Cómo hacer una lista desplegable en Excel


Cómo hacer una lista desplegable en Excel



Las listas desplegables son un objeto muy práctico que se utiliza en casi todas las aplicaciones. También son muy populares en las páginas web, ya que es mucho más fácil seleccionar los datos que introducirlos manualmente. Este tipo de formularios son especialmente demandados a la hora de registrarse. Pero también se utilizan a menudo en Excel. En este artículo veremos cómo hacer una lista desplegable en el editor de Excel.

Hay varias formas de hacerlo. Vamos a verlos más de cerca. La primera es crear una tabla con una pequeña lista.



La forma más sencilla

Para que los datos de la tabla sean sustituidos, sólo tienes que hacer lo siguiente

  1. Ve a la primera celda vacía después de tu lista.



  1. Haz un clic derecho. A continuación, selecciona el elemento especificado.



  1. Esto hará que aparezca la siguiente lista.



  1. Para navegar por ella, basta con pulsar las teclas de acceso rápido [knopka]Alt[/knopka]+[knopka]↓[/knopka].

Esta combinación puede utilizarse siempre. No es necesario llamar al menú contextual en el futuro.

  1. Entonces sólo puedes utilizar las flechas ([knopka]↓[/knopka] и [knopka]↑[/knopka]). Para introducir el producto deseado (en nuestro caso), basta con pulsar la tecla [knopka]Entra en[/knopka].



Este método también funciona bien cuando la tabla contiene valores repetidos. En este caso, sólo habrá entradas únicas en la lista desplegable.

Ten en cuenta que este método no funciona si seleccionas una celda sobre la que no hay información.

Estándar

En este caso es necesario:

  1. Resalta las celdas deseadas. Ve a la pestaña «Fórmulas». Haz clic en «Nombres distinguidos». Selecciona «Gestor de nombres».



  1. Luego haz clic en «Crear».



  1. A continuación, deberás introducir el nombre deseado (no se pueden utilizar guiones ni espacios). La columna del rango se rellenará automáticamente, ya que las celdas necesarias se seleccionaron al principio. Haz clic en «Aceptar» para guardar.



  1. Luego cierra esta ventana.



  1. Selecciona la celda en la que se expandirá la lista futura. Abre la pestaña Datos. Haz clic en el icono indicado (triángulo). Haz clic en «Comprobar datos».



  1. Haz clic en «Tipo de datos». Hay que poner el valor «Lista».



  1. Esto hará que aparezca el campo «Fuente». Haz clic ahí.



  1. A continuación, selecciona las celdas deseadas. El nombre creado anteriormente será sustituido automáticamente. Haz clic en «Aceptar» para continuar.



  1. Gracias a estas acciones, verás un elemento como éste.



Si activas otra celda, el icono de la lista desplegable desaparecerá. Sólo se muestra cuando esta celda se activa. Así que no te asustes y pienses que todo ha desaparecido.



Cómo activar el modo desarrollador

Para utilizar objetos más avanzados, tienes que usar la pestaña Desarrollador. Está desactivado por defecto. Para activarlo, sigue las siguientes instrucciones.

  1. Haz clic en el menú «Archivo».
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  1. Ve a la sección «Ajustes».



  1. Abre la categoría «Configurar la alimentación». Luego marca la casilla «Desarrollador». Haz clic en «Aceptar» para guardar la información.



Controla

Para crear listas con esta herramienta, haz lo siguiente

  1. Resalta tu tabla de datos. Haz clic en la pestaña Desarrollador. Haz clic en el icono «Insertar». Haz clic en el elemento especificado.



  1. El icono del puntero también cambiará.



  1. Selecciona un rectángulo de algún tipo. Este será el tamaño de tu futuro botón. No tienes que hacerlo demasiado grande. Esto es sólo un ejemplo en nuestro caso.



  1. A continuación, haz clic con el botón derecho en este elemento. A continuación, selecciona «Formatear objeto».



  1. En la ventana «Formatear objeto» debes:
    • Especifica un rango de valores para formar la lista.
    • Selecciona la celda en la que saldrá el resultado.
    • Especifica el número de filas de la lista futura.
    • Pulsa OK para guardar.



  1. Haz clic en este artículo. A continuación, verás las opciones de selección.



  1. Como consecuencia, verás un número. El 1 corresponde a la primera palabra y el 2 a la segunda. Es decir, esta celda sólo mostrará el número de secuencia de la palabra seleccionada.



ActiveX

Para utilizar este elemento, hay que realizar las siguientes operaciones.

  1. Ve a la pestaña «Desarrollador». Haz clic en el icono «Insertar». Esta vez, selecciona una herramienta diferente. Es exactamente igual, pero está en un grupo diferente.



  1. Ten en cuenta que tendrás activado el modo constructor. Aparte de eso, la apariencia del puntero cambiará.



  1. Haz clic en algún sitio. En este punto aparecerá una lista desplegable. Si quieres ampliarlo, sólo tienes que tirar de los bordes para hacerlo.



  1. Haz clic en el icono indicado.



  1. Esto hará que aparezca la ventana «Propiedades» en la parte derecha de la pantalla, donde puedes cambiar varios ajustes del elemento seleccionado.

Los valores y las propiedades cambiarán en función del elemento que esté activo en ese momento. Aquí podrás cambiarlo todo, incluso el tipo de letra.

  1. En el campo «ListFilRange», especifica el rango de celdas que contienen tus datos para la futura lista. Los datos deben rellenarse con mucho cuidado. Basta con especificar una letra incorrecta y verás un error.



  1. A continuación tienes que hacer clic con el botón derecho del ratón sobre el elemento creado. Selecciona el «objeto Combobox». A continuación, selecciona «Editar».



  1. Con estas acciones verás que el aspecto del objeto ha cambiado. Ya no podrás cambiar su tamaño.



  1. Ahora puedes seleccionar con seguridad algo de esta lista.



  1. Para terminar, debes desactivar el «Modo Diseñador». El libro adoptará entonces su aspecto estándar.



  1. También debes cerrar la ventana de propiedades.
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Eliminar los objetos ActiveX es bastante fácil.

  1. Ve a la pestaña Desarrollador.
  2. Activa el «Modo Diseñador».



  1. Haz clic en este objeto.



  1. Pulsa la tecla de acceso directo [knopka]Borrar[/knopka].
  2. Y de repente desaparecerá.



Listas relacionadas

Para crear listas de dos niveles, tienes que realizar algunas operaciones sencillas:

  1. Crea alguna tabla similar. La condición principal es que tienes que añadir algunas opciones adicionales para cada elemento.



  1. A continuación, resalta la primera línea. No toda la línea, sólo las posibles opciones. Haz clic con el botón derecho del ratón en el menú contextual. Selecciona la opción «Asignar nombre…».



  1. Introduce el nombre deseado y guarda la configuración. El rango de celdas se insertará automáticamente porque has preseleccionado las celdas deseadas.



  1. Repite los mismos pasos para las filas restantes. Selecciona cualquier celda en la que se encuentre la futura lista de productos. Abre la pestaña «Datos» y haz clic en la herramienta «Comprobar datos».



  1. En esta ventana debes seleccionar el elemento «Lista».



  1. A continuación, haz clic en el campo «Fuente» y selecciona el rango de celdas deseado.



  1. Utiliza el botón OK para guardar.



  1. Selecciona la segunda celda donde se creará la lista dinámica. Cambia a la pestaña Datos y repite los mismos pasos.



En la columna «Tipo de datos», introduce de nuevo «Lista». Introduce la siguiente fórmula en el campo fuente.

[kod]=DWSSL(B11)[/kod]

Como argumento, especifica la referencia a la celda en la que tenemos cargado un surtido de productos. Puedes leer más sobre ello en el sitio web de Microsoft.

  1. Asegúrate de guardar los cambios que hagas.



Después de hacer clic en «Aceptar», verás un error en la fuente de datos. No hay nada de qué preocuparse. Haz clic en «Sí».

El caso es que no tenemos nada seleccionado en la casilla «Bienes». En cuanto haya una palabra, se cargará automáticamente la lista deseada.



  1. Selecciona algo de los elementos sugeridos.



  1. Sólo entonces verás que las opciones del elemento correspondiente aparecen en la segunda celda.



  1. Intenta especificar algo más de tu rango. Y verás que la lista cambiará inmediatamente. Esto es muy útil, porque las situaciones en las que el segundo «menú» depende del primero son muy comunes.



Listas relacionadas con la búsqueda

En el método anterior, tenías que crear «nombres» adicionales para cada elemento. Pero puedes hacerlo de otra manera. Imagina que tienes una gran cantidad de datos en una hoja. Además, esta información puede modificarse, añadirse o eliminarse. ¿Qué hacer en este caso? Es una muy mala idea reconfigurar manualmente todo cada vez.

En situaciones como ésta, debes utilizar la construcción de listas desplegables dinámicas. Esto se hace de la siguiente manera.

  1. Crea una tabla con el siguiente aspecto. En el lado derecho hemos especificado entradas únicas en la primera columna. En nuestro caso son las ciudades.
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  1. Selecciona cualquier celda. Pasa a la pestaña Datos y haz clic en la herramienta Comprobación de Datos.



  1. Selecciona el tipo de datos deseado. En la fuente, especifica el rango deseado. Guarda con el botón OK.



  1. Haz clic en otra celda y repite los pasos descritos anteriormente para que aparezca la misma ventana.



  1. Especifica exactamente el mismo tipo de datos, pero esta vez especifica la siguiente fórmula en la fuente.

[kod]=PROGRAMA($B$1;FINDPOZ($F$6;$B:$B;0)-1;1;COUNTSLICE($B:$B;$F$6);1)[/kod]

Después de guardar, aparecerá un error indicando que la fuente está vacía. Pulsa el botón «Sí».



  1. Selecciona algo de las opciones ofrecidas.



  1. A continuación, comprueba que en la segunda celda aparecen exactamente las entradas que corresponden a la ciudad seleccionada.



  1. Prueba a seleccionar una ciudad diferente: la lista cambiará automáticamente.



Este método es conveniente cuando hay una gran cantidad de información en una tabla. Puede colocarse de forma caótica en lugar de secuencial, como en nuestro ejemplo.

Lo más importante es que los valores de la primera columna se escriban de la misma manera. Basta con cometer una sola errata, y esta fila no entrará en la segunda celda, porque se produce una búsqueda literal de valores.

Multiselect

Para hacer una doble selección, debes hacer lo siguiente

  1. Haz clic con el botón derecho del ratón en el nombre de la hoja en la que se encuentra la tabla y la futura lista desplegable.



  1. Selecciona «Ver código» en el menú contextual.



  1. En la ventana que aparece, introduce el siguiente código.

Private Sub Hoja de cálculo_Cambio(ByVal Target As Range)

En caso de error reanudar siguiente

Si no es Intersect(Objetivo, Rango(«B11»)) No es nada y Target.Cells.Count = 1 Entonces

Aplicación.ActivarEventos = Falso

NuevaPalabraSeleccionada = Objetivo

Aplicación.Deshacer

BeforeWord = Objetivo

If Len(BeforeWord) <> 0 And BeforeWord <> NewSelectWord Then

Objetivo = Objetivo & «,» & NewSelectWord

Si no

Objetivo = NuevaPalabraSeleccionada

Finalizar si

If Len(NewSelectWord) = 0 Then Target.ClearContents

Aplicación.HabilitarEventos = Verdadero

Finalizar si

Fin de la sub.



  1. Luego vuelve al libro y selecciona algo.



  1. Repite esta acción una vez más.



  1. Gracias a este código, ahora es posible seleccionar varios valores. Todos los métodos anteriores no lo permitían, ya que siempre se sobrescribía la palabra previamente seleccionada.



  1. Para borrar esta celda, utiliza la tecla [knopka]Borrar[/knopka].



En todos los demás casos, los valores sólo se acumulan.

Conclusión

En este artículo hemos visto todo tipo de formas de crear listas desplegables en el editor de Excel. Si no lo consigues, puede que estés utilizando la tabla equivocada. De nuevo, fíjate bien en las fórmulas que utilizas, ya que puede haber errores tipográficos. También es muy importante comprobar que las referencias de las celdas son correctas. Si no tienes la pestaña Desarrollador, entonces no la has activado correctamente, o has pasado por alto este punto.

Tutorial en vídeo

A algunos usuarios les resulta mucho más fácil absorber la información con un vídeo. Para ellos hemos preparado un vídeo especial que describe todos los métodos mencionados anteriormente.

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