Libro Diario: ¿Qué es?, Estructura y más

El libro diario, es el que le concede a la empresa u organización llevar el orden y control del asiento contable de cada una de las operaciones financieras ejecutadas. Permitiendo además, ser la información base para el libro mayor y balance general. En este post encontrarás todo lo que debes saber sobre este importante tema, como su estructura, registro de datos y mucho más.

¿Qué es el Libro Diario de Contabilidad?

El libro diario de contabilidad, es aquel en el que se asienta todas y cada una de las operaciones financieras diarias. Que las empresas u organizaciones ejecutan en el transcurso del normal desenvolvimiento de sus funciones.

Cabe destacar que llevar esta relación de asiento diario contable es obligatorio, pero a la vez no, porque no es exigido como tal. Pero sí es sumamente importante, porque a través de su registro se hace posible y facilita el correcto asiento en el libro mayor que ofrecerá además el balance general de la empresa.

El libro diario, es la base de la Contabilidad financiera de la organización y en este se deben registrar todo lo que atañe a los cambios financieros, de ingresos y egresos, Activos y Pasivos, capital inmovilizado, desembolsos por y para los empleados, entre otros.

En el libro diario se anota el asiento contable de la operación, utilizando un orden cronológico, que especifique la “Fecha”, la operación ejecutada y una breve descripción que aporte el entendimiento fácil y concreto.

El “Debe” y el “Haber” en el Libro Diario

El mecanismo usual de registro del libro diario se ejecuta por medio de lo que se llama Partida doble. Lo que significa que el asiento contable constará en su anotación, de un “Debe” y de un “Haber” que deben resultar montos cuadrados (que coincidan), pudiendo contener varias cuentas.

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En el lado izquierdo se anota el “Debe”, mientras que en el lado derecho el “Haber”.

“Debe”

Es el ingreso que registra la organización, bien sea, de dinero o de un bien material. En este se debe anotar el incremento de las partidas concernientes a:

  • Activos
  • Gastos

También se anota el descenso de las partidas concernientes a:

  • Pasivo
  • Patrimonio Neto
  • Ingreso

“Haber”

Se refiere al desembolso por pagos obligatorios, adquisiciones, entre otros. En este se debe anotar el incremento de las partidas referente a:

  • Pasivo
  • Patrimonio Neto
  • Ingreso

Igualmente se anota el descenso de las partidas referente a:

  • Activos
  • Gastos

Cuentas que Intervienen en el Libro Diario

Las cuentas que proporcionan los cambios en la empresa y que además intervienen en el Asiento contable del libro diario son:

Activo

Proviene del “Debe” y aumenta a través de este, mientras que disminuye debido al “Haber”.

Pasivo y Patrimonio Neto

Proviene y se incrementa a través del “Haber” y disminuye por medio del “debe”.

Compras y Gastos

Se desenvuelve de igual modo que los Activos, lo que quiere decir que proviene y aumenta gracias al “Debe” y disminuye debido al “Haber”.

Ventas e Ingresos

Provienen y se incrementan a través del “Haber” y disminuyen por medio del “Debe”.

¿Qué se debe registrar en el Libro Diario de Contabilidad?

En el libro diario de contabilidad se deben registrar todas las operaciones que produzcan una modificación del Análisis financiero de la empresa, es decir, todo lo relacionado a:

  • Los ingresos y egresos que provengan de las compras y ventas de productos.
  • El desembolso con el objetivo de liquidar montos deudores.
  • La obtención de capital inmovilizado que represente para la empresa un mejor servicio y desempeño.
  • El Apalancamiento financiero.
  • Los desembolsos obligatorios y cotidianos que gira en torno a los empleados que laboran en la empresa.
  • Montos de dinero que provengan de ayuda o contribución del Estado u otro ente.
  • Recaudación de los consumidores, entre otros.

¿Cuáles son los Tipos de Asientos Contables que se registran en el Libro Diario?

Los tipos de asientos contables que se registran en el libro diario son los siguientes:

Asiento Contable Simple

En este registro sólo se encuentran o intervienen dos cuentas, es decir, una cuenta referida al “Debe” y la otra es la del “Haber”.

Asiento Contable Compuesto

Esta significa que se encuentran registradas varias cuentas contables. En las que se puede anotar varias cuentas en el “Debe”, o bien, varias en el “Haber”. Igualmente pudiese darse el caso de tener varias de ambas cuentas (Debe y Haber).

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Asiento de Apertura o Saldo Inicial

Este es el asiento contable que proporciona el inicio del año fiscal para la organización o empresa, siempre y cuando se encuentre en la fase de continuidad del ejercicio.

En el asiento de apertura del libro diario, se colocará el saldo de la cuenta perteneciente al cierre fiscal, es decir, el saldo que se obtuvo en la culminación del año anterior. Si la empresa posee varias cuentas, se tendrá que para cada una de ellas se colocará el indicado en el asiento contable de cierre.

Asiento Contable Operativo

El asiento contable operativo que se coloca en el libro diario, se refiere a la anotación de todas y cada uno de los movimientos que la empresa realizó o ejecutó en el transcurso de su ocupación o ejercicio.

Asiento Contable de Ajuste

Se refiere a la sucesión de Ajustes contables que se llegaron a realizar durante el año fiscal y que son reflejados para el momento del cierre del año.

Estos asientos del libro diario se caracterizan por ser aquellos ajustes que la empresa tuvo que realizar de forma aislada y no continua.

La anotación de estos facilita que se puedan realizar los “reajustes” que sean necesarios para el año contable de la empresa, referidas a alguna de las siguientes circunstancias:

  • Modificación del inventario de la organización.
  • Reclasificación de deuda de la empresa.
  • Amortización del patrimonio inmovilizado, que se refiere al valor que se le da al patrimonio que tiene la empresa, entre otras.

Asiento Contable de Regularización de Pérdidas y Ganancias

La anotación de este en el libro diario permite liquidar todas las cuentas que tienen que ver con los ingresos y egresos. Luego de esta regularización es que se tiene el verdadero monto que la empresa dispone por su ocupación.

Para lo cual se hará uso del Balance General, siendo el que establecerá si la organización experimentó una ganancia o si por el contrario tuvo pérdidas.

Asiento Contable de Cierre

El asiento contable de cierre en el libro diario, es el que permite realizar la liquidación de todos y cada uno de los asientos contables ejecutados en la empresa. Tomando en cuenta que aquí no se encuentran los pertenecientes a los ingresos y egresos, ya que los mismos ya fueron liquidados por medio del asiento contable de regularización de pérdidas y ganancias.

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Este es el asiento contable que le proporciona al libro diario, la base de la información para realizar la apertura del nuevo o siguiente año contable de la empresa.

¿Cuál es la Estructura que debe llevar el Libro Diario?

La estructura es lo que ofrece y permite la visualización de los datos asentados y a su vez contenidos en el libro diario. En el que se puedan analizar con facilidad los ingresos y egresos que experimenta la organización durante un lapso de tiempo previsto.

La manera de su composición además establece la diferenciación de las diversas operaciones contables llevadas a cabo. Se presenta en dos formatos que se adaptan a la preferencia de la organización o del usuario que llevará la ejecución del asiento contable, que son el vertical y el horizontal. Teniendo los mismos contenidos o apartados para su llenado.

Renglones en la Estructura del Libro Diario

Para el óptimo manejo de un libro diario es recomendado que contenga los renglones citados a continuación:

  • Nombre o Denominación de la Organización

Se refiere al nombre que posee la empresa, el cual debe ir acompañado de su logo.

  • Fecha de la Transacción

Se refiere a la fecha en que se ejecutó la transacción financiera. Se debe colocar especificando tanto el día, como el mes y el año. Es importante e indispensable que los asientos del libro diario guarden una secuencia cronológica. Lo cual resalta la continuidad, orden y facilidad de búsqueda de alguna transacción en particular.

Recordando que las anotaciones registradas son la base para la contabilidad financiera y posterior balance general de la empresa.

  • Descripción y Nombre de la Cuenta

El asiento contable registrado en el libro diario debe ir acompañado de una breve y precisa descripción, sin detalles. Sólo debe ser concreta y que aporte la información necesaria de identificación de la operación financiera.

Igualmente debe ir acompañada de la identificación de la cuenta que se afecta, tanto si se ingresa como si se debita de la misma.

  • Número de Folio Mayor

Este se refiere a la numeración que se registró en el libro mayor.

  • “Debe” y “Haber”

Estos dos se refieren a los ingresos y egresos que experimentan las cuentas en la transacción financiera.

  • Firma

Este renglón establece la responsabilidad de la persona que ejecutó el asiento contable en el libro diario, ya que la identifica.

Estructura del Libro Diario

Herramientas Comunes Usadas para la Elaboración de un Libro Diario

Las herramientas más usadas para la elaboración de un libro diario, que se adaptan al inicial Presupuesto del inversor son las siguientes:

Excel

Es considerada como la número uno en uso, facilidad y accesibilidad. El usuario tendrá la facilidad de diseñarla y programarla de acuerdo a su necesidad y comodidad.

Debitoor

Plataforma privada que ofrece el servicio de ejecutar diversos registros financieros o contables.

Reviso

Plataforma privada, que otorga la facilidad de obsequiar 14 días de funcionamiento que permitan establecer si finalmente adquirirá el software o no.

Plantillas de Libro Diario Contable

Esta se refiere a que es posible encontrar diversas opciones posicionándose en el buscador Google y colocando las palabras “Plantillas de Libro Diario Contable”, ya que presentará una gama de formatos. Los cuales generalmente se apoyan en el Excel, en las que se precisan las tablas, así como también las ecuaciones para los cálculos.



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