Orden de Compra: ¿Qué es?, Pasos para Elaborarla y más

Una Orden de Compra, es un oficio a través del cual un comprador ejecuta una solicitud de mercancía o insumo a un proveedor o vendedor. En el siguiente post se muestra todo lo que necesitas saber sobre este importante tema como lo es su significado, elementos, importancia, pasos para elaborarla y mucho más.

¿Qué es una Orden de Compra?

Una orden de compra, que también se le identifica con el nombre de “pedido de compra” o igualmente “nota de pedido”, es un oficio o escrito certificado. Por medio del cual una persona que representa a la empresa, que se denomina comprador, hace la solicitud o pedido de una mercadería, artículos o productos al llamado vendedor, que es el proveedor.

En toda organización es de vital importancia los proveedores, porque son las personas que proveen los insumos necesarios o indispensables para la ejecución de las labores o Productividad. Por otra parte, la manera en que normalmente se ejecuta esta acción es trasmitiéndole al vendedor la necesidad de la mercadería. Con lo cual, este elabora la orden de compra en papel o vía online. Teniendo el vendedor el original y el que recibe la mercancía el duplicado.

Siendo importante que en la orden de compra se especifique la mercancía solicitada, cantidad y modelo del producto, costo del mismo. Clase o categoría del pago, el monto referido al envío, así como también la manera en que se llevará a cabo la entrega, es decir, la fecha, forma y condiciones para hacerla efectiva.

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La orden de compra es un documento vital para el comprador, porque a través de este, tiene las características y cantidad de sus insumos a recibir. Al igual que para el vendedor, porque le permite llevar el control, ejecutar el arreglo de la mercancía solicitada y a su vez la factura pertinente. Quedando claro, que en el momento en que el vendedor acepta el documento de la orden de compra verificado por el comprador, se establece un compromiso donde se involucran ambos actuantes.

Proceso para Elaborar una Orden de Compra

Todo el proceso tiene su inicio en establecer las faltas existentes que proporciona la elaboración de una lista, que es un pedido de mercancía. Con esta se busca entre los proveedores, cual puede surtir la necesidad de esa lista de insumos. Al igual como el vendedor puede realizar la orden de compra, tras verificar la solicitud, para que sea revisada y aceptada. El comprador también podría realizarla y enviarla al proveedor.

Lo importante es que el proveedor conserve la original y el comprador la copia del documento. Luego de la aceptación y compromiso de las partes, el proveedor debe arreglar el pedido y cumplir las condiciones de entrega. Si se da el caso, que a última hora, el vendedor no suministre algún producto de la lista, quedaría como pendiente o por ejecutarse la entrega.

Es importante destacar que este oficio es de suma necesidad para el comprador, como para el vendedor, porque permite que se lleve a cabo el control de la salida de mercancía por un lado y entrada de mercancía por otro.

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Elementos que debe tener el Documento

Una orden de compra debe contener los siguientes elementos, los cuales son:

  • Información completa del comprador, contemplando el nombre, dirección del domicilio fiscal, número de identificación fiscal, número de contacto, entre otros.
  • Igualmente debe contener, la información completa del proveedor.
  • Registro del día en que se ejecuta la solicitud del pedido, así como también del lugar. Lo cual permite registrar un control entre el tiempo que transcurre desde la solicitud hasta la entrega.
  • Descripción detallada de los insumos solicitados, aportando el nombre que lo identifica, unidades pedidas, costo, entre otros. En el que, sí se da el caso de que pudiese haber un descuento o algún beneficio se establece en este renglón.
  • Costo total a pagar por la mercancía y costo adicional por el envío, que es el transporte.
  • Forma en que se ejecutará la cancelación del pedido al proveedor.
  • Condiciones que se deben respetar para la entrega de la mercancía.
  • Lugar y fecha de la entrega de los insumos.
  • Firma que respalde el documento.

¿Cuál es su Importancia para la Empresa?

Toda orden de compra es de total importancia, porque es el documento que certifica que se ejecutó una solicitud de mercancía a un proveedor. Otorgando protección para el solicitante, si se da el caso de no cumplir la entrega. Así como también al proveedor, si se presenta que el comprador incumpla su responsabilidad de pago.

Otro campo, es que permite, llevar tanto por el proveedor, como por el comprador, un control total sobre su inventario y manejo de Recursos financieros.

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Proporciona la facilidad de fijar las estrategias de envío así como también de recepción de los insumos. Permitiendo cumplir con los términos y la fecha establecida.

Ejemplo de una Orden de Compra

La siguiente imagen es un ejemplo de lo que es una orden de compra real, en el que sus renglones están debidamente completados.

Ejemplo de una Orden de Compra


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