Autofiltro en Excel


Autofiltro en Excel



Excel es uno de los mejores editores de nuestro tiempo. Es apreciado por su variedad de características y funciones. En este artículo explicaremos cómo funciona el Autofiltro en Excel. Se puede utilizar de varias maneras: vamos a verlas con más detalle.

Cómo utilizar el autofiltro

Lo primero que hay que hacer es introducir algunos valores en nuestra hoja de cálculo. Estos servirán como campo de pruebas.



Seleccionar valores únicos

Para utilizar el autofiltro por defecto, hay que seguir unos sencillos pasos.

  1. Resalta el rango de celdas deseado.
  2. Haz clic en el botón «Ordenar».
  3. Selecciona la herramienta «Filtro».



  1. Verás que aparece un símbolo de lista desplegable junto a la primera celda.
  2. Haz clic en él.
  3. Esto hará que aparezca una lista de valores únicos. Tienes que marcar las casillas junto a los datos que quieres que se muestren.
  4. Para guardar los cambios, debes hacer clic en «Aceptar».



Como ejemplo, dejemos todos los valores excepto el dígito «4».



  1. El resultado será el siguiente.

Como podemos ver, todos los demás valores se mantienen. Excepto el «4». Es decir, si desmarcas algún elemento, esta información desaparecerá de la lista de elementos visibles.



Filtros numéricos

Además, hay métodos adicionales para seleccionar los datos que se van a mostrar. No te permiten mostrar ningún valor concreto, sino cualquier cosa que quieras, siempre que se ajuste a la condición de selección.

Su funcionamiento es muy sencillo.

  1. Haz clic en el icono junto a la primera celda.
  2. Selecciona «Filtros numéricos».
  3. Especifica el criterio de selección de información deseado.



  1. Como ejemplo, selecciona «más o igual».



  1. Esto abrirá una ventana en la que se pueden especificar las condiciones necesarias. Ten en cuenta que este criterio puede ampliarse. Puedes utilizar dos cadenas a la vez para hacer una expresión lógica.
  2. Para guardar el autofiltro personalizado, debes pulsar el botón OK.
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  1. Como ejemplo, vamos a especificar el número «3».



  1. Inmediatamente después verás que todos los números que eran menores de 3 han desaparecido del campo de visión.

Observa que sólo nos queda uno visible. Aunque hemos especificado explícitamente que sólo deben salir los datos mayores o iguales a 3.

La cuestión es que el editor siempre fija la primera celda del rango especificado, porque el icono de llamada al menú se encuentra allí. Si quieres que Excel trabaje con todos los valores, tienes que asignar una celda vacía adicional en la parte superior. Es decir, la entrada de datos debe comenzar con una celda en blanco. Sólo entonces todos los datos estarán sujetos a la condición de selección.



Si quieres anular el autofiltro, debes seguir las siguientes instrucciones.

  1. Haz clic en el icono de la primera celda.
  2. Selecciona «Eliminar el filtro de la columna 1». En tu caso, el nombre será diferente.
  3. Esto hará que el libro tenga el mismo aspecto.



Filtro ajustable

Si la lista anterior de condiciones lógicas no es suficiente para ti, puedes utilizar opciones adicionales.

  1. Haz clic en la herramienta de autofiltro.
  2. Selecciona el elemento Filtros numéricos.
  3. Haz clic en la opción especificada.



  1. A continuación, se te pedirán los datos de clasificación.
  2. Amplía la lista y desplázate hacia abajo. Verás que allí hay condiciones que no están presentes inicialmente en el menú.
  3. A continuación, deberás especificar el propio criterio de selección y guardar el filtro pulsando el botón OK.



Organizar los artículos

Además de ocultar y mostrar algunos elementos, se puede utilizar la ordenación normal.

  1. Haz clic en el icono indicado.
  2. Elige la forma en que quieres organizar los datos.
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  1. Como resultado, verás que todos los datos se mezclan según nuestras instrucciones. Hemos elegido la opción «orden ascendente» como ejemplo.



Pedido de colores

Para demostrar esta característica, habrá que codificar por colores algunas celdas.



Entonces el orden de las operaciones será el siguiente:

  1. Vuelve a pulsar el icono del autofiltro.
  2. Selecciona «Ordenar por color».
  3. A continuación, especifica la opción que deseas.



  1. Para una configuración más detallada, tendrás que seleccionar «Ordenación personalizada».



  1. Esto hará que aparezca una ventana en la que podrás:
    • selecciona el método de ordenación (por celda o color de fuente, valor o icono);
    • especifica el orden (color y posición).



Filtrar por color

El método anterior sólo permite ordenar. Pero a veces hay casos en los que quieres ocultar algunos elementos que están marcados con un determinado color. Esto funciona de la siguiente manera.

  1. Haz clic en el icono indicado.
  2. Selecciona «Filtrar por color».
  3. Especifica un color.



  1. Como resultado, verás que sólo quedarán las celdas que corresponden al color seleccionado.



Trabajar con fechas

El autofiltro puede trabajar con algo más que números. Esta herramienta también hace un gran trabajo con los datos temporales. Para ello, primero añadimos fechas aleatorias.



Entonces habrá que hacer algunas manipulaciones sencillas.

  1. Destaca nuestra gama de células.
  2. Haz clic en la herramienta de clasificación.
  3. Selecciona la opción «Filtro». A continuación, puedes utilizar las teclas de acceso rápido [knopka]Ctrl[/knopka]+[knopka]Turno[/knopka]+[knopka]L[/knopka].



  1. A continuación, haz clic de nuevo en la conocida herramienta.
  2. Esta vez verás un nuevo elemento «Filtrar por fecha», ya que nuestros valores corresponden a este formato.
  3. Al hacer clic en él, aparecerá una enorme lista de diferentes condiciones de filtrado. Elige lo que quieres.



Cómo recuperarlo todo

Para mostrar cómo deshacer el filtrado, primero ocultaremos alguna fecha. Por ejemplo, todos los números de 2017. Para ello:

  1. Utiliza el icono que conocemos.
  2. Desmarca la casilla junto a la información que quieras.
  3. Guarda haciendo clic en «Aceptar».
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  1. Inmediatamente después, veremos que las celdas con la fecha correspondiente se han ocultado.



  1. Ahora vuelve a resaltar nuestro rango de celdas.
  2. Haz clic en el botón indicado.
  3. Haz clic en el elemento «Filtro». Ten en cuenta que el icono de este elemento estará activo (si se utiliza el filtrado en el área de datos seleccionada).
  4. Al final, todo volverá a su lugar original, como si no hubiera pasado nada.

Diferencia entre las versiones de Excel

Los métodos de ordenación descritos anteriormente se utilizan en las versiones modernas del editor de Excel. Así que si tienes un programa de 2007, 2010, 2013 o 2016, estas instrucciones son adecuadas.

Pero si tienes un viejo «Office» de 2003, el principio de funcionamiento será ligeramente diferente. Por ejemplo, el menú de filtros parece bastante sencillo.



También hay una ligera diferencia en el elemento «Condición». Esta ventana tiene el siguiente aspecto. Como puedes ver, aquí puedes hacer prácticamente lo mismo.



Además, esta herramienta se encuentra en un menú diferente. Para utilizar el filtrado en Excel 2003, hay que seguir las siguientes instrucciones.

  1. Haz clic en el menú «Datos».
  2. Selecciona la sección «Filtro».
  3. Toca en «Autofiltro».
  4. Esto te permite activar o desactivar la función.



Conclusión

En este artículo hemos visto cómo puedes trabajar con filtros en el editor de Excel. Ten en cuenta que algunos elementos del menú sólo aparecen cuando una matriz de valores cumple ciertos requisitos.

Por ejemplo, para ordenar por colores, tienes que establecer que algunas celdas se rellenen. Sin esto, esta herramienta estará inactiva.

Si algo no te funciona, es posible que estés utilizando los formatos de datos incorrectos. O puede que no hayas establecido correctamente los criterios de selección.

También cabe destacar que no es necesario que utilices varias macros VBA para este fin. Todas las herramientas necesarias para ello están en la barra de herramientas por defecto y no es necesario instalar ningún complemento adicional.

Tutorial en vídeo

Si por alguna razón esto no te funciona, te recomendamos que veas el vídeo tutorial con comentarios adicionales sobre las instrucciones anteriores.

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