Conciliación Bancaria ¿Qué es?, ¿Cómo de Realiza? y Más

¿Sabe usted lo que es una conciliación bancaria? Pues se trata de un proceso financiero que posee unos objetivos muy definidos, todos ellos relacionados con las necesidades de conocimiento de la situación económica de una compañía, y en este post trataremos este asunto tan importante.

Conciliación Bancaria

¿Qué es una conciliación bancaria?

La conciliación bancaria es un proceso que consiste en cotejar los registros de los procedimientos que se han efectuado en la cuenta banco de los diarios auxiliares o de los libros principales, que representan los movimientos registrados en las entidades bancarias, exhibidos en los extractos bancarios que los bancos emiten, para comenzar a efectuar las  correcciones o ajustes que sean necesarios en los registros o libros de la empresa.

Se trata de un procedimiento que es necesario realizar, ya que es bastante común que el saldo que tengamos en las cuentas bancarias y el saldo que se encuentre en los estados de cuenta de los Bancos no coinciden con los libros de la compañía.

La conciliación bancaria no tiene como finalidad hacer que coincidan los saldos de bancos que tienen los registros de la empresa con los de los extractos de los estados de esas cuentas. Su objetivo, por el contrario, es que tengamos la capacidad de clarificar dónde se encuentra la discrepancia, o cual es la causa que ha dado origen a la diferencia observada.

La conciliación bancaria es un procedimiento que, si bien no es de obligatorio cumplimiento, es muy adecuado de llevar en cualquier compañía, con independencia de su actividad, lugar, ámbito, tamaño o clase. Es un hecho comprobado que la mayoría de las compañías lo ejecutan de manera habitual.

Importancia de la Conciliación Bancaria

Inmediatamente vamos pasar a explicarle las principales razones por las que resulta necesario conocer en qué consiste una conciliación bancaria, así como la manera correcta en que debe hacerse, para conocer al detalle las finanzas de nuestra empresa.

Todo sobre la Conciliacion Bancaria

El control financiero en la empresa

El control financiero es una noción muy genérica que puede ser usada dentro del contexto de una organización, con la finalidad de valorar el desempeño general frente a la ejecución de un plan estratégico.

Si nos concentramos en un nivel administrativo, la conciliación bancaria sería, según la definición de Stephen Robbins, de un procedimiento que consiste en tener el control de las actividades económicas de la empresa para darnos cuenta de que las mismas se llevan a cabo de la manera en que han sido planeadas y que se ajustan a las actividades del proyecto.

Por esa razón, el control financiero está relacionado con el estado en que se encuentran las finanzas de la empresa, lo que va a permitir a los gerentes de finanzas, o a las empresas mismas, para poder detectar y corregir los posibles desvíos que estén teniendo efectos sobre los presupuestos proyectados.

Los objetivos principales de este mecanismo de control sobre las finanzas de la empresa deben ser:

  • Diagnosticar problemas, desviaciones y alteraciones sobre las finanzas.
  • Comunicar estos problemas a las diferentes áreas de una forma comprensible y gráfica, aportando los informes pertinentes.
  • Permite que trabajen conjuntamente las áreas relacionadas con las finanzas para poder corregir las desviaciones, obteniendo de esta manera un control general y un encaje con los presupuestos, objetivos y posibilidades de cada compañía, marca, negocio u organización.

Entre las herramientas que posee el control financiero, podemos encontrar:

  • Conciliación bancaria: la conciliación bancaria es un cotejo que se efectúa entre las notas contables que lleva una compañía de sus cuentas bancarias y los ajustes que efectúa el mismo banco sobre esas cuentas.
  • Contabilidad de gestión: la contabilidad de gestión es la utilización, análisis e interpretación de todos los datos obtenidos de la Contabilidad Financiera, con la finalidad de adoptar decisiones a corto plazo dentro de una organización. Es una herramienta subjetiva y dirige sus aplicaciones hacia los individuos que tienen el poder de decisión sobre las actividades de la compañía. Con ella se logra una mejora en el proceso de toma de decisiones, por medio del uso de los datos contables.
Te puede interesar:  Inversionista: ¿Qué es?, Consejos para Serlo y más

  • Contabilidad de Costos: la contabilidad de costos se trata de una rama de la contabilidad con la que se reúne de manera interna la información relacionada con los costos y tiene por finalidad predeterminar, registrar, acumular, distribuir, controlar, analizar, interpretar e informar de los costos de producción, distribución, administración y financiamiento para el uso interno de los gerentes.

Beneficios de una conciliación bancaria

La conciliación bancaria ciertamente es un procedimiento que es lento y aburrido, razón por la que algunas compañías deciden no llevarlo a cabo. Pero los beneficios que brinda el realizar esta actividad de manera periódica son relevantes para el negocio. Por ello vamos a indicarle de seguidas cuales son esos beneficios:

  • Mejor control de los recursos económicos: el hecho de llevar un control regular, comúnmente mensual, de los extractos bancarios y de la contabilidad, le va a permitir tener una certeza sobre el estado de las cuentas de la compañía. Así usted tendrá la seguridad de que la información contable de la que dispone es verdadera, y por ello, va a reflejar una imagen confiable del estado económico y financiero de la empresa.
  • Contabilidad al día: este procedimiento le obligará a tener actualizadas las notas o registros contables, por lo que se crea a una dinámica de trabajo más controlada.
  • Seguridad delante de una inspección: La conciliación bancaria le va a permitir encontrar errores o discrepancias en la contabilidad, e identificar donde se han originado, para que usted pueda poner los correctivos correspondientes. Así, en caso de que usted sea objeto de una inspección, podrá tener la confianza de que la contabilidad reflejará la realidad, sin discrepancias y será más probable que no se encuentre ningún problema.
  • Información de calidad en la toma de decisiones: la información es un recurso transcendental muy inapreciable. Cuanto más y mejor sea la información de la que disponga, mejores pueden ser las decisiones que usted podrá tomar. Por eso, la conciliación bancaria le asegura que sus decisiones estarán basadas en una información cierta y real, así como actualizada.

Como realizar una buena Conciliacion Bancaria

¿Quién debe hacer las conciliaciones bancarias?

El individuo que debe efectuar mensualmente este procedimiento de la conciliación bancaria debe ser la misma que se encarga de la contabilidad. Las personas del departamento contable son las que mejor conocimiento tienen de la situación contable de la compañía, por lo que será mucho más sencillo poder encontrar las discrepancias y los errores, así como lo que realmente sea un problema, un despiste, o que los registros están incompletos, entre otras cuestiones.

En el caso de las PYMES que hayan contratado una empresa de contabilidad profesional, por medio de una asesoría o consultoría, tendrá usted que solicitarles que efectúen igualmente esta actividad, y que le envíen los resultados a la compañía para su comprobación.

Bien sea, que la contabilidad se lleve internamente, o de forma exterior, es muy importante que el resultado de la conciliación bancaria no se deje simplemente guardado en un gaveta. El gerente del departamento que lleve la contabilidad necesariamente tendrá que revisar y dar su aprobación al papel de trabajo que sea su consecuencia, y en caso que la empresa así lo estipule o lo crea necesario, el referido papel de trabajo puede ser mostrado a la junta directiva.

Procedimiento y ejemplo práctico

El primer papel que usted va a necesitar es el estado de cuenta o el extracto bancario del mes del que desea conciliar. Es cierto que suele hacerse mensualmente, pero usted puede hacerlo por lapsos menores si así lo considera necesario.

Te puede interesar:  Sistema Financiero: ¿Qué es?, Clasificación y más

Para proceder a hacer una conciliación bancaria, es preciso que la contabilidad de ese mes esté al día, para evitar que usted tenga que efectuar varias conciliaciones por falta de información. En este caso, lo que usted necesita es la información contenida en los registros del libro mayor de contabilidad de la compañía.

Tips sobre la Conciliacion Bancaria

La mayor parte de las compañías poseen varias cuentas bancarias, por lo que será necesario que usted compruebe que está conciliando la información que se refiere a la misma Entidad Financiera y a la misma cuenta.

El último papel que usted necesitará es la conciliación bancaria del mes anterior, para que pueda comprobar el saldo final, para comenzar desde allí, y en caso de conseguir alguna discrepancia, podrá verificar si su origen se encuentra en el mes que se está conciliando o si se trata de un desajuste que se viene arrastrando de lapsos anteriores.

Una vez que usted posea todos estos papeles y la información correspondiente, procederá a rellenar el papel de trabajo de la conciliación.

Buenas prácticas

En esta sección del post, le vamos a brindar una cantidad de trucos y consejos para ayudarle a ahorrar tiempo cuanto se encuentre efectuando una conciliación bancaria, y así mejorar su eficacia:

Información y documentación

En primer lugar, es indispensable que tenga a la mano toda la información y la documentación que necesite. Como si se tratara de un rompecabezas, si deseamos encontrar las piezas que faltan, los registros que son erróneos o los que se encuentran mal situados, va a necesitar la mayor cantidad que se pueda de piezas y, de esa forma, pode obtener un mejor panorama del conjunto.

Además, si no ha sido registrada una parte de la información antes de comenzar con el procedimiento, será forzoso que usted tenga que efectuarlo varias veces, incrementando el tiempo que deberá dedicarle a la conciliación bancaria.

En caso de que sea requerido, pues, usted tendrá que solicitar la documentación que le falte a aquella persona que se supone que la debe tener, como puede ser el caso de que le falten algunas facturas de gastos de viajes de compañía, y tendrá usted que proceder a hacer el registro correspondiente.

No se olvide de la caja

La caja igualmente es parte de la tesorería de la compañía, por lo que si no la incluimos en las cuentas de la conciliación bancaria le resultará mucho más difícil. Lo que se recomienda es efectuar un triple cuadre de forma periódica, con la caja real, un libro de caja y la cuenta contable de caja. Con ello se minimiza la posibilidad de que encontremos errores.

Concilie por tramos

Como ya le indicamos, antes de comenzar a efectuar la conciliación bancaria, resulta recomendable comprobar el saldo final de la conciliación del mes o lapso anterior, y si se requiere, incluso de más tiempo atrás.

Esto le será útil en el caso de haber contabilizado un movimiento en una fecha anterior equivocada o anterior al cuadre de los saldos. De esa forma, si usted consigue un error, no será necesario volver a revisarlo todo registro por registro, sino que se puede comprobar por secciones o tramos para saber en qué mes se produjo la discrepancia

Analice las discrepancias

Muy frecuentemente, el inconveniente en la conciliación bancaria suele ser consecuencia de errores típicos, como los siguientes:

  • Duplicación del registro contable, por lo que la discrepancia será de la misma cantidad que el registro contable en cuestión.
  • No contabilizar un movimiento, que también producirá un descuadre que será igual al monto del registro olvidado.
  • Equivocarse al colocar la coma, que produce una discrepancia cuyas cifras suman 9. Por ejemplo, si en vez de 12,40 € se coloca 124,0 €, la discrepancia será de 111,60 €. Entonces si se suman los dígitos 1 + 1 + 1 + 6 será igual a 9, y siempre el resultado de la suma de la discrepancia, cualquiera ella sea, será de 9.
  • Equivocarse con el orden de los dígitos de una cifra, que al igual que el caso anterior, produce una discrepancia cuyas cifras también van a sumar 9. Por ejemplo, si en vez de 974 € se ha colocado 947 €, la diferencia es de 27 €, y al sumar los dígitos 2 + 7 = 9.
Te puede interesar:  Participaciones: Definición, caracteristicas, valores y más

Antes de que usted pierda tiempo revisando registro por registro, puede intentar identificar la fuente de la discrepancia, teniendo en mente esta clase de errores, fijándose bien en el importe, y comprobando si se lo puede relacionar con el importe de algún otro movimiento. Esto nos ahorrará tiempo y dolores de cabeza.

Los bancos también se equivocan

Si bien no es común, puede pasar que los bancos cometan un error. Puede ocurrir que a usted le hayan efectuado un cobro por una cantidad incorrecta o que hayan ingresado una cantidad incorrecta, así como cargar un concepto que no le corresponda, que comentan una equivocación de cuenta al momento de hacer un ingreso o un pago, en caso de que la compañía tenga varias cuentas en la misma entidad bancaria, entre otros. Por ello, en el supuesto de encontrar un error al que no le haya encontrado alguna justificación o sobre el que tenga dudas, no dude en consultar a la entidad bancaria.

Las partidas conciliatorias, el último recurso

Colocar la discrepancia en una partida conciliatoria y dejarla en el olvido resulta una solución muy sencilla y atractiva. Pero esa discrepancia siempre estará allí, así que no se trata de una verdadera solución. Y si se acumula in exceso de discrepancias, entonces la conciliación bancaria  no tendría razón de ser, debido a que su contabilidad se encontrará muy lejos de la situación financiera verdadera, y cada vez será más complicado resolver ese entuerto.

Es necesario exigir que se le entreguen las liquidaciones de cuentas bancarias que no haya recibido, las facturas y los comprobantes que no le hayan entregado aún, para poder comprobar que, como se ha afirmado en el primer punto, se tiene toda la información y toda la documentación necesaria, y que la contabilidad se encontrará al día.

Auditar una conciliación bancaria

Realizar auditorías internas es importante en toda compañía, para que se pueda inspeccionar que un determinado producto, proyecto, sistema o procedimiento están siendo llevados de la forma correcta. Esta máxima también se aplica para la conciliación bancaria. Si usted desea auditar la conciliación bancaria de su empresa, debe seguir estos consejos

Para comenzar, necesita una copia de la conciliación bancaria del mes que quiere auditar, una copia de la actividad contable respectiva y una copia del extracto o estado de cuenta bancario del mes de que se trate.

Es esencial comenzar la auditoría por medio de una triple verificación, cotejando el saldo de los tres documentos y para asegurarse de que es correcto. Si se ha necesitado un procedimiento de conciliación, habrá que asumir que usted ha encontrado alguna discrepancia entre los saldos, por lo que el paso siguiente será que verifique que esa diferencia se encuentre justificada y controlada.

El paso que sigue es hacer una revisión de cada transacción en la cuenta del banco y verificarla en la contabilidad general. Para que esa tarea sea más sencilla, usted puede poner una marca de verificación en la copia de los dos documentos, al lado de cada registro que haya podido comprobar. Incluso puede hacer uso de herramientas automatizadas que pueden aligerar este proceso o una gran parte de él.

Al terminar este procedimiento, usted tendrá que poner su atención en los registros que no se reflejen en uno de los dos documentos, para hacer la comprobación de que están bien registrados en el papel de conciliación, junto con una nota explicativa de su causa. Es posible que encuentre depósitos que se han contabilizado tardíamente en la cuenta, o cheques emitidos que todavía no han sido pagados por el banco.

Por último, debe verificar que la suma de las partidas de la conciliación bancaria sea igual a la diferencia entre el saldo final de la cuenta bancaria y el saldo final de su contabilidad general.


El contenido del artículo se corresponde a nuestros principios de ética editorial. Actualmente estamos trabajando para corregir y mejorar nuestro contenido en otros idiomas.

Si eres traductor acreditado también puedes escribir para trabajar con nosotros. (Alemán, Español, Francés)

Para notificar un error o mejora de traducción pincha aquí.

Parada Creativa
IK4
Descubrir Online
Seguidores Online
Tramitalo Facil
Minimanual
Un Como Hacer
TipoRelax
LavaMagazine