Dentro de las organizaciones laborales de todo tipo, deben existir múltiples estrategias y múltiples herramientas que fomenten el buen desempeño de un grupo de trabajo, así como al cumplimiento de los objetivos, aunque resulta difícil negar que el más importante entre ellos es la comunicación. Mucho de ello no se expresa verbalmente, sino de forma escrita y saber cómo redactar un oficio es esencial.

cómo redactar un oficio

Descripción breve de oficio

Uno de los conceptos más importantes de este tema es muchas veces el menos mencionado. El oficio corresponde a una clase de documento que se emplea para formular comunicados o realizar las peticiones oficiales. Es desarrollado con un receptor específico, sin embargo, en el inicio era usado solo por los gobiernos o instituciones del sector público, pero en la forma que fue pasando el tiempo se fue efectuando y haciendo común su empleo en las organizaciones privadas.

Indiferentemente de la razón por la cual se elabore un oficio, en cualquiera de los casos persigue como meta principal comunicar a la persona para la que se dirige la misma, no obstante, cuenta con el aspecto distintivo de que está conformado y mantiene un esquema bien específico, que cuenta con una redacción bastante protocolar y estructurada, a fin de que puede entenderse el mensaje con la mayor claridad.

Clasificación de los oficios

Más allá de los motivos por el cual se elaboran, el responsable debe tener pleno conocimiento, tanto de cómo elaborar un oficio, así como de las diferentes formas para clasificarlos. En el caso que esto sea aún ignorado, en esta sección se presentan los documentos más empleados, que se logran catalogar de acuerdo al tipo de organismo que las presente, el sitio a donde va dirigido y también, contemplando que sea emitida para uno o varios individuos a la vez. Entre ellos, se definen:

De acuerdo al sitio de procedencia: En este punto se establece la diferencia en el momento que se considera la persona, organizaciones y diferentes instituciones que están encargadas de emitirlo y, en parte el motivo, ya sea pública o privada.

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De acuerdo al sitio de destino: Con el objeto de catalogarlo, se reparten los oficios en dos clases, los cuales son oficio interior y oficio exterior. El primero mencionado involucra a todos los documentos presentados a individuos que se mantienen dentro de una empresa, organización o equipo de trabajo. Igualmente, los oficios interiores cuentan un sub grupo, basado en interior local e interior foránea.

Con respecto a los documentos locales, son empleados en el caso de que el individuo o las personas a quien va el escrito, estén trabajando dentro de una misma organización, por otro lado, el otro tipo de sub oficio se emite a personas que se encuentren adscritos a una empresa o a una institución en particular, pero que se encuentren en un espacio geográfico diferente. En el caso de los oficios exteriores son empleados cuando se busca expresar una información al personal en general o los que no pertenezcan a ella.

De acuerdo a las personas a quien se les envía: Acerca de la tercera forma de catalogar la documentación es en función del número de personas a las que se busca expresar el mensaje específico. Por esta razón, también cuenta con sub grupos, siendo estos los oficios directos simples u oficios simples y también, como oficios múltiples. El primero de ellos corresponde a todos aquellos que son emanadas a un solo lugar de destino, no importando si es una persona, empresas o instituciones gubernamentales.

Haciendo referencia a las empresas, es usual formular la documentación a nombre del dueño o del responsable de la tarea. De igual forma, se discurre que el oficio cuenta con validez oficial si es presentado por una institución y si lo realiza una empresa se considera que es de carácter empresarial. No obstante, existen ciertas particularidades a esta condición, ya que en casos puntuales se toma en cuenta que el oficio se le da aprobación oficial, pese a no ser una institución de este orden, por ejemplo, los bancos.

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Por otra parte, si se hace referencia a los oficios múltiples, se piensa que son todos esos documentos enviados a un conjunto de personas o a diversas empresas. De manera que suelen conservar el mismo esquema que los directos simples, aunque su redacción guarda un mensaje más general no tan específica. En él no se plasman los datos de la persona y organización a la que se emite y empieza con un “A quien pueda interesar”.

Pautas para realizar un oficio formal

Como ya se ha mencionado en reiteradas ocasiones, entender los fundamentos del oficio es comprender que importa tanto el mensaje como la estructura. En este sentido, es importante indicar las condiciones que deben existir para conocer cómo hacer oficios de todo tipo, sabiendo que debe contar con ciertos datos precisos, ser escritos e imprimirse bajo un esquema específico. Para ello se emplean hojas tamaño carta con medidas de 21.59cm x 27.94 cm, o también las hojas oficio de 21.59 cm x 35.59 cm.

En cuanto a la forma como debe ser redactado, debe ser escrito en primera persona sin sobrepasar el largo de dos páginas, asimismo, puede ser escrito en sector cerrado o renglón y medio, cuidando también mantener los márgenes y un interlineado adecuado, a sabiendas que es importante que guarde una buena estética en sus elementos. Con el objeto de que un oficio sea formal debe contener cierta información esencial, basada en la fecha específica en la que es expedido, aparte del lugar de donde se emite.

Destinatario o persona de interés: Cuando se hace referencia a un oficio simple debe tener plasmados los datos correspondientes al nombre y la dirección del individuo o a la organización a la que va dirigida. De otro modo, si su intención es que sea de conocimiento público sin distinción, se debe expresar en plural, empezando con la frase “A quien pueda interesar”.  En ella, debe estar expresado el motivo por el cual se realiza el oficio, finalizando el segmento con dos puntos y plasmando un resumen del presente.

Es importante añadir los antecedentes en caso de que estos existan. A manera de conclusión, dentro del contenido del escrito se añade una despedida, la cual debe elaborarse de manera educada con el propósito de mantener el mejor trato posible con la persona de interés. Luego de haber hecho eso, corresponde escribir el pie del documento y la firma de quien lo hace o lo aprueba. Esto involucra escribir una frase tal como “Atentamente” y a continuación la rúbrica y el sello de la organización.

Notación del oficio: Se explica como un serial, número, símbolos o abreviaciones que pueda mostrar el sitio donde fue realizado el oficio, así como el motivo por el cual se emite. Esta información puede ser alternativa y sería colocada en el documento a juicio total del encargado responsable. Es una práctica bastante usual en instituciones importantes donde es una regla para cualquier escrito de este tipo.

Oficios de Solicitud

Se trata de un tipo característico de oficios que se distinguen por ser de relevancia oficial, enviados con el propósito de pedir un servicio o un recurso. Su empleo suele ser bastante usual entre organizaciones gubernamentales o por instituciones de peso con acreditación oficial, que ejecutan una petición ante la autoridad correspondiente; son documentos que contienen información muy precisa y de gran impacto.

Aspectos a considerar para su redacción

En el caso que una organización se vea en la necesidad de elaborar este importante escrito, pero no se tiene conocimiento pleno de cómo realizar un oficio de este tipo, debes tomar en consideración que su esquema general guarda ciertas diferencias en comparación con una carta o un oficio convencional, en vista a que debe seguir ciertos parámetros para que pueda tener la relevancia esperada.

En primera instancia, se considera el lugar donde va ubicada la fecha y el espacio geográfico donde se emite. Estos deben estar posicionados en la esquina superior derecha de la hoja. Ya que estos documentos tienen relevancia oficial, deben poseer como requisito indispensable la clave del oficio o la notación numérica, la cual debe estar posicionada en la parte superior izquierda del espacio disponible.

Seguido de esto, se debe plasmar la información relacionada con la persona de interés, empleando la misma alineación que se utilizó para escribir la clave de oficio, mencionada anteriormente. El nombre no debe aparecer incompleto, añadiendo además la disciplina o el cargo que ese individuo ejerce allí, junto con la identificación de la institución por medio de la cual se emana la petición.

En este mismo orden de ideas, se pasa a redactar el contenido de la carta, iniciando con la colocación del asunto. Es vital que este expresado de forma simple y clara, en donde se indique la solicitud que se busca lograr a través de este oficio. De tratarse éste de la continuación de otros que fueron enviados con anterioridad, corresponde realizar una corta referencia de ellos y así el destinatario pueda tomar de nuevo el hilo de la idea.

Una vez que están dispuestas las referencias, le toca exponer al responsable con una cuota mayor de detalle el motivo o solicitud necesario; es factible hacer buen uso del razonamiento y el análisis. Para terminar esta parte, se agregan unas palabras de despedida, las cuales denoten responsabilidad, educación y tranquilidad, al mismo tiempo. Resulta importante escribir sobre la espera a la pronta respuesta.

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En el compendio de las características antes señaladas, se culmina el documento con una expresión que empiece con “Atentamente” y se escriba el nombre de la persona y el cargo que ocupa, acompañado de la información de la institución que envía la carta, detallando el departamento al que se encuentra adscrito. Se debe recordar que luego de estar impreso el documento se debe plasmar la rúbrica y sello de la organización.

Sucede pues, que, si resulta necesario imprimir cierta cantidad de copias o reproducciones, es vital especificar en el documento el lugar donde serán enviadas cada una de estas, ilustrando esto con un ejemplo sencillo, con CCP, que significa “con copia” y el destinatario final del documento. Esto se ejecuta para mostrar que existe un respaldo de la documentación entregada.

Ciertas discrepancias entre carta de petición y oficio de petición

Existe un formato bastante parecido al oficio de petición denominado también carta de petición, cuyo propósito es el mismo, hacer una demanda de servicios específicos, aunque la diferencia se encuentra en la austeridad que la carta para este oficio debe guardar en el instante de disponer sus elementos, asimismo, resulta obligatorio que los contenga todos. Visto de otra forma, estos escritos de petición son empleados primeramente por empresas privadas. y los oficios para instituciones oficiales.

Recomendaciones para la redacción de un buen oficio

Es importante estar pendiente en el instante de escribir el destinatario, buscando tener la seguridad de que la información expresada esté acorde y que la persona de interés a la que es enviada, sea fácil de comprender, ya que, si existe mala sintaxis en ésta sección, resultaría complicado conocer a qué o a quien va dirigida. Con respecto a los oficios de petición nunca, se señala que no se escribe “A quien corresponda”.

En el instante de hacer la redacción del asunto, se le recomienda al responsable que sea lo más preciso y concreto posible, sin embargo, se puedes disponer de una corta argumentación, debiendo tener mesura con no excederse.

Asimismo, tener seguridad de que cualquier individuo que examine el documento logre comprenderlo en su totalidad. En el caso de los oficios de petición, es vital guardar bastante claridad en el escrito, de manera que se asimilen todos los requerimientos, perfectamente.