¿Cómo compartir un archivo de Excel en red para varios usuarios? En la actualidad se esta desarrollando diferentes labores y trabajos a distancia, las razones por las cuales se hace este tipo de acciones son variadas, pero la idea es básicamente la misma, tartar de que los colaboradores en una determinada tarea tengan el mismo acceso a la información.

Es importante señalar que al momento en que se lleva a cabo este tipo de interacción se van a tener alternativas al momento del envío o de compartir la información de los libros de Excel. Esto dependerá de lo que se desee hacer exactamente o en su defecto el acceso que se le requiera dar a los colaboradores.

Las opciones

Al momento en que se comparte la información o un libro de Excel con otros usuarios se tendrán, como ya se indicó dos opciones, estas son:

  • Las de compartir la información solo para ser leída por las demás personas.
  • La de permitir la edición y realización de cambios en la información compartida.

Solo lectura

En el caso de que se requiera compartir la información solo para lectura, se deberá hacer lo siguiente:

  • Ingresa en el archivo de Excel a compartir.
  • Selecciona la opción compartir.
  • Se desplegarán una lista de permisos, selecciona la opción que solo les permite la lectura del documento.
  • Pulsa la alternativa de aceptar.
  • Añade los contactos a los cuales deseas permitirles la lectura de la información.
  • De ser requerido podrás escribir un mensaje para estas personas.
  • Posteriormente presiona la opción de enviar.

Los permisos para los cambios

En el caso de que se desee permitir la edición del archivo compartido es necesario que se haga los siguiente:

  • Ingresa en el archivo de Excel a compartir.
  • Selecciona la opción compartir.
  • Se desplegarán una lista de permisos, selecciona la opción que les permite la edición del documento.
  • Pulsa la alternativa de aceptar.
  • Añade los contactos a los cuales deseas permitirles la lectura de la información.
  • De ser requerido podrás escribir un mensaje para estas personas.
  • Posteriormente presiona la opción de enviar.
  • Recuerde que también tendrá la alternativa de copiar vínculo, lo que le dará acceso al archivo a través de un vínculo.

Trabajo en equipo

Para las personas que desean que se haga una colaboración en un mismo libro es posible hacerlo a través de la opción de Coautoría de un libro, esto le permitirá trabajar de forma paralela con otras personas en el mismo archivo de Excel, lo que le dará el beneficio de trabajo en tiempo real.

La manera de hacer es usar la alternativa de Excel web, simplemente deberá entrar en el apartado de compartir, se podrá visualizar a las personas que estén realizando algún cambio en el archivo, ademas de que le permitirá ver en que sección del archivo esta trabajando cada usuario, estas celdas se resaltaran en colores.

Para agregar comentarios en celdas determinadas solo se debe:

  • Seleccionar la celda en cuestión.
  • Presione sobre la opción revisar.
  • Presione luego en comentarios.
  • Luego en nuevo comentario.
  • Una vez escrito el comentario presione Ctrl+ Enter.