¿Qué es el Libro Mayor?, Estructura ¿Para qué sirve? y más

En este interesante artículo de contabilidad, le enseñaremos todo lo referente al tema Libro Mayor. Su utilidad, importancia, funciones dentro de una empresa, cómo llenarlo y mucho más. No deje de leer este post, seguro sus interrogantes serán respondidas!!

Para términos de contabilidad, el Libro Mayor, sirve para llevar un registro de la contabilidad de una empresa, en cada una de las páginas del mismo, de manera ordenada y fluida. En este importante libro se anotará la informacion de los ingresos y de los egresos de manera diaria y eficiente, bajo un orden riguroso, que se manifiesten dentro de una compañía.

Concepto del libro mayor

Hay libros de diferentes tamaños, de acuerdo a las necesidades de las empresas, pero normalmente son de cinco columnas, distribuidas de la siguiente manera: la primera columna se utiliza para colocar la fecha, en la siguiente colocamos la descripción o el concepto, la tercera columna es para añadir la palabra «DEBE», la cuarta columna  donde se coloca la palabra «HABER» y por último, pero no menos importante, está la última columna donde reflejaremos el «SALDO».

Se denomina Libro Mayor, porque es el principal responsable de tomar las riendas en la contabilidad de una empresa. En él se reflejan todas las cuentas de la misma de manera constante día a día, bajo un estricto orden.

También existen otros libros de interés e importancia en la contabilidad de una empresa, estos son los libros auxiliares, donde se mantiene los datos de cada proveedor de manera individual. Luego a estos se sumarán en una cuenta única de proveedores, en el Libro Mayor, cuyo título dentro de la página será: Proveedores.

De esta manera en base a cada libro auxiliar, se sacarán los datos globales para el Libro Mayor, como: Clientes, bancos, etc.

Estructura del Libro Mayor

Dentro de la estructura del Libro Mayor, se mantienen los datos en base a un período de tiempo específico, que suele ser mensual. Por ejemplo, cuando colocamos la cuenta de Proveedores, en la columna que hemos señalado como «HABER» debe colocarse el total del dinero que se haya facturado en dicho período de tiempo, de todos los proveedores.

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Y en la columna que se haya utilizado para añadir la palabra «DEBE», se deberá colocar el total del dinero que se les haya facturado a todos los proveedores durante el mismo lapso de tiempo. En la columna del «SALDO», se debe colocar el monto total que difiere entre el debe y el haber, en base a los proveedores sin detalles individuales, puesto que los detalles individuales se colocan en los libros auxiliares.

En términos contables, el Libro Mayor no es más que un control de cuentas, que se llevarán por cada página establecida para mantener un orden riguroso. Mediante estos registros de datos dentro del libro contable, se  mantendrán los resultados en base a las fechas de acción de cada uno.

Toda empresa debe llevar de manera obligatoria un Libro Mayor en Contabilidad, que refleje de manera fidedigna los cálculos contables de la misma.

Cuando se van a colocar datos dentro del libro, lo que en contabilidad se denomina «Asientos», estos deben mantener un orden específico de la siguiente manera: se colocan todos los datos en los libros auxiliares, se pasan al libro diario y por último se añaden los datos al Libro Mayor.

LIBRO MAYOR

En base a esto el libro diario es simplemente eso, un libro que lleva el control de las cuentas globales de la empresa, día a día. El libro mayor llevará estas mismas cuentas pero de manera general, en cada página según su correspondencia exacta.

Función del libro mayor

La funcionalidad del libro Mayor no es otra que mantener de manera eficiente el control básico de los movimientos de capital dentro de la empresa de forma individual. En él se refleja un resumen de todos los valores que se efectúen en base a egresos e ingresos, abonos, etc., de las operaciones de comercio y finanzas de una empresa.

Cuando hablamos de inventario, sabemos que su fin es el de llevar de forma eficiente la información referente a los bienes y servicios dentro de la corporativa. En términos generales sobre Contabilidad Financiera, los activos de una empresa se deben colocar en primer lugar dentro del libro y por último los pasivos de la misma.

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Llenado del libro mayor

Cuando utilizamos este libro, solamente llenamos un espacio de manera mensual, por lo que puede ser que en varios años aún se mantenga sin llenarse completamente. En base a sus páginas, se llenará más lento que otros libros. Dentro de su estructura, ya que individualmente varía, puesto que el movimiento de los bancos no, será igual al del capital.

Para utilizar de manera correlativa los libros se debe mantener un orden específico. Cuando ya hay existencia de otros libros, se debe llenar el siguiente manteniendo la página en blanco, con el primer espacio libre, donde se colocará el siguiente enunciado: «VIENE DE LA PÁGINA N DEL LIBRO N».

Antes era obligatorio sellar el libro mayor en Hacienda, antes de empezar a llenarlo y cada vez que se comenzaba otro. Pero en ciudad de México, casi no se utiliza, por este motivo. Ya que la ley de Hacienda no exige actualmente su sellado.

Importancia y finalidad

Al tener que registrar las cuentas es cuando se pasa al llenado del Libro Mayor, en base al montaje de datos numéricos financieramente hablando, según términos contables, donde se especificará cuáles son los activos, los pasivos y el capital base, procediendo a colocarlos en grupo según las diferentes características que posean todos entre sí.

De esta manera se logrará mantener el control total sobre los ingresos y egresos que se puedan suscitar en los puntos verdaderos de la nómina. El Libro Mayor será el responsable de mantener la clasificación correlativa de activos, pasivos, capital total, ingresos y egresos, que se mueven dentro de una corporativa de manera ordenada mensualmente, para tener al día la contabilidad. De la siguiente manera se puede especificar, dentro del libro:

  • Cuentas: en cada espacio se debe especificar la denominación del tipo de cuenta.
  • Código: se colocará el número destinado a cada una de las cuentas, en base al catálogo de cuentas de la compañía, que se saca del Plan Único de Cuentas para comerciantes.
  • Saldo anterior: se colocará el saldo correspondiente a débito o crédito de cada cuenta según esté en el tiempo anterior.
  • Movimiento del mes: en esta columna se debe colocar los movimientos de débito y crédito por mes,  de cada cuenta. Estos datos son en base a los datos globales del libro Diario Columnario.
  • Saldos: en esta columna se deben colocar los saldos de las cuentas, en base a  los datos de las columnas Saldos anteriores y Movimiento, de la siguiente manera: movimientos parecidos se suman, movimientos diferentes se restan.
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Ejemplo: Cuadro de movimiento con saldos

Este tipo de saldo, en base a los activos de la empresa, son normalmente débitos, sin embargo puede suceder que en las entidades financieras como los bancos, que mantienen el saldo como crédito, en situaciones sobregiradas.

Para las otras cuentas de costos y gastos, la denominación será establecida para saldo débito y en cuanto a los pasivos de una empresa, patrimonio e ingresos, serán saldos crédito.

Procedimiento

  • Se deberá colocar el recibo de apertura en la columna Saldos anteriores.
  • Hay que mantener registrados todos los movimientos del mes en las columnas acordes a dicho movimiento.
  • Se deben colocar los saldos actualizados de cada cuenta, colocando también los saldos correspondientes a los meses anteriores.

Cuando ya está terminando el lapso contable, en la columna específica para Movimiento, se deberá añadir el recibo de los ajustes que se hayan realizado, de manera que se obtenga el saldo verdadero de todas las cuentas, el cual será la columna básica para estructurar los movimientos de las finanzas.

Ya al terminar el ciclo de la contabilización, cada comprobante se deberá registrar al cierre del mismo. De manera que en el Libro Mayor, se cierren todas las cuentas Nominales y los recaudos que correspondan al Balance General de la empresa.

Corrección de errores

Cuando por alguna razón se incurriere en algún tipo de error dentro del libro mayor, es necesario corregirlo de la siguiente manera, para evitar sanciones:

Toda la hoja donde se refleje el error deberá ser anulada y cada dato de ésta deberá ser transcrito en el mismo orden a la siguiente hoja. Pero estas anulaciones sí deben estar registradas bajo la firma de un contable.


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