificar:
    • rango de conversión;
    • las hojas necesarias en Excel;
    • parámetros de conversión.
  2. Para convertir el archivo al formato deseado, debes hacer clic en el botón «Convertir a PDF».



Si no quieres guardar todo el libro, debes utilizar los botones para especificar las hojas necesarias:

  • añadir;
  • eliminar;
  • añadir todo.



  1. Aparecerá la ventana «Guardar archivo Adobe PDF como». Aquí podrás especificar parámetros adicionales (aparte de las restricciones de edición).



  1. Los ajustes secundarios incluyen los siguientes elementos.



  1. Una vez que hayas seleccionado los ajustes que deseas, debes especificar el directorio y el nombre del futuro archivo. Pulsa el botón correspondiente para guardar.



  1. El resultado será tan bueno como cuando imprimes.



Exportar

Además de los métodos descritos anteriormente, también es posible exportar datos. Para ello, procede como sigue.

  1. Haz clic en el menú principal «Archivo».



  1. En la ventana que se abre, ve a «Exportar».



  1. El aspecto es el siguiente.



Esta lista puede contener más elementos. Depende del software que tengas instalado en tu ordenador.

Crear PDF de Adobe

La parte derecha del programa muestra una descripción detallada de este método.



Cuando hagas clic en «Crear PDF de Adobe», verás exactamente la misma ventana descrita un poco más arriba.



Crear un documento PDF/XPS

Este formato es diferente, ya que el contenido estará bloqueado para su posterior edición.



Cuando hagas clic en «Crear PDF/XPS» verás la siguiente ventana. Aquí podrás especificar la opción que quieres para optimizar el documento.



Cuando hagas clic en el botón «Opciones», se abrirá la ventana correspondiente.



Al final, tienes que especificar la ruta y el nombre del archivo. Para guardar, sólo tienes que hacer clic en el botón «Publicar».



Cambiar el tipo

Esto te ofrecerá varias opciones para guardar el libro en un formato diferente.



No hay ninguna opción de «PDF» en la lista de libros. Así que tendrás que hacer clic en el botón «Guardar como». Esto nos devolverá a donde estábamos al principio del artículo.

Guardar en MS Excel 2003

En el antiguo editor de Excel, por supuesto, hay muchas menos posibilidades. Por ejemplo, si vas a la sección de ahorro de libros, no encontrarás allí una gran lista de formatos modernos. Allí también falta el elemento Pdf.



No lo encontrarás aunque te desplaces hasta la parte inferior del deslizador.

Las opciones «Exportar» o «Guardar como Adobe PDF» tampoco están ahí. Lo único que puedes hacer ahí es utilizar una impresora virtual. Para ello, procede como sigue.

  1. Haz clic en el menú «Archivo» y selecciona allí «Imprimir». Como alternativa, pulsa las teclas de acceso directo [knopka]Ctrl[/knopka]+[knopka]P[/knopka].



  1. A continuación, deberás seleccionar la impresora adecuada (Adobe PDF o Microsoft Print to PDF). A continuación, especifica los parámetros de impresión necesarios. Haz clic en «Aceptar» para iniciar la conversión.
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  1. En la ventana Guardar archivo que aparece, especifica la ubicación deseada y el nombre del documento. Haz clic en el botón correspondiente para guardar el archivo.



  1. El resultado será el mismo que en los editores actuales (2007, 2010, 2013 y 2016), ya que aquí se utilizan las capacidades de una impresora virtual en lugar de las de Excel.



Convertidores en línea

También es posible convertir archivos utilizando servicios en línea (sitios web). Si abres un motor de búsqueda «Yandex» y escribes la consulta correspondiente, verás el siguiente resultado.



Veamos algunas de ellas.

Pdf.io.

Este servicio tiene un diseño bastante sencillo. El principio de funcionamiento tampoco es complicado.

  1. Haz clic en el botón «Seleccionar archivo» (o simplemente arrastra y suelta el libro deseado directamente en tu navegador).



  1. A continuación, debes especificar el documento que quieres y hacer clic en «Abrir».



  1. Inmediatamente después, se iniciará la descarga del archivo. Espera a que se complete este proceso.



  1. Al cabo de un rato aparecerá un enlace para descargar tu archivo PDF.



  1. Si haces clic en el «triángulo» que hay junto a este enlace, verás que el documento convertido se puede subir a «Dropbox» o «Google Drive».



  1. Si decides guardar el resultado en tu ordenador, tras hacer clic en «Descargar» verás una ventana estándar. Tendrás que hacer clic en «Guardar».



  1. Como resultado, verás lo siguiente (después de abrir el documento descargado).



Todo se ve bien, excepto las líneas después de la mesa. El caso es que se ampliaron en el editor de Excel y se utilizó la función «transferencia de texto». Aparentemente, este servicio no puede convertir correctamente dicho formato. El resto de los elementos están bien.

Smallpdf.com.

Este sitio está muy por delante del portal descrito anteriormente en cuanto a características.



Ya que aquí se pueden realizar las siguientes operaciones.



También hay un traductor oficial de archivos para todos los formatos de archivo aquí.



El proceso de trabajo con el sitio es bastante sencillo.

  1. Haz clic en el enlace «Seleccionar archivo» o arrastra y suelta el libro de Excel directamente en esta zona verde.



  1. Una vez que hayas hecho clic, se te presentará la ventana estándar de selección de archivos. Haz clic en el botón «Abrir» para continuar.



  1. Espera a que se complete la conversión.



  1. Inmediatamente después, los enlaces a:
    • descarga de archivos;
    • Subidas a la nube de Drop Box y Google Drive;
    • asociación;
    • separación;
    • conversión a JPG;
    • edición de documentos.



  1. El documento final tiene un buen aspecto. Pero, de nuevo, hay un problema de transferencia de texto en las celdas. En el sitio anterior había una superposición de líneas. Pero aquí simplemente faltan.



Convertstandard.com.

Este sitio, al igual que el anterior, muestra sus amplias capacidades de conversión.



Para aprovechar las características de este servicio, tienes que hacer lo siguiente.

  1. Haz clic en el botón «Seleccionar archivo».



  1. Especifica de nuevo el archivo que quieres convertir de formato «XLSX» a «PDF».
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  1. En este caso no se iniciará la descarga automática. Tienes que hacer clic en el botón «Convertir».



  1. Luego tienes que esperar el proceso de conversión.



  1. A continuación, aparecerá una ventana para guardar el resultado, en la que debes:
    • introduce el nombre deseado;
    • selecciona el directorio deseado;
    • Pulsa el botón «Guardar».



  1. Terminamos con lo siguiente.



Los bordes de la mesa vuelven a ser muy gruesos. Además, como en todos los servicios en línea, hemos mostrado incorrectamente celdas con transposición de texto.

Como consecuencia de todo lo anterior, se puede llegar a la siguiente conclusión: si tu libro utiliza la separación de palabras, es mejor utilizar las capacidades de una impresora virtual o de un editor de Microsoft Excel.

Aplicaciones adicionales

Tomemos como ejemplo «FoxPDF Excel to PDF Converter». Se puede descargar desde el sitio web oficial o desde cualquier otro portal de software.



Esta aplicación no es gratuita, sólo podrás utilizarla sin pagar durante un tiempo. En este caso son 30 días. Entonces tienes que pagar 29,95 dólares.



Haz clic en el botón «Seguir probando» para iniciar la prueba. Entonces verás lo siguiente.



La aplicación tiene un aspecto impresionante. Hay una razón por la que piden casi 30 libras por él. Para probar sus capacidades, debes realizar los siguientes pasos.

  1. Haz clic en el botón «Añadir archivos de Excel».



  1. Selecciona el archivo deseado y haz clic en el botón «Abrir».



  1. El libro seleccionado se añadirá a la lista.



  1. Para cada archivo, se especifica el formato de origen y el resultado. También puedes realizar varias operaciones haciendo clic en la lista desplegable «Operar».



Casi todos los elementos corresponden a una tecla de acceso directo diferente. Ten en cuenta que se pueden añadir varios archivos. Además, se puede colocar una marca de verificación junto a cada libro. Esto significa que puedes añadir 10 archivos y convertir sólo los que estarán activos.

  1. Para convertir toda la lista, haz clic en el icono de la esquina inferior derecha.



  1. La conversión es muy rápida. Al final del proceso se te preguntará: «¿Quieres abrir el directorio con el resultado?». Haz clic en el botón OK.



  1. Entonces verás otra pregunta. Se te pedirá que compres el programa. Si no quieres hacerlo, haz clic en el botón «Cancelar» o en la «cruz» de la esquina superior derecha del cuadro.



  1. Por defecto, todos los archivos convertidos se guardan en la carpeta «Guardar PDF», que se encuentra en el directorio «Documentos».



  1. Ejecuta este documento.



Todas las líneas son visibles, pero, de nuevo, podemos ver el solapamiento. Además, hay una gran marca de agua «Versión de prueba». De hecho, hasta que no pagues, es imposible utilizar esta aplicación con normalidad.

Conclusión

En este artículo hemos visto los diferentes métodos para convertir archivos de Excel a formato PDF. Puedes elegir el que más te guste o te parezca más fácil.

Si tienes problemas con algo, quizá no tengas instaladas impresoras virtuales en tu ordenador o estés eligiendo un formato de archivo equivocado.

Tutorial en vídeo

Si todavía no entiendes algo o tienes algún punto poco claro, siempre puedes encontrar las respuestas en el clip que aparece a continuación, que contiene consejos adicionales al artículo descrito anteriormente.

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