El concepto de administrador hace referencia a aquel individuo cuya responsabilidad se fundamenta en ayudar a constituir e inspeccionar la actividad de una empresa o corporación. Sigue leyendo este artículo para conocer que es un administrador, funciones que desempeña y mucho más.

Concepto de Administrador

¿Qué es un Administrador?

Un administrador es una persona que se asegura de que una organización labore de manera eficaz. Sus quehaceres determinados dependen del tipo de empresa, organización o entidad donde trabajan. Sobre todo, los administradores compensan estar altamente organizados y tener buenas destrezas de comunicación. El término también puede referirse a alguien que un tribunal designa para liquidar el patrimonio de una persona fallecida.

En tales casos, la persona murió sin dejar un testamento, o no designó a un legatario. Además, el tribunal puede nombrar un administrador si el legatario designado no puede o no actuará. Un administrador podría ser alguien que el tribunal designe para administrar los asuntos de una empresa. Específicamente, para administrar los asuntos de un negocio que se ha vuelto insolvente. En otras palabras, administran una empresa que se ha puesto en administración.

Llamamos a un administrador ya sea una administradora o administradora. Aunque raramente se usa el término anterior hoy, sigue siendo válido y correcto. Un administrador es quien proporciona apoyo dependiente y de oficina a un conjunto o individuo. Este papel es vital para el buen ejercicio de un negocio.

Algunas personas son un administrador natural. Realmente disfrutan haciéndolo. Me parece una tarea, ardua y extensa.

-Peter Hollingworth

Las tareas físicas que ejercen estos trabajadores pueden incluir responder llamadas telefónicas, recibir y dirigir visitantes, procesamiento de textos, crear hojas de cálculo y presentaciones y archivar. Además, los administradores a menudo son responsables de proyectos y tareas específicos, así como de supervisar el trabajo del personal con menos rango y pasantes.

El papel de un administrador varía mucho según la industria y el tamaño de la organización. En una Empresa Mediana, puede hacer literalmente todo, desde recepcionista y secretaria hasta gerente de oficina y soporte de gestión.

En firmas más grandes, podrían trabajar en una sección específica y en ciertas organizaciones, como firmas de abogados o consultorios médicos; se espera que un administrador tenga los conocimientos especializados. Pero si prospera en el orden y la calma, no está a gusto con el desorden y cree que hay un lugar adecuado para todo, entonces trabajar como administrador es el puesto ideal a ocupar.

El ser administrador es un puesto de nivel de entrada en una oficina y una excelente manera de adentrarse de forma definitiva en el mundo de los negocios. También es un trampolín para convertirse en asistente personal o gerente de oficina. Y debido a que el trabajo es tan variado, los trabajadores de esta área están continuamente aprendiendo cosas nuevas que pueden permitirle ramificarse en áreas especializadas como salud y seguridad entre otras.

Un administrador en un mundo burocrático es un hombre que puede sentirse grande al fusionar su no entidad en una abstracción. Una persona real en contacto con cosas reales inspira terror en él.

-Marshall McLuhan

Funciones del administrador

En las empresas, los administradores diseñan planes a corto y largo plazo que establecen un conjunto claro de metas y objetivos. En otras palabras, su objetivo es llevar a la organización a donde quiere ir. Para asegurarse de que estos planes tengan éxito, el administrador, sobre todo, necesita comprender cómo, cuándo y quién de todo el plan.

Todos los administradores están a cargo de la administración. La administración se refiere a actividades que se ocupan de organizar y administrar el trabajo de una empresa. La administración también existe en el gobierno, organizaciones benéficas y muchos otros tipos de organizaciones. Los roles de los administradores son parte integral de la organización en la que trabajan.

Sus funciones generalmente comprenden un amplio conjunto de deberes, que incluyen la presentación y la gestión. La mayoría de los administradores trabajan a tiempo completo en una sola ubicación. En las empresas más pequeñas, sin embargo, pueden trabajar a tiempo parcial.

Un administrador puede ser alguien responsable del buen ejercicio de una única oficina. Sus compromisos abarcan supervisar todo el papeleo y contestar el teléfono. Por lo general, estar al tanto e informar a todas las personas trabajadoras de dichas oficinas. Su función probablemente dependerá de cuáles sean los deberes de los otros subordinados.

La mayoría de los administradores de oficina son responsables de relacionarse o distribuir todas las publicaciones dentro de una oficina. Las tareas por correo pueden incluir leer todas las cartas que llegan y asegurarse de que lleguen a las personas de interés. Además, están a cargo de todas las publicaciones salientes.

También diseñarán y organizarán la presentación de la oficina. Archivar no solo implica obtener los documentos requeridos, sino también volver a ubicarlos luego de que las personas los hayan usado. Otras tareas generales de la oficina incluyen operar la centralita si la oficina tiene una, fotocopiadoras y fax. Los miembros principales del departamento pueden indicarle al administrador que llame a otras organizaciones o departamentos para transmitir sus mensajes.

En algunas organizaciones, el primer puerto de escala para los correos electrónicos de la oficina es el administrador. De la misma manera que lo hace con la publicación, luego envían los correos electrónicos a las personas relevantes. La mayoría de los administradores están a cargo de la libreta de direcciones de la empresa. Este libro contiene los datos de contacto de contratistas y clientes.

Su trabajo es mantenerlos actualizados y en buen estado de ejercicio. Algunos administradores pueden tener que escribir cartas y producir manuscritos, es decir, realizan tareas de tipo de actividades productoras de oficina. El papel de un administrador es vital en cualquier compañía y varía de una ordenación a otra.

Aun así las habilidades o compromisos requeridos son las mismas en diferentes organizaciones. Una de las tareas más frecuentes y significativas de un administrador es resguardar e inspeccionar las operaciones comerciales. Para esto, un administrador necesita estar capacitado y respaldado con un completo conjunto de destrezas para poder tener un conjunto de personas que puedan manejar cualquier contexto dentro de la compañía. La óptima comunicación es uno de los elementos esenciales y vitales para un administrador.

Sin embargo viendo un enfoque más profundo en el contexto de la compañía, algunas de las funciones más significativas de un administrador  están dirigidas al Proceso productivo, desarrollándose en los siguientes puntos:

Planeando y organizando

La planificación es el cometido más fundamental de un administrador. Es un compromiso para ducho trabajador, donde planificar objetivos a futuro que puedan beneficiar a la compañía a lograr sus metas establecidas. Además, llevar a cabo estos planes y obtener éxito es nuevamente una gran responsabilidad. Los profesionales del departamento de administración de cualquier compañía deben analizar cómo, cuándo, dónde y con quién se debe elaborar y ejecutar el plan en consecuencia.

Organizar nuevamente es igualmente necesario que el punto anterior, lo que le permite al administrador coordinar los esfuerzos de una empresa para alcanzar metas de éxito preestablecidas. Por lo tanto, después de realizar la planificación y la organización, el administrador comienza la dirección, que todos deben seguir en la empresa.

Dirigir

Liderar a los empleados dentro de la empresa para alcanzar la meta principal de la distribución necesita la fusión de recursos y un régimen de apoyo efectivo. Una destreza interpersonal, que es el talento más comúnmente encontrado entre los administradores, es esencial ya que necesita interactuar y tratar con personas con desiguales personalidades.

Además, un administrador eficiente utilizará el potencial de la potencia profesional para hacer que el plan funcione como un conjunto. Incluye la encomienda de autoridad, compromiso y control a otros equipos administrativos.

Concepto de Administrador Dirigir

Dotación de personal

La dotación de personal es otra ocupación importante de un administrador. Para esto, es muy necesario un discernimiento completo sobre la empresa y comprender lo que solicita. El administrador debe interactuar y regularizarse con otras representaciones de la distribución, incluido el distrito de expedientes. No solo este distrito, sino también el de dirección, participan activamente en el proceso de reclutamiento y selección.

Una vez finalizado el proceso de contratación, el equipo de administración debe evaluar profundamente el progreso del nuevo miembro de la empresa.

Enlace

Un administrador eficiente es un enlace entre los empleados y la gerencia. El equipo de administración percibe la necesidad de los empleados, así como la administración y, por lo tanto, planifica las cosas en consecuencia para satisfacer sus demandas. Ayuda a conservar un equilibrio en la organización y también a custodiar un ambiente positivo libre de conflictos. Es responsabilidad exclusiva de un administrador cuidar las expectativas y el desempeño de cada individuo.

La circunscripción de administración es la columna vertebral de la empresa. Un administrador experto y eficiente es un activo para la organización. El administrador es un vínculo entre los empleados y la administración de la empresa. Sin un excelente equipo de un departamento de administración, una organización no puede trabajar sin dificultades.

Concepto de Administrador Enlace

¿Cuál debe ser el perfil de un Administrador?

Hay muchas habilidades, aptitudes y técnicas que contribuyen a un sólido conjunto de habilidades administrativas. Si bien las habilidades técnicas solicitadas para las tareas administrativas pueden variar de una empresa a otra (como la aptitud con software o plataformas específicas), hay varias habilidades «interpersonales» comunes entre las personas con fuertes habilidades administrativas. Aquí hay algunos ejemplos de las habilidades que definen a un buen administrador:

Organización

Los administradores suelen realizar tareas para más de un miembro del personal o departamento dentro de una empresa. Las habilidades organizativas son esenciales para tareas tales como mantener el calendario de eventos de la empresa y administrar los plazos para diferentes departamentos simultáneamente.

Tener un espacio de trabajo organizado, una computadora y un calendario puede ayudar a un administrador a completar las tareas administrativas de manera eficiente y de calidad. Los profesionales administrativos también pueden estar a cargo de organizar armarios de suministros, sistemas de archivo, procesos y más.

Habilidades de comunicación

La comunicación es una habilidad crucial para realizar tareas administrativas. Estos deben ser capaces de anunciar procesos e información a otros, responder claramente a interrogaciones y solicitudes y más. También deben poder utilizar varios tipos de comunicación, incluida la comunicación verbal, no verbal, escrita y visual.

Los administradores de oficina deben tener excelentes destrezas de comunicación y prácticas de escucha activa para colaborar con el personal y abordar las necesidades específicas de los departamentos para tareas y proyectos. Por ejemplo, al trabajar en un proyecto de equipo, los administradores de la oficina deben hacer preguntas relevantes, desarrollar un plan de ejecución, delegar tareas y actualizar a los colegas sobre el progreso del proyecto.

Trabajo en equipo

Tener fuertes habilidades de trabajo en equipo puede ayudar a cualquier administrador a colaborar en proyectos corporativos o empresariales, desarrollar un nuevo proceso, comunicarse y poner en marcha un nuevo proceso o delegar tareas. Ser un buen compañero de equipo incluye practicar la empatía, la humildad y ser un buen comunicador.

Servicio al Cliente

En la administración, es común responder preguntas para otros o realizar ciertas tareas que otros no pueden hacer por sí mismos. Estas responsabilidades se pueden realizar bien con fuertes habilidades de servicio al cliente, que incluyen la escucha activa, el establecimiento de expectativas y la comunicación.

Responsabilidad

Las tareas relacionadas con la administración a menudo son importantes para mantener un negocio funcionando de manera eficiente. Por lo tanto, tener la responsabilidad de completar las tareas a tiempo y de manera de calidad sin mucha supervisión es crucial.

Adecuada gestión del tiempo

Debido a que hay muchas responsabilidades diferentes involucradas en la administración de empresas, administrar el tiempo sabiamente es una habilidad clave en un administrador. Mantener su calendario, planificar el tiempo para completar las tareas y establecer las expectativas adecuadas de la línea de tiempo son parte de ser un administrador sólido.

Conocimientos informáticos

El discernimiento de las aplicaciones informáticas y el software es esencial ya que gran parte del tiempo de un administrador de oficina se dedica a trabajar en una computadora. Las labores características incluyen ingresar datos, organizar informes, responder correos electrónicos y realizar investigaciones en línea.

Habilidades de investigación y análisis

Se puede pedir a los administradores de la oficina que investiguen el nuevo software que la compañía está considerando usar o que analicen los datos para el personal. Por ejemplo, al preparar una presentación para una reunión, el administrador de la oficina puede necesitar demostrar el crecimiento de la compañía comparando las estadísticas del año actual con los datos de años anteriores.

Atención a los detalles

Los administradores cuando se encuentran en su área de trabajo, tienen la tarea de completar las tareas que requieren una gran atención los detalles por minúsculos que sean, como reservar los arreglos de viaje, ingresar datos y corregir documentos.

Flexibilidad

El tipo de trabajo que realizan estos profesionales puede cambiar a diario. Los administradores necesitan poder adaptarse y reorganizar su día para brindar un refuerzo donde la necesidad sea mayor. Por ejemplo, se les puede pedir que pospongan el trabajo en la entrada de datos de rutina para proporcionar apoyo administrativo para que un departamento cumpla con una fecha límite.

Nivel educativo adecuado

La mayoría de los empleadores requieren que los candidatos tengan un diploma de escuela secundaria, mientras que otros pueden requerir un título de asociado o licenciatura. Los aspirantes a administradores en la escuela secundaria pueden tomar clases de procesamiento de textos, hojas de cálculo y otras habilidades informáticas para aumentar su nivel de empleabilidad.

Aquellos que ya se hayan graduado de la escuela secundaria también pueden optar por tomar cursos en una escuela técnica sobre procedimientos de oficina y software de base de datos. Los candidatos con un título de asociado o licenciado en administración de empresas o negocios pueden beneficiarse de las clases de Amortización contable, gestión de bases de datos y comunicación empresarial.

Ventajas para un administrador

La mayor ventaja de trabajar como administrador es que este puede realizar una gran cantidad de tareas a lo largo del día todos los días. De hecho, es un proceso muy satisfactorio trabajar a través de tantas tareas y completarlas a tiempo. Además, pueden trabajar en un entorno multifuncional en el que interactúa con una amplia gama de personas en varios niveles, que incluye el personal regular, clientes, directores y, por supuesto, otros administradores.

Hace que el trabajo sea interesante y emocionante. Dado que tiene la investigación sobre los diversos detalles minuciosos de la organización, la compañía también atesora su presencia y ofrece grandes ventajas compensatorias en todo momento. A las personas que sobresalen en sus funciones administrativas se les confían mayores responsabilidades con el tiempo y ascienden a los puestos más altos en la escala organizativa.

Muchos profesionales usan sus trabajos administrativos como trampolín para lograr relaciones de inspección u otros puestos en la gestión. ¿Cuál es el truco? Si bien existen bienes inigualables de dicho trabajo, hay momentos en los que se encontraran personas que dan por sentado sus trabajos. Las personas que no comprenden lo suficiente cómo funciona una empresa, no pueden apreciar el efecto que su administración tiene en el buen funcionamiento de la organización.

Además, la mayoría de las veces estos tendrán que lidiar con un salario menor que otros profesionales en los departamentos principales, como la tecnología, el producto incluso por la misma experiencia.

Concepto de Administrador

Uno de los beneficios de ser administrador es que a veces se requiere poca o ninguna experiencia y se aprende en el trabajo. La mayoría de los empleadores analizarán las destrezas para si los candidatos tienen lo que se necesita. Los empleadores que buscan calificaciones formales y experiencia previa quedarán impresionados con títulos o un diploma en un tema relacionado, como la gestión empresarial.

La experiencia es muy valorada, por lo que si un postulante a administrador no tiene mucha experiencia, no se debe desanimar: debe probar una posición estacional. Si este lleva a cabo un buen trabajo, esos roles temporales podrían convertirse en permanentes.

Desventajas de un administrador

Ser un administrador incluye una variedad de tareas y además  supervisarlas. Las tareas son, por supuesto, muy importantes y deben manejarse a diario. Pero al igual que cada moneda tiene dos caras de manera similar, junto con las ventajas ya descritas, se encuentran algunas desventajas del este oficio:

  • Tareas acumuladas: Es todo un trabajo administrar. La administración  requiere completar varias tareas diariamente sin falta. Requiere varias destrezas de gerencia de oficina para realizar cada tarea y examinar los detalles y las correcciones necesarias. La multitarea es una solicitud urgente y en un horario diario.
  • Carga motivacional: Como administrador es deber exclusivo de la persona motivar a todo el personal de los diferentes departamentos para que hagan todo el trabajo a tiempo. Un enfoque positivo en todo momento es más fácil decirlo que hacerlo. Mantener continuamente un trabajo adecuado y abordar todo tipo de obstáculos puede afectar a cualquiera.

  • Trabajando independientemente: Trabajar de forma autónoma es una dicha para cualquiera. Del mismo modo, trabajar de forma independiente conlleva ciertas responsabilidades y restricciones. Como gerente, se necesita analizar todo tipo de trabajos y eso ciertamente conlleva restricciones.
  • Paciencia más allá de los límites: Este trabajo requiere paciencia en gran medida. Enseña a ser flexible y tolerar todos los problemas técnicos en las tareas, pero al mismo tiempo coordinar y administrar personas puede ser muy agotador. Regularmente el hecho de llevar a cabo muchas tareas puede causar grandes niveles de estrés.
  • Pasos y procesos: Los pasos y los procesos pueden ser una gran molestia y mantener el proceso y el sistema es otra gran molestia con la que lidiar. A veces esto conlleva mucho estrés y carga. Nuevamente, esta tarea trae una descripción y, dicho esto, es otra cosa compleja de la que se deben ocupar los administradores. Se realizan procesos para simplificar las tareas para las personas. Pero mantener el sistema es el trabajo de la administración.

Otros ejemplos de Administradores

El concepto de administrador puede ser muy extenso y este puede ir más allá del concepto que tenemos prefabricado de un personal trabajando en diversas tareas de gestión en oficinas. A continuación se presentan ejemplos de otros tipos de administradores:

  • Los administradores de foros: estos gestionan los detalles técnicos de algún foro. Pueden promocionar o degradar miembros hacia o desde reguladores y administrar las reglas. También pueden crear unidades y sub-unidades y efectuar cualquier operación de plataforma y antecedentes. Algunos administradores de foros incluso actúan como moderadores.
  • Los administradores de red: son los que mantienen la infraestructura informática, con énfasis en las redes. Están a cargo de los servidores en el sitio, las interacciones entre la red y el software y la integridad y resistencia de la red. A menudo están involucrados en un trabajo pro-activo que puede incluir el monitoreo de la red y probar toda la red en busca de debilidad. Algunos instalan e implementan actualizaciones, así como filtros de correo electrónico e Internet.

  • Los administradores del servidor: llegan a tener el control de un servidor. Supervisan el provecho y la condición de los múltiples servidores de una organización. Un administrador de este tipo puede estar a cargo de un servidor de juegos. Diseñan, instalan, administran y optimizan los servidores de la empresa y los componentes relacionados. Sobre todo, su objetivo es obtener el mejor producto posible.
  • Los administradores de redes sistemáticas: son responsables del sostenimiento, la configuración y el funcionamiento confiable de los sistemas informáticos. Pueden estar a cargo de ordenadores multiusuario como servidores. Buscan asegurarse de que el tiempo de actividad, los requisitos, el provecho y la seguridad de los ordenadores satisfagan los requerimientos de los usuarios. Además, se comprometen a certificarse de ejecutar todo esto sin pasar el presupuesto.