En este artículo presentamos todo lo que deberías saber sobre el excelente método de negocios llamado Gestión de proyectos. ¿Qué es?, en que consiste, como utilizarlo, cuáles son sus beneficios y mucho más. ¡Continúe leyendo para conocer más acerca de esta interesante disciplina!

Gestión de proyectos en la planificación

¿Qué es la Gestión de proyectos?

La Gestión de proyectos es el método utilizado para evaluar factores que se presentan en la preparación. Como la organización, distribución, el manejo de los recursos, motivación y proyección. Esto con el fin de desarrollar un plan que tenga uno o más objetivos claros. El proyecto es emprender el desarrollo temporal de la producción de algún servicio o producto, este tipo de emprendimientos tienen una etapa inicial y una final, ambas bien definidas.

En muchas de las ocasiones, estos proyectos inicialmente son únicamente teóricos y motivacionales, para luego ser llevados a la práctica. En la mayoría de los casos, suelen estar limitados en cuanto a tiempo, recursos económicos y entregas a realizar. Los mismos, se llevan a cabo con la finalidad de alcanzar o lograr objetivos específicos, fijados en un plazo determinado, y estos darán entrada a cambios positivos y de relevancia que agregaran valor.

La Gestión de proyectos no solo administran, sino que, se encarga de diseñar y direccionar las ideas y capacidades expuestas dentro de cualquier índole, bien pueden ser corporativos, tecnológicos, civiles, científicos, entre otros. Es una estrategia que sirve para llevar a cabo los planes de desarrollo de cualquier proyecto de forma organizada, estableciendo las reglas y controles necesarios para cumplir las metas trazadas en un principio.

¿Cuáles son las etapas de la Gestión de proyectos?

Una de las principales organizaciones más importantes sobre Gestión de proyectos, asegura que existen solamente 5 etapas en la gestión de proyectos. Sabiendo el uso adecuado de las mismas, pueden generar grandes beneficios a la hora de querer comenzar un proyecto.

Evaluar la factibilidad

Es la etapa número uno en cuanto a la ejecución al momento de comenzar un proyecto. Esta tiene la finalidad de estudiar y determinar si la empresa podría recibir algún tipo de beneficio económico o estratégico cuando se finalice el determinado proyecto. Esta etapa, se realiza mediante un software de asesoría y gestión, encargado de analizar el alcance, los departamentos implicados y los métodos utilizados.

Gestión de proyectos en la evaluación

Con la finalidad de determinar de forma comparativa a través de un registro, los potenciales riesgos, el tiempo que tomará y divisar la calidad de la operación y el coste final de la misma. Si los números que arroja el estudio son favorables, entonces se puede proceder a la segunda etapa de la Gestión de proyectos.

Planificación del trabajo

En esta etapa se busca ajustar todos los trabajos previos, también los recursos que son de relevancia para el desarrollo del proyecto. Hay que tener en cuenta que si no se realiza de manera cuidadosa y segura esta etapa, los resultados en cuanto a la organización del mismo, pueden ser catastróficos. No obstante, para evadir los problemas, existen algunos consejos que pueden ser de utilidad a la hora de gestionar un proyecto:

  • Supervisar el estudio del alcance que puede tener el proyecto
  • Analizar la estimación en el esfuerzo, así como también el costo del proyecto y los recursos para el mismo
  •  Tener bien definido el plan de proyecto
  •  Redactar detalladamente en un documento los términos acordados

Ejecución del proyecto

Esta etapa se considera como la primordial, debido a que en la misma, se llevan a la realidad las múltiples ideas, planes, diseños, entre otros. Esto se materializa gracias a los recursos tanto económicos, como materiales y a los diversos procesos por los cuales se debió atravesar previamente. Aquí también se manejan los diferentes ambientes de trabajo, las solicitudes de cambio y el recibimiento de los recursos solicitados.

Seguimiento

El supervisor debe encargarse de comprobar que todos los departamentos incluidos, estén cumpliendo con las siguientes tareas:

  1. El trabajo
  2. La planificación
  3.  La meta de asegurar la calidad en el proyecto

Al terminar con la revisión, se lleva a cabo un seguimiento en los departamentos que están incluidos en el proyecto. Estos, pasan por un control de calidad que cuenta con un registro de incidentes. Posteriormente se realiza un informe con los datos recopilados para luego ser presentado ante los encargados.

Cierre del proyecto

Al momento de finiquitar el proyecto, el mismo debe pasar por un proceso de evaluación, para comprobar que las metas y los requisitos se han cumplido. El proyecto debe cumplir con las expectativas creadas al momento de la planificación. Sin embargo también debe llevarse a cabo una evaluación final para establecer los fallos e inconvenientes generados en el desarrollo del proyecto.

Esto se realiza con la finalidad de mejorar los futuros proyectos, llevando un registro y evitar posibles fallos, para así tomar decisiones con mayor porcentaje de aciertos y terminar con la mayor eficiencia posible. En esta etapa se realiza formalmente el cierre del proyecto en todos los departamentos. Se guarda una copia por seguridad del registro y se hace un estudio en los gatos y resultados finales para ser comparados con la estimación inicial.

¿Qué métodos se utilizan en la Gestión de proyectos?

El método utilizado en la Gestión de proyectos puede variar de pendiendo del mismo, con el fin de optimizar principalmente el tiempo estimado y mejorar el rendimiento laboral. También se busca mejorar otros factores relacionados a los recursos, Control presupuestario y a la calidad. Los métodos son:

De manera secuencial racional

Estos son los que se realizan paso por paso, etapa por etapa. De este modo, solo se puede pasar a la siguiente etapa solo cuando se haya finalizado la anterior. Esta presenta una ventaja que permite manejar de una forma más práctica las diferentes etapas del proyecto. No obstante, presenta dificultades en cuanto al tiempo ya que si se genera algún fallo, habría que comenzar nuevamente desde cero.

Agile

Es caracterizado por poseer una filosofía que presenta una manera distinta de llevar a cabo los proyectos. Esta permite que el proyecto se divida en partes que deben ser finalizadas en un tiempo estipulado que generalmente es de unas pocas semanas y con alto nivel de calidad. Esto genera que las actividades laborales se ejecuten de forma acelerada, aumentando la productividad sin comprometer en ningún momento la calidad.

Gestión de cambio

Este método se enfoca principalmente en la planificación en cuanto al riesgo, para así aprovechar el cambio cuando este se genera. De esta manera se pueden no solo determinar, sino deducir algún posible riesgo externo al alcance del proyecto, y desarrollar tácticas de gestión de cambios notables para progresar hacía el cierre del proyecto.

¿Cuáles son las ventajas de la Gestión de proyectos?

La Gestión de proyectos es sumamente ventajosa a la hora de querer desarrollar y materializar ideas. Esto sumado a la era digital, hace que las empresas quieran aplicar este método sin dudarlo, ya que se pueden plasmar las ideas digitalmente y aventajarse de muchas otras formas. Las principales ventajas son:

  1. Mejora en el rendimiento laboral
  2.  Implementa de una mejor manera el trabajo en equipo
  3. Mejora considerablemente la comunicación en los diferentes departamentos
  4. Administra de mejor manera los recursos
  5. Añade presupuestos según se considere necesario
  6. Hace posible el seguimiento y supervisión del proyecto
  7.  Recopila los datos arrojados al finalizar el proyecto para futuros emprendimientos
  8. Administra notablemente los recursos y el presupuesto
  9.  Arroja datos en tiempo real

¿Cuáles herramientas puedo utilizar en la Gestión de proyectos?

Los proyectos gestionados presentan una variedad de objetivos que consisten en disminuir en lo posible los fallos, entregar a tiempo, elevar notablemente la productividad, entre otros. En la actualidad existen herramientas que ayudan a que se cumplan estos factores, siendo las principales Pert/CPM, Cadena Crítica y Diagrama de Gantt.

 

Pert/CPM

Esta herramienta es de gran utilidad y se puede utilizar al momento de realizar proyectos de dificultad con múltiples actividades. Esto gracias a que funciona para identificar el trabajo interno del proyecto, de que depende y el tiempo que puede llevar la ejecución de dichos trabajos. Con la finalidad de generar datos de probabilidades que estipulen el tiempo total de entrega.

Diagrama de Gantt

Está compuesta por dos líneas principales que poseen todas las labores y actividades. De esta manera se definen las etapas que definirán las eventualidades de relevancia para todos los que se encuentran incluidos en el proyecto. Se está actualizando constantemente, sin embargo, no es muy factible en proyectos moldeables al cambio, ni en los lineamientos sencillos.

Cadena crítica

Es la idónea para la ejecución de proyectos de alta dificultad, debido a que las etapas de control y supervisión son simplificadas por esta herramienta. La misma, identifica actividades fundamentales en el proyecto, para que de esta manera pasen a ser la principal prioridad. Disminuye considerablemente el tiempo para que este se pueda utilizar en distintas zonas del proyecto que pueden ser las más débiles durante el desarrollo.

Importancia de la Gestión de proyectos

Elaborar proyectos sin una buena gestión es una economía irrelevante, Teniendo en cuenta que la gestión de proyectas es algo costosa, en muchos casos, los empresarios piensan que la gestión de proyectos es añadir más carga al presupuesto y lo ven innecesario. Sin embargo, esto permite que el equipo y el cliente permanezcan unidos y en una sola dirección.

A parte de mantener en control el denominado triángulo de hierro en la gestión de proyectos (cumplimiento del plazo estipulado, cumplir con el presupuesto y el alcance), crea lazos entre el equipo de trabajo y el cliente, coloca a todos en el mismo enfoque, divisando el objetivo final para así mantenerse en las vías del éxito. Gracias a que la Gestión de proyectos, crea un sentimiento que va más allá de la entrega y cierre del proyecto.

Gestión de proyectos en los resultados

Ayuda a garantizar el desarrollo y la entrega del proyecto, de una manera eficiente y con mucha calidad. Un proyecto de gestión es importante, ya que asegura que el proyecto se estructure de una manera correcta. No obstante, mientras éste se desarrolla, pueden surgir inconvenientes que tienen que ver con el riesgo o factores como el cambio de la estrategia comercial. Pero un gerente de proyectos estará encargado de hacer que el proyecto se adapte a estos factores.

Importancia en el liderazgo de la Gestión de proyectos

Si no se cuenta con una buena gestión, los involucrados en el proyecto estarían a la deriva y no sabrían identificar el camino correcto al objetivo final. El liderazgo permite que el grupo encuentre la dirección correcta hacía la entrega, optimizando su visión y motivación para sacar lo mejor de dicho equipo.

Concentración y tener el objetivo bien definido

La Gestión de proyectos permite que se asegure una buena ejecución del proyecto. Si la gestión se llevara a cabo por el equipo, estos carecerían de motivación y dirección, los objetivos serían difusos y no estarían seguros de sí mismos. Los gerentes de proyecto, deben proporcionar seguridad para impulsar al equipo, de manera que ejecuten el proyecto de la mejor forma posible.

Se realiza un mejor enfoque fraccionando las tareas para un mejor rendimiento, esto también hace que se mantenga el objetivo claro en todo momento y es lo que diferencia una buena gestión de una mala. Estos pequeños detalles son súper importantes al momento de evaluar la calidad del proyecto cuando se ejecute el mismo.

En la mayoría de los casos, los proyectos deben ser adaptados a los riesgos de materialización. Hay que tener siempre en cuenta que si no se tiene una buena administración ni un buen supervisor, el proyecto podría acabar en menos de lo que se piensa. Pero un buen gerente y una excelente gestión, aseguran que el equipo se mantenga enfocado y con el objetivo claro.

Planificación realista

La Gestión de proyectos es de vital importancia ya que asegura de manera garantizada que el proceso y la entrega cumplan con las expectativas previas al desarrollo. Si no se tiene una buena gestión, la planificación y los tiempos de entrega tienden a ser muy codiciosos, sin tener en mente una visión analítica de proyectos que sean parecidos.

Básicamente esto se refiere a que si el proyecto no es gestionado no cumpliría con el tiempo estimado de entrega, con la calidad ni con el límite del presupuesto. Un buen gerente presenta un desarrollo racional, tomando en cuenta los límites del presupuesto y el tiempo.

Esto permite que todos realicen el trabajo concretamente sin crear expectativas absurdas. Al momento de planificar, el encargado ajusta los planes al cronograma presentado, para que el proyecto se ejecute con la mayor objetividad posible.

Control de calidad

Al momento de querer desarrollar un proyecto hay que tomar en cuenta que esto trae una gran presión que recae sobre todos los involucrados. Las actividades y el plazo pueden ser subestimados, esto hace que el proceso se torne acelerado, teniendo como resultado la disminución considerable en cuanto a la calidad del proyecto.

Por eso, es necesario que la gestión sea dedicada y racional, supervisando cada fase de la ejecución, para que así, se cumpla no solo con el tiempo estipulado y los recursos, sino que también tenga una buena calidad.

Gestión de proyectos en el control de calidad

Manejo de riesgos

El manejo de riesgos es indispensable para que el proyecto se ejecute de manera exitosa. Se puede generar una falta de profesionalismo por parte de los involucrados, haciendo el trabajo sin dedicación para que se pueda terminar mucho más rápido sin tener en cuenta la calidad, esto hace que los riesgos se transformen en problemas de relevancia.

Pero si se tiene una ejecución concreta en base a la planificación, identificación y manejo de riesgo, mejoraría el nivel de calidad y los métodos de trabajo. Velando por la seguridad de los involucrados y teniendo en cuenta las expectativas del cliente.

Tener una supervisión constante 

Muchos piensan que la documentación mientras va evolucionando el proyecto no es necesario. Pero hay que tener en cuenta que con una supervisión constante, el proyecto se mantendrá en el carril correcto, hacía el cumplimiento del objetivo principal. Mientras se cuente con un registro y una documentación adecuada, se podrá identificar si el proyecto no va en el camino correcto y de esta manera, reaccionar a tiempo.

Experiencia

Si el gerente de proyectos posee una buena experiencia, conocerá casi todos los aspectos y factores necesarios para cumplir con un cierre y una buena entrega del proyecto. Podría agilizar el proceso utilizando métodos que son funcionales, basándose en proyectos gestionados con anterioridad y comparando las planificaciones y analizando de una mejor forma el riesgo y la calidad.

Mejora la Satisfacción del cliente para que este, cree expectativas mediante las conversaciones profesionales con los gerentes. También se llevará de una mejor forma la administración de los recursos y las supervisiones acordadas a los diferentes departamentos.

Un gerente sin experiencia previa al proyecto, pueda que gestione el mismo de una forma poco equilibrada, sin una buena administración de los recursos y generando dudas en el equipo, creando inseguridad y malas Relaciones laborales, trayendo como consecuencia, la disminución de motivación y calidad del proyecto.

¿Cómo puedo aprender tanto del éxito como del fracaso en la Gestión de proyectos?

Sin importar la manera en que se gestione el proyecto, siempre será importante la experiencia, ya que puede aprender tanto del éxito como del fracaso. La buena administración acaba con los malos hábitos, es importante que a la hora de entregar el proyecto, éste cumpla con todas las expectativas de todos los involucrados. No obstante, en caso de no ser así, es importante aprender de los errores para que de esta manera no se cometan en futuras ocasiones.

Llevando un registro que debe ser actualizado constantemente de los proyectos, se puede analizar de forma objetiva el desarrollo del mismo, para que se puedan identificar los fallos generados al momento de materializar las ideas. De esta forma se pueden evitar en futuros proyectos, mejorando la planificación y organización del mismo, tratando de que la calidad se mantenga en lo más alto.

A pesar de que los errores siempre puedan estar presentes, hay que tomarlos como experiencia y registrarlos para que así no se vuelvan a repetir al momento de emprender otro proyecto. Utilizando una buena documentación, la gestión en el desarrollo del mismo mejorará considerablemente.