Cómo convertir Excel a Word


Cómo convertir Excel a Word



Word es un procesador de textos muy potente. Pero a veces tenemos que utilizar dos programas al mismo tiempo: crear tablas en Excel y seguir trabajando en Word. En este artículo veremos cómo convertir Excel a Word. Cabe destacar que no es posible guardar un libro en formato docx en Excel. Aunque intentes hacerlo a través de la exportación, no lo conseguirás. Pero hay muchos otros métodos de trabajo. Veamos las más básicas.

Copiar usando el portapapeles

Hay varias opciones para copiar información en el editor de Excel. Vamos a verlas con más detalle.

Utilizar el menú contextual

Para utilizar este método, es necesario seguir los siguientes pasos

  1. Resalta todo el volumen de datos.



  1. Haz clic con el botón derecho del ratón en el área resaltada. En el menú que aparece, selecciona «Copiar».



  1. Esto hará que la tabla se resalte con una línea de puntos.



  1. Ve a Word.



  1. Pulsa las teclas de acceso rápido del teclado [knopka]Ctrl[/knopka]+[knopka]V[/knopka]. El resultado será el siguiente.



Como puedes ver, todo se ha copiado muy bien. Pero durante la transferencia se perdió el tamaño original de las líneas. Más concretamente, la anchura de la columna seguía siendo la misma, pero el texto no cabía. La cuestión es que Word añade sangrías que no estaban presentes en Excel. Por eso no se recomienda hacer el texto lo más cerca posible de los bordes, ya que todo puede alejarse.

  1. Vuelve a Excel y aumenta ligeramente el tamaño de la columna «Nombre».



  1. Ahora repite de nuevo los pasos descritos anteriormente. Esta vez debería quedar mucho mejor.



Teclas de acceso rápido

Hay otra forma de copiar el rango de celdas deseado. Es mucho más rápido al hacerlo.

  1. Resalta la tabla.



  1. Pulsa las teclas de acceso rápido [knopka]Ctrl[/knopka]+[knopka]C[/knopka]. Como consecuencia, debería aparecer un marco punteado alrededor de la mesa, moviéndose en el sentido de las agujas del reloj. Esto es una indicación de que has hecho todo correctamente.



  1. Ve a Word. Pulsa la combinación de teclas [knopka]Ctrl[/knopka]+[knopka]V[/knopka]. En consecuencia, se producirá exactamente la misma transformación.



No importa cómo copies las celdas. Si haces clic en [knopka]Ctrl[/knopka]+[knopka]V[/knopka] siempre obtendrás el mismo resultado.

Ten en cuenta: en ambos casos puedes editar los datos que hay en la tabla.

Utilizar la barra de herramientas

Si no recuerdas la combinación de teclas o te resulta incómodo llamar al menú contextual todo el tiempo, siempre puedes utilizar los botones de la barra de herramientas principal.

  1. Haz clic en el icono «Copiar». Esto te dará dos opciones. Si seleccionas el primero de ellos, harás lo mismo que se ha mencionado anteriormente.
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  1. Pero si haces clic en «Copiar como imagen», verás un resultado completamente diferente.



Veamos con más detalle estos parámetros.

Formato
VectorAquí puedes cambiar el tamaño de la imagen como quieras, y la calidad de la imagen no cambiará. Es decir, puedes cambiar el tamaño de una mesa de 10×10 cm a 1m y no habrá pérdida de datos.
RasterEste formato es el opuesto al formato vectorial. En cuanto empieces a aumentar el tamaño de la tabla (que se inserta como una imagen), su aspecto empezará a deteriorarse drásticamente de inmediato, y en algún momento sólo verás píxeles.

Como en la pantalla

Si seleccionas esta opción, verás todas las líneas celulares durante la inserción. Incluso los que no tienen fronteras. A pequeña escala, no son inmediatamente visibles. Sobre todo si hay muy pocas células de este tipo. Por lo tanto, los mostraremos en vista ampliada.



Como en el sello.

Si utilizas este método de copia, no verás nada de esto. No podrás seleccionar el «Formato de imagen».



Después de pegar, verás lo siguiente.



Las celdas vacías han perdido sus contornos. Pero al mismo tiempo la mesa en sí no es muy bonita.

Nota: en ambos casos ahora es imposible editar los datos ya que se trata de una imagen, no de una tabla.

Por eso, antes de convertir los datos y pasarlos a un documento de Word, piensa varias veces qué formato utilizar. Intenta utilizar uno en el que puedas hacer algún tipo de cambio en el futuro.

Importar datos a Word

En todos los casos descritos anteriormente, la combinación de teclas utilizada durante la inserción de la tabla era [knopka]Ctrl[/knopka]+[knopka]V[/knopka]. Pero esta no es la única manera. Para ver las otras opciones, tienes que hacer algunas cosas sencillas.

  1. Resalta el rango de celdas deseado. Copia la tabla utilizando las teclas de acceso directo [knopka]Ctrl[/knopka]+[knopka]C[/knopka].



  1. Ve al editor de Word y haz clic en el icono «Insertar». Se encuentra en la pestaña de Inicio.



  1. Ocurrirá lo mismo que si haces clic en [knopka]Ctrl[/knopka]+[knopka]V[/knopka].



  1. Ahora haz clic en el pequeño triángulo que hay debajo del icono «Insertar». Como consecuencia, verás una gran lista de diferentes opciones de inserción.



  1. Cuando pases el ratón por encima de cada icono, verás una vista previa.



Tendrás que hacer clic cuando te hayas decidido.

El número de iconos depende de lo que haya en el portapapeles. Un conjunto tan grande sólo es posible si se trata de una mesa. Si es sólo una foto, se trata de lo siguiente.



Inserción especial

Para llamar a esta ventana, hay que realizar los siguientes pasos.

  1. Haz clic en la pestaña «Inicio». Haz clic en el icono «Insertar». Selecciona la opción de menú adecuada. Alternativamente, pulsa la combinación de teclas [knopka]Ctrl[/knopka]+[knopka]Alt[/knopka] +[knopka]V[/knopka].



  1. Inmediatamente después se abrirá la ventana «Pegar a medida». En este caso, el número de opciones diferentes también depende del contenido del portapapeles.



  1. Una vez que hayas hecho tu selección, debes hacer clic en el botón «Aceptar».

Diferentes versiones del editor de Word

Las instrucciones descritas anteriormente sólo son adecuadas para el Word moderno (2007, 2010, 2013 y 2016). La versión antigua de 2003 tiene muchas menos funciones, pero no se puede descartar.

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Si pulsas la tecla de acceso directo [knopka]Ctrl[/knopka]+[knopka]V[/knopka] (habiendo copiado previamente la tabla en el portapapeles), verás el siguiente resultado.



La tabla es muy bonita, pero se muestran los bordes de las celdas vacías. Por defecto, en Word 2003 se selecciona la cuadrícula para mostrarla en la tabla. Para desactivarlo, haz lo siguiente

  1. Haz clic en el menú principal «Tabla». Selecciona «Ocultar cuadrícula».



  1. Esto hará que todos los bordes superfluos sean invisibles al instante.



El resultado es aún mejor.

Inserción especial

La versión obsoleta no tiene iconos diferentes para la inserción en diferentes formatos. Sin embargo, este elemento ya está presente, pero se encuentra en la sección «Editar».



La lista es casi exactamente la misma que en Word



Servicios en línea

Si no tienes a mano un moderno procesador de textos o no puedes hacer uso de sus funciones, varios portales online especializados en este ámbito pueden ayudarte.

Si abres un buscador e introduces la consulta «Convertidor de Excel a Word», verás el siguiente resultado.



Veamos algunas de ellas. Ten en cuenta que no todo el mundo puede hacer el trabajo. Especialmente si tu archivo tiene una estructura compleja. Por ejemplo, varias celdas unidas o el uso de transposición de texto en ellas. Sólo un puñado de sitios podrá hacerlo. Si el conversor da un error o una página en blanco en el archivo resultante, entonces este servicio no es adecuado para ti.

Convertio.co.

Este sitio parece bastante sencillo. Aunque está totalmente en inglés, cualquiera puede entenderlo.



Puedes descargar el archivo de varias maneras:

  • Desde un ordenador;
  • de la nube «Drop Box» o «Google Drive»;
  • proporciona un enlace al documento.



Utilizaremos el primer método.

  1. Haz clic en el enlace «Desde el ordenador». En la ventana que aparece, selecciona el libro que quieres. Luego haz clic en el botón «Abrir».



  1. Este documento aparecerá inmediatamente en la lista (puedes manejar varias copias a la vez). Haz clic en la lista desplegable junto a la palabra «a».



  1. Selecciona la categoría «Documento». A continuación, selecciona «DOC» o «DOCX».



  1. Luego haz clic en el botón «Convertir».



  1. Espera a que se complete la conversión al formato deseado.



  1. En cuanto aparezca el mensaje «Finalizado», podrás transferir el archivo a tu ordenador. Para ello, haz clic en el enlace «Descargar».



  1. Para exportar el archivo, debes especificar el directorio y el nombre del documento deseados. Luego haz clic en «Guardar».



  1. Como resultado de esta operación obtendrás lo siguiente.



Como puedes ver, el contenido del libro se ha transferido correctamente. Pero las fronteras resultaron ser muy diferentes. Observa que hay celdas vacías a la izquierda y en la parte superior de la tabla. La cuestión es que la conversión convierte todas las celdas desde el 1 hasta la última celda (donde termina tu información), no desde donde empiezan las celdas rellenas.

ZamZar.com.

Por último, echemos un vistazo al portal de ZamZar en inglés. También parece bastante sencillo. Y es fácil de entender incluso para un usuario principiante. Lo principal es entender las palabras básicas en inglés.

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Este servicio es bueno porque es gratuito y puede convertir casi cualquier formato. Incluyendo un documento de Word.



Para aprovechar sus capacidades, tienes que hacer lo siguiente.

  1. Haz clic en el botón «Elegir archivos».



  1. Selecciona el documento deseado.



  1. Inmediatamente después aparecerá la sección «Archivos a convertir». Esto significa que puedes trabajar con más de un archivo a la vez.



  1. Haz clic en «Convertir archivos a» y especifica el formato que quieres.



  1. Para continuar, tienes que especificar tu correo electrónico, al que se enviará un enlace con el resultado final.



  1. Justo después puedes hacer clic con seguridad en el botón «Convertir».



  1. Entonces verás el siguiente mensaje.



Tu archivo sólo se almacenará en su servidor durante 24 horas. Después, lo borrarán. Intenta descargar el documento durante este tiempo.

  1. Cuando abras el buzón, verás el siguiente correo electrónico. Tienes que hacer clic en este enlace.



  1. Esto te llevará a una página donde podrás descargar el resultado. Para ello, haz clic en el botón «Descargar ahora».



  1. Introduce los datos necesarios y haz clic en el botón «Guardar».



Cuando abras este documento, verás que el resultado es casi perfecto.



Posibles errores

Si ves algo parecido a esto, puedes pasar con seguridad a otro sitio.



También es posible otro error.



Software adicional

En Internet se puede encontrar un gran número de aplicaciones diferentes que pueden hacer el trabajo. Sin embargo, la mayoría son de pago o no funcionan correctamente. Y algunos de ellos no funcionan en absoluto con los formatos modernos.

Como ejemplo, veamos Total Excel Converter. Puedes descargarlo desde la página oficial del desarrollador.

Esta utilidad abre por defecto el contenido del escritorio. También aparece un árbol de directorios.



Este programa es muy fácil de usar. Todo lo que tienes que hacer es marcar la casilla junto al elemento deseado y seleccionar el formato final.



Inmediatamente después, aparecerá una ventana en la que podrás especificar el nombre del archivo y su ubicación. Haz clic en el botón «Inicio» para continuar.



Cuando el proceso de conversión haya terminado, se abrirá la carpeta con el resultado final.



Cuando abras el archivo, verás que los datos se han transferido correctamente. Pero todas las celdas son del mismo tamaño y tienen los mismos bordes.



Sin embargo, algunos datos no se ajustan al ancho de la página. En este caso tendrás que reducir manualmente el ancho de las columnas. También tendrás que eliminar las celdas vacías que había en el libro de origen antes de la tabla.

Conclusión

En este artículo, hemos visto paso a paso cómo se realiza la conversión de datos de Excel a Word. Al hacerlo, se han demostrado las capacidades tanto del propio Word como de las aplicaciones de terceros, incluidos los servicios online.

Si no consigues algo, es probable que te falte algo. Como seleccionar las celdas equivocadas. O puede que no selecciones nada en absoluto. Intenta repetir los pasos anteriores de nuevo, pero esta vez con más cuidado.

Video tutorial

Si por alguna razón sigue sin funcionar, no desesperes de inmediato. Todavía no está todo perdido. A continuación hay un vídeo en el que se exponen los métodos descritos con comentarios adicionales.

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