Rellenar automáticamente las celdas en Excel


Rellenar automáticamente las celdas en Excel



Excel es uno de los mejores editores de hojas de cálculo que existen actualmente. Tiene todas las funciones que necesitas para trabajar con cualquier cantidad de datos. También podrás automatizar casi todas las acciones y trabajar mucho más rápido. En este artículo, veremos cuándo y exactamente cómo puedes utilizar el autorrelleno de celdas en Microsoft Office Excel.

Cabe destacar que estas herramientas no están disponibles en Microsoft Word. Algunos usuarios recurren a un poco de truco. Rellenan la tabla con los valores requeridos en Excel, y luego los transfieren a Word. Tú puedes hacer lo mismo.

Cómo funciona.

Configurar la salida de numeración automática es muy sencillo. Sólo tienes que seguir unos pasos muy sencillos.

  1. Sólo tienes que teclear unos cuantos números. Deben estar en la misma columna o fila. También es conveniente que estén en orden ascendente (el orden es importante).



  1. Destaca estos números.
  2. Mueve el cursor a la esquina inferior derecha del último elemento y arrastra hacia abajo.



  1. Cuanto más tires, más números nuevos verás.



El mismo principio funciona con otros valores. Por ejemplo, puedes escribir varios días de la semana. Puedes utilizar tanto nombres abreviados como completos.

  1. Destaca nuestra lista.
  2. Pasa el ratón por encima hasta que cambie su marcador.
  3. Luego tira hacia abajo.



  1. Al final verás lo siguiente.



Esta función también puede utilizarse para el texto estático. Funciona exactamente igual.

  1. Escribe alguna palabra en tu hoja de trabajo.
  2. Tira de la esquina inferior derecha unas líneas hacia abajo.



  1. Acabarás viendo una columna entera con el mismo contenido.
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De este modo, puedes facilitar la cumplimentación de diversos informes y formularios (anticipos, KUDiR, PKO, TTN, etc.).

Listas preparadas en Excel

Puedes leer más sobre cómo funciona la función de autocompletar y ver varios ejemplos en el sitio web oficial de Microsoft.



Como puedes ver, no se te pide que descargues ningún complemento gratuito. Todo funciona en cuanto instalas Microsoft Excel.

Crear tus propias listas

Los ejemplos descritos anteriormente son estándar. Es decir, estas listas están configuradas por defecto en Excel. Pero a veces hay situaciones en las que necesitas utilizar tus propias plantillas. Es muy fácil crearlos. Para configurarlos, tienes que hacer algunas manipulaciones muy sencillas.

  1. Ve al menú «Archivo».



  1. Abre la sección «Ajustes».



  1. Haz clic en la categoría «Extras». Haz clic en el botón «Cambiar listas».



  1. Esto lanzará la ventana «Listas». Aquí puedes añadir o eliminar elementos innecesarios.



  1. Añade algunos elementos a la nueva lista. Puedes escribir lo que quieras: tú eliges. Vamos a escribir una lista de números en forma de texto como ejemplo. Para introducir una nueva plantilla, haz clic en el botón «Añadir». Después, haz clic en «Aceptar».



  1. Vuelve a hacer clic en «Aceptar» para guardar los cambios.



  1. Escribe la primera palabra de nuestra lista. No es necesario empezar por el primer elemento: la función de autocompletar funciona desde cualquier posición.
  1. A continuación, duplica este contenido en varias líneas más abajo (la forma de hacerlo se ha escrito más arriba).



  1. Como consecuencia, veremos el siguiente resultado.



Gracias a las capacidades de esta herramienta, puedes incluir cualquier cosa (tanto palabras como números).

Utilizando la progresión

Si te da pereza arrastrar el contenido de las celdas manualmente, lo mejor es utilizar el método automático. Existe una herramienta especial para ello. Funciona de la siguiente manera.

  1. Resalta cualquier celda con cualquier valor. Utilizaremos la celda con el número «9» como ejemplo.
  2. Haz clic en la pestaña Inicio.
  3. Haz clic en el icono «Rellenar».
  4. Selecciona el elemento «Progresión».
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  1. Así podrás ajustarte:
    • ubicación de llenado (por fila o columna);
    • tipo de progresión (en este caso elegimos la aritmética);
    • paso incremental de nuevos números (la detección automática de pasos puede activarse o desactivarse);
    • valor máximo.



  1. Como ejemplo, en la columna «Valor límite», vamos a especificar el número «15».
  2. Pulsa el botón «OK» para continuar.

  1. El resultado será el siguiente.



Como puedes ver, si especificamos un límite mayor que «15», sobrescribiríamos el contenido de la celda con la palabra «Nueve». El único inconveniente de este método es que los valores pueden desaparecer de tu tabla.

Especificar el rango de inserción

Si tu progresión está fuera de rango y al hacerlo ha sobrescrito otros datos, tendrás que deshacer el resultado de la inserción. Y repite el procedimiento hasta que hayas acertado el número final de la progresión.

Pero hay otra manera. Funciona de la siguiente manera.

  1. Resalta el rango de celdas deseado. La primera celda debe tener un valor inicial para el autorrelleno.
  2. Abre la pestaña de Inicio.
  3. Haz clic en el icono «Rellenar».
  4. Selecciona el elemento «Progresión».



  1. Observa que la configuración de «Ubicación» se especifica automáticamente como «Por columna», ya que hemos resaltado las celdas de esta manera.
  2. Haz clic en el botón OK.



  1. Como resultado, verás el siguiente resultado. La progresión se llena hasta el final y nada está fuera de los límites.



Fecha de autocompletar

Puedes trabajar con la fecha o la hora de forma similar. Sigamos unos sencillos pasos.

  1. Introduzcamos cualquier fecha en cualquier celda.
  2. Resalta cualquier rango arbitrario de celdas.
  3. Abre la pestaña de Inicio.
  4. Haz clic en la herramienta Relleno.
  5. Seleccionamos «Progresión».
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  1. En la ventana que aparece, verás que se ha activado automáticamente el tipo «Fecha». Si no es así, has introducido un número con un formato incorrecto.
  1. Haz clic en «Aceptar» para insertar.



  1. El resultado será el siguiente.



Fórmulas de autocompletar

Además, las fórmulas también se pueden copiar en Excel. El principio de funcionamiento es el siguiente.

  1. Haz clic en cualquier celda vacía.
  2. Introduce la siguiente fórmula (tendrás que corregir la dirección de la celda con el valor original)

[kod]=C2*2[/kod]

  1. Pulsa la tecla [knopka]Entra en[/knopka].



  1. A continuación, tendrás que copiar esta expresión en todas las demás celdas (la forma de hacerlo se ha descrito un poco más arriba).



  1. El resultado será el siguiente.



Diferentes versiones de Excel

Todos los métodos descritos anteriormente se utilizan en las versiones modernas de Excel (2007, 2010, 2013 y 2016). En Excel 2003, la herramienta de progresión está en una sección de menú diferente. Por lo demás, el principio de funcionamiento es exactamente el mismo.

Para configurar las celdas de autorrellenado mediante la progresión, hay que realizar las siguientes operaciones muy sencillas.

  1. Ve a cualquier celda con cualquier valor numérico.
  2. Haz clic en el menú Editar.
  3. Selecciona «Rellenar».
  4. Entonces – «Progresión».



  1. Después verás exactamente la misma ventana que en las versiones modernas.



Conclusión

En este artículo hemos visto varios métodos para autocompletar datos en el editor de Excel. Puedes aplicar la opción que quieras. Si no lo consigues, es posible que estés utilizando un formato de datos incorrecto.

Ten en cuenta que no es necesario que las celdas tengan valores que aumenten continuamente. Puedes utilizar la progresión que quieras. Por ejemplo, 1,5,9,13,17 y así sucesivamente.

Tutorial en vídeo

Si tienes alguna dificultad para utilizar esta herramienta, puedes ver además un vídeo con comentarios detallados sobre los métodos descritos anteriormente para ayudarte.

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