La función «IF» en Excel


La función «IF» en Excel



La función «If» de Excel es una de las más populares de todas las funciones existentes en este editor. Te permite realizar diversas comparaciones mediante expresiones lógicas. Puedes especificar qué hacer en función del resultado de la condición.

El principio es muy sencillo: si la expresión es verdadera, haz esto, si no, haz otra cosa.

Es decir, como resultado de la comprobación de la condición pueden producirse dos acontecimientos:

  • la primera es cuando es verdad;
  • la segunda es si se devuelve la falsedad.

Veamos la sintaxis básica. Cuando se llama a la ventana «Insertar función», a continuación se describe cada opción sugerida.

La ayuda para la función «IF» es la siguiente.



[kod]IF(log_expression;value_if_truth;value_if_false)[/kod]

Cómo insertar una función «IF»

Para ello, sigue los siguientes pasos:

  1. Haz clic en el icono de inserción de la fórmula (Fx).
  2. En el menú que aparece, selecciona «SI».



  1. Aparecerá una ventana en la que deberás especificar los argumentos de la función:
    • una expresión lógica;
    • Valor si es verdadero;
    • si es falso.
  2. Tras introducir los valores en estos campos, se mostrará un resultado preliminar a la derecha de los mismos.
  3. Pulsa el botón OK para insertar.



Ejemplos

Veamos algunas expresiones lógicas diferentes para que te hagas una idea de cómo utilizar esta función.

  1. Haz que la celda «A1» esté activa.
  2. Repite los pasos anteriores para que aparezca la ventana de inserción de «Argumentos».
  3. Introduce el siguiente código en la casilla de la condición.

[kod]C1=»»[/kod]

El significado de esta expresión es: si la celda C1 contiene un espacio en blanco. Es decir, no hay nada en ella.

  1. En el campo de la verdad introducimos lo siguiente.

[kod]»La celda C1 está vacía»[/kod]

Es el texto que saldrá si se cumple esta condición.

  1. En el campo «si es falso», introduce lo siguiente.

[kod]»La celda C1 no está vacía»[/kod]

Veremos este texto si la condición es falsa.

  1. Pulsa el botón OK para insertar nuestra fórmula.



  1. Esto hará que veamos lo siguiente (como la celda está vacía, también lo está el mensaje correspondiente)



  1. Introduce cualquier texto en la celda C.



  1. Después de pulsar el botón [knopka]Entra en[/knopka] verás el siguiente resultado.



Como puedes ver, el editor de Excel ha producido el mensaje que especificamos en caso de un resultado falso de la condición.

Operadores de comparación

A continuación puedes ver una lista de operadores de comparación:

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OperadorValorEjemplo de uso
+Adición5+5
Sustracción o negación5-1 o -3
*Multiplicación5*5
/División5/5
%Porcentaje50%
^Grado5^3

Operadores aritméticos

Y esta es una tabla de operadores aritméticos:

OperadorValorEjemplo de uso
>MásB3>C3
<MenosB3<C3
=Es igual aB3=C3
>=Mayor o igual queB3>=C3
<=Menor o igual queB3<=C3
<>No es igualB3<>C3

Puedes leer más sobre los operadores aritméticos y su prioridad en Excel en la ayuda online de Microsoft.

Algunas condiciones

Si quieres, puedes utilizar un gran número de expresiones lógicas. Funciona exactamente igual. Veamos un ejemplo de una condición más compleja.

Utilizaremos la barra de herramientas para componer la fórmula. Esto es mucho más conveniente que escribir todo en una línea, porque es muy fácil confundirse. Sobre todo al principio, cuando estás aprendiendo.

Para ello, tienes que hacer lo siguiente.

  1. Ve a la pestaña «Fórmulas». Haz clic en el botón «Insertar función».



  1. Esto sustituirá automáticamente todo el contenido de la celda en el «constructor».



  1. Borra todo lo que haya en el campo «Valor_si_falso».



  1. Ahora se escribirá una nueva expresión lógica en esta línea. Así tendremos una nueva condición anidada. Primero, introduce la condición «Si el valor de la celda C1 es mayor que 1000». Para ello, introduce el siguiente código. Asegúrate de poner un punto y coma al final.

[kod]IF(C1>1000;[/kod]

Presta mucha atención a la disposición actual del teclado. Muchas personas se equivocan e introducen la letra C rusa en lugar de la C inglesa. No verás la diferencia visualmente, pero es muy importante para el editor. En este caso, nada funcionará.



  1. Ahora vamos a añadir un mensaje que se mostrará si el número de la celda C1 es mayor que 1000.

[kod]»El número es superior a 1.000″;[/kod]

Todos los valores de texto deben introducirse entre comillas.



  1. Ahora introduce el valor exactamente igual si no se cumple la condición.

[kod]»Número inferior a 1000″)[/kod]

  1. Pulsa el botón OK al final.



  1. Como resultado, vemos un mensaje que indica que el número introducido es mayor que 1000.



  1. Borra el contenido de la celda C. El resultado será el siguiente.



Ahora introduce cualquier número inferior a 1000. Por ejemplo, 500. El resultado será evidente.

Hemos comprobado los tres resultados posibles. Todo funciona perfectamente.

Función de copia en tablas

A veces ocurre que una expresión lógica introducida debe duplicarse en varias líneas. En algunos casos hay mucha duplicación. Esta automatización es mucho más cómoda que la comprobación manual.

Veamos un ejemplo de duplicación en una hoja de cálculo para las primas de vacaciones de los empleados. Para ello, hay que seguir los siguientes pasos.

  1. Crea una tabla adecuada.
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  1. Haz clic en la celda vacía de la primera fila y selecciona «Fx» en el cuadro de entrada.



  1. En la ventana que aparece, selecciona la función «SI» y haz clic en el botón «Aceptar».



  1. Introduce la siguiente condición en el primer campo.

[kod]C6=»M»[/kod]

Así comprobamos si el empleado en cuestión es un hombre.



  1. Si es cierto, introducimos algún número. Por ejemplo, 3000. En caso de que la condición sea falsa, introduce 0. Significa que las chicas no deben recibir una bonificación. Pulsa el botón OK para insertarlo.



  1. A continuación, mueve el cursor a la esquina inferior derecha de la celda. Una vez que el cursor cambie su aspecto a negro más, sin soltar el dedo, tira de él hasta la última línea.



  1. El resultado será el siguiente.



  1. Ahora copia toda la tabla por completo (utilizando la tecla de acceso directo [knopka]Ctrl[/knopka]+[knopka]C[/knopka] и [knopka]Ctrl[/knopka]+[knopka]V[/knopka]). Cambia el título a 8 de marzo.



  1. Ve a la primera celda. Haz clic en el cuadro de entrada de la fórmula.



  1. Cambia la letra «M» por la «G».



  1. Ahora duplica la función hasta el fondo del mismo modo.



  1. El resultado será el siguiente.



Aquí podemos ver que obtenemos exactamente lo contrario. Esto significa que todo funciona correctamente.

Utilizar operadores adicionales

Además de las expresiones aritméticas y las comparaciones, también puedes utilizar los operadores «Y» y «O». Vamos a verlas más de cerca, porque amplían considerablemente las posibilidades de la función «SI».

En primer lugar, crea una tabla con varios campos que puedan utilizarse para comparar filas. En nuestro caso, utilizaremos el campo «Estado del empleado» para comprobar quién debe cobrar y quién no.



Operador Y

Utilizaremos la antigua función en la que comprobamos si el empleado es hombre. Ahora tenemos que hacer los siguientes cambios.

  1. Añade un paréntesis y una «E» al lado en la condición.
  2. La condición anterior será la primera y la segunda irá después del punto y coma.

[kod]=If(AND(C35=»M»;D35=»Main staff»);3000;0)[/kod]



  1. Duplica esta fórmula hasta el final.



  1. Como resultado, vemos que los empleados que no forman parte del núcleo de la plantilla se verán privados de las primas de vacaciones. Aunque sean hombres.



Operador O.

Se puede conseguir el mismo efecto utilizando el operador OR.

Para ello, haz los siguientes cambios en la fórmula:

  1. Cambia la letra «G» por la «M».
  2. Cambia el estado del empleado a «Suplente».
  3. Pon 0 en el campo de verdad y 3000 para un evento falso. Los estamos invirtiendo.



  1. Duplicamos la fórmula hasta la última línea.



  1. El resultado es exactamente el mismo. La cuestión es que los operadores «Y» u «O» son exactamente opuestos entre sí. Por lo tanto, es muy importante especificar correctamente los valores en los campos de verdadero y falso. No te equivoques.
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  1. Puedes cambiar el estado de un empleado a «Personal básico» para comprobarlo.
  2. Inmediatamente después verás que aparece el número 3000 junto a su nombre.



La función SUMMESLY

Seguramente muchos de vosotros habréis hecho cálculos en Excel. Sin embargo, hay ocasiones en las que no quieres que se calculen todas las filas de una tabla, sino sólo algunas de las que corresponden a una determinada condición.

Por ejemplo, tomemos una tabla que contiene varias mercancías, su coste, cantidad y estado. Calcular el importe total no es difícil. Pero, ¿cómo se averigua el número de productos vendidos?



Para ello se utiliza la función «SUMMESLY».

  1. Lo primero que hay que hacer es ir a la celda donde quieres que aparezca el resultado.
  2. A continuación, haz clic en el campo de entrada de la fórmula.



  1. Comienza a introducir el nombre de la función. La ayuda aparecerá automáticamente.



  1. A continuación, utiliza el ratón para seleccionar la última columna. Sus valores se sustituirán automáticamente en la fórmula.



  1. Entonces pon un punto y coma en la fórmula.
  2. Después de eso, añade la palabra «Vendida» entre comillas y vuelve a poner el símbolo «;».



  1. Ahora especifica el campo a contar, también manualmente.



  1. Añade un paréntesis de cierre.



  1. Pulsa el botón. [knopka]Entra en[/knopka]. Esto mostrará el número de artículos vendidos.



La función BATERÍA

Esta función cuenta el número de filas que coinciden con la condición.

No cuenta el valor de las casillas, sino el número de casillas.

Intentemos contar el número de productos que se han vendido. Para ello, introduce el siguiente código.

[kod]=CALCULACIÓN(E2:E7; «Vendida»)[/kod]



El resultado será el siguiente.



Posibles problemas

¿Qué debo hacer si se produce un error? Normalmente se muestran de la siguiente manera.



Para intentar corregirlo, debes hacer lo siguiente.

  1. Haz clic en la casilla para introducir la fórmula.
  2. Fíjate bien: quizá falte un paréntesis, una coma o un punto y coma en alguna parte.
  3. En nuestro caso, la letra G (carácter de texto) no está entre comillas.



  1. Una vez que lo arregles, el error desaparecerá inmediatamente.

Además, el propio editor también puede ayudar en la búsqueda. Sólo tienes que hacer clic en la señal de advertencia que hay junto a la celda. Esto te dará una pista y un enlace a una ayuda en línea para el problema.



Conclusión

En este documento se han estudiado diferentes formas de utilizar la función «IF»:

  • el caso más sencillo;
  • Con varias condiciones;
  • con la aplicación de operadores adicionales;
  • utilizando símbolos aritméticos y otras variantes.

Si de repente te sale algo mal, puede que estés cometiendo un error tipográfico en alguna parte. También un error común que la mayoría de la gente comete es la lógica incorrecta en las condiciones.

Tutorial en vídeo

Si todavía tienes alguna duda, puedes ver el vídeo que aparece a continuación. En él puedes encontrar comentarios adicionales sobre las instrucciones descritas.

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