El balance general de una empresa sirve para analizar el comportamiento financiero que esta ha tenido durante un período determinado. Está compuesto por las distintas cuentas donde se refleja la información sobre lo que posee una empresa, lo que adeuda y el patrimonio neto. Es uno de los muchos instrumentos financieros que se utilizan para determinar la situación real del una organización.

balance general de una empresa

¿Qué es el balance general?

Para definirlo de modo más detallado hay que destacar que el balance general de una empresa puede ser visto como una radiografía de su situación financiera durante un período específico. Por lo general este informe se elabora al finalizar el ejercicio fiscal. Aunque es recomendable, para el seguimiento de la empresa, realizarlo de forma mensual, trimestral o semestral. Quizás puedes encontrar interesante conocer el siguiente artículo sobre cómo realizar una solicitud de trabajo.

Dentro del balance general deben estar presente absolutamente todas las cuentas que forman parte de la actividad financiera de la organización. Los activos, todo lo que posee la empresa; los pasivos, las deudas que poseen en ese período específico y finalmente el patrimonio que se consigue de la diferencia entre el activo y el pasivo.

La información que contiene el balance general de una empresa es válida para el período especifico de tiempo que se refleja en él, ya que cada día que pasa esta información cambia. Resulta de mucha utilidad para que los accionistas puedan determinar si la empresa está funcionando correctamente.

La mejor manera de conocer la salud financiera de una organización es por medio de un balance general, con este podrás conocer su los recursos se han administrado eficientemente y conocer los resultados obtenidos.

Características del balance general

Una forma sencilla de conocer toda la información relacionada con el balance general de una empresa es por medio de sus características propias, estas son:

  • Representa una captura temporal el comportamiento financiero de una empresa.
  • Es una forma de conocer los resultados relacionados con la toma de decisiones dentro de la empresa.
  • Presenta de forma organizada la composición financiera de la organización, en: activos, pasivos y patrimonio.
  • Puede entenderse como un estado financiero a largo plazo, de acuerdo a los intereses de la empresa.

Tipos de balance general de una empresa

Existen una gran variedad de tipos de balances generales, cada tipología refleja un conjunto de características comunes bajo las cuales se agrupan.

Objetivo

De acuerdo con la finalidad que persiga el balance general, se pueden clasificar en varios tipos. A saber:

Comparativo

Es el más común dentro de los análisis financieros, ya que se utiliza para evaluar y comparar el comportamiento de la empresa en relación a períodos anteriores. De esta forma se puede determinar el su desempeño histórico.

Consolidado

Este tipo de balances resultan bastante complejos y amplios, ya que incluyen toda la información detallada de un grupo financiero, esto se refiere a la empresa y todas las subsidiarias que pueda tener. Dentro de este tipo de reportes todas las unidades se consideran parte de un todo.

Estimativo

Como su nombre lo indica se elabora con información preliminar, por esta razón está sujeto a cambios y modificaciones en el transcurso del tiempo.

Proforma

Se presenta partiendo de cifras financieras estimadas a futuro, con la finalidad de prever o anticiparse a una determinada situación.

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Tiempo del balance

De acuerdo con el momento en que es elaborado y presentado el balance se categorizan de la siguiente forma:

Apertura

Es el balance que se realiza luego que la empresa es registrada. De esta forma se obtiene la visión inicial del estado financiero. Con seguridad encontrarás de mucha utilidad el siguiente artículo que trata sobre cómo crear una empresa.

Actual

Se realiza en un período especifico para determinar la situación actual de la empresa. Puede presentarse de forma mensual, trimestral, semestral y anual. Todo dependerá de la información que necesiten obtener los propietarios o accionistas.

Renovado

Se implementa comúnmente para anticipar una posible situación de quiebra. Con este balance es posible conocer el estado de solvencia real de la empresa.

Liquidación

Debe ser presentado al momento de realizar la liquidación de la empresa.

Unificando

El balance se realiza con la finalidad de determinar la situación financiera de una fusión de varias empresas bajo una sola entidad jurídica.

Dividiendo

Al contrario que el anterior, en este caso se debe realizar cuando ocurre una división de empresas o cuando se asignan a una de mayor estructura.

Presentación de la información

En este tipo de balances se toma en consideración el comportamiento de los indicadores que se van a incluir. Existen dos tipos:

Estático

Es el balance general que se realiza normalmente en las empresas. Se presentan los indicadores vigentes en un período especifico de tiempo.

Dinámico

En estos balances los indicadores se encuentran en movimiento. Pueden ser de cambio de saldo o de rotación de ajedrez.

Fuentes de información

Los tipos de balance en esta categoría dependen del origen de sus datos.

Inventario

Deben realizar luego de realizar un inventario en determinada propiedad o un pasivo.

Libro

Es el balance promedio, debe reflejar los datos reales en el momento especifico de su elaboración.

General

Es un tipo de balance final, donde se colocan los datos reales producto de un inventario realizado.

Cantidad de información

Para determinar estos tipos de balances se debe tomar en consideración la cantidad de información que ellos contienen, de tal forma que se clasifican en:

Unidad

se reflejan los valores correspondientes a una sola empresa.

Resumen

Pueden presentar un conjunto de datos relacionados con algunas empresas.

Consolidado

Se muestran los indicadores de empresas separadas legalmente, pero que mantienen relaciones comerciales activas.

Método de limpieza

Se consiguen dos tipos de balances de acuerdo con el método de limpieza empleado.

Bruto

En este se presentan elementos regulados por medio de algunos indicadores, como depreciación, reservas, margen de beneficio, entre otros.

Red

En este balance no se permite la inclusión de ningún tipo de indicador de regulación.

¿Cómo está compuesto el balance general de una empresa?

Como se mencionó anteriormente el balance general de una empresa contiene toda su información financiera, esto se presenta por medio de los activos, pasivos y el patrimonio. La información se presenta de una forma estructura y distribuida para que sea fácil de analizar y comprender la situación real de la organización.

Activos

Los activos de una empresa reflejan absolutamente todo lo que posee con valor y deben estar presentados en orden de liquidez, de mayor a menor. Además se clasifican de la siguiente manera:

Circulantes

Representan los activos como derechos, bienes o créditos que pueden transformarse en efectivo en un corto plazo. Los más comunes son:

  • Caja.
  • Banco.
  • Cuentas por cobrar.
  • Inventarios.

A su vez las cuentas relacionadas con los activos circulantes se dividen en:

  • Disponible: se encuentran a disposición inmediata para ser utilizados por los propietarios o accionistas.
  • Exigible: son activos de corto plazo que requieren una labor de cobranza para que puedan ser utilizados. El plazo de pago se  encuentra previamente definido.
  • Realizable: son aquellas cuentas que deben ser transformadas por medio del proceso productivo para recuperar la inversión realizada.

Fijos

A diferencia de los activos circulantes, los fijos no se convierten fácilmente en efectivo. Son igualmente propiedades tangibles o intangibles que son fundamentales para la operatividad de la organización. Se presentan comúnmente:

  • Maquinaria y equipo.
  • Edificios, terrenos.

Diferidos

A efectos prácticos no son activos realmente, sin embargo se colocan en esta categoría. Son todos los gastos y costos que no se ejecutan de forma inmediata, sino que han sido pospuestos para ser efectuados en un futuro. Los principales ejemplos son:

  • Seguros pagados anticipadamente.
  • Arrendamientos anticipados.
  • Intereses de obligaciones descontados previamente.

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Pasivos

Se refiere a todos los compromisos que posee la empresa, esto incluye deudas a terceros, bancos, proveedores, reembolsos, etc. Se presentan de acuerdo con el plazo de vencimiento, es decir, de acuerdo con el nivel de exigibilidad. Se dividen a su vez en:

Circulante

Se presentan todas las deudas o compromisos que tiene una empresa y que deben ser cancelados en un plazo menor a un año. Lo ideal es que se mantengan con una rotación constante, estas cuentas son:

  • Obligaciones bancarias.
  • Cuentas por pagar a proveedores.
  • Anticipos de clientes.
  • Cuentas por pagar a acreedores.
  • Impuestos por pagar.

Largo plazo

Como su nombre lo indica, refleja todas las deudas que deben ser canceladas en un período de tiempo mayor a un año. Las más comunes son:

  • Créditos bancarios.
  • Documentos por pagar.

Diferido

Al igual que sucede con los activos diferidos, estas deudas han sido pospuestas para ser honradas en ciclos fiscales futuros, distintos al reflejado en el balance general. Algunos ejemplos:

  • Ingresos recibidos por anticipado.
  • Reembolsos de ingreso anticipado.

Capital o patrimonio

Se encuentra reflejado por todo lo que han invertido directamente los socios o propietarios de una empresa para el funcionamiento del negocio. Cuando sumas los pasivos más el patrimonio, el resultado debe ser el total de activos.

Objetivos del balance general de una empresa

Es muy importante que conozcas la importancia y finalidad que tiene el balance general de una empresa para el análisis y conocimiento de su situación financiera. Con este informe se pretende apoyar a los propietarios y accionistas en la toma de decisiones inteligentes. La información que contiene y que refleja en el documento son:

  • Valor y naturaleza de los activos.
  • Naturaleza y alcance las obligaciones.
  • Capacidad del capital.
  • Solvencia.
  • Situación real del fondo de efectivo, bancos o inversiones.
  • Estado del flujo de caja.
  • Inventario.
  • Monto de ventas a crédito.
  • Procesos de cobranza.
  • Deudas contraídas.

Con toda esta información es posible presentar un análisis integral de la situación financiera de la empresa que faciliten la toma de decisiones en áreas claves. Por esta razón el balance general debe responder de manera clara y valerse de los registros financieros del plazo de tiempo establecido para su elaboración. Tal vez estas interesado en conocer un poco sobre los derechos laborales.

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¿Cómo hacer el balance general de una empresa?

Para lograr la emisión de un balance general que refleje la situación real de la empresa es importante llevar a cabo el procedimiento que se presenta a continuación, al cumplir cada uno de los pasos se garantiza que el resultado será el deseado y además representará la situación actual de la organización.

Registro de activos

A continuación se explica como debes realizar la carga detallada de las distintas cuentas relacionadas con los activos de la empresa.

  • Reúne y registra todos los activos corrientes: debes presentar dentro del balance las cuentas detalladas que corresponden a los activos circulantes, estos son:
    • Caja: es el dinero en efectivo y los cheques que aún no han sido consignados.
    • Cuentas bancarias: representa todo el dinero de la empresa que se encuentra disponible en los bancos.
    • Cuentas por cobrar: en estos registros se muestran los montos pendientes de recaudar por concepto de ventas a crédito, letras de cambio, préstamos de corto plazo a empleados, socios o cualquier tercero.
    • Inventarios: es un resumen detallado de la materia prima almacenada, que refleje cantidad y costo de la misma, además deben incluirse productos en elaboración, terminados y la mercancia lista para la venta.
  • Registra los activos fijos: de igual manera debes colocar las cuentas correspondientes a los activos que no presentan cambios constantes, ya que forman parte de los activos propios de la empresa. El costo de los activos se determina en relación a su precio en el mercado al momento de realizar el balance general de una empresa. Los más comunes son:
    • Maquinaria y equipos.
    • Transporte.
    • Mobiliario.
    • Equipo de cómputo.
    • Inmuebles.
    • Terrenos.
  • Otros activos: cualquier tipo de activo que no pueda ser descrito como circulante o fijo, deberá ser registrado en este ítem. Por ejemplo:
    • Gastos cancelados anticipadamente.
    • Patentes.
  • Totaliza los activos: luego que has ubicado y registrado cada cuenta asociada, deben totalizarse de forma individual y luego general. De esta forma consigues el total de activos de la empresa.

Registro de pasivos

Debes identificar y registrar cada cuenta relacionada con los distintos tipos de pasivos, de esta forma podrás conocer el total de deudas que posee la empresa.

  • Registro de los pasivos corrientes: ubica donde corresponda las cuentas asociadas con las deudas que deben ser cubiertas en un plazo menor de un año. Entre las que destacan:
    • Deudas con banco: son los créditos que haya solicitado la empresa ante alguna entidad financiera.
    • Obligaciones con proveedores: pagos pendientes por cancelar ante los proveedores.
    • Anticipos de clientes: son los abonos que se hayan recibido por concepto de algún trabajo que aún no se encuentre terminado.
    • Sobregiros: el monto correspondiente para la fecha de elaboración del balance.
    • Cuentas por pagar: todas las deudas que están pendientes por cancelar.
    • Impuestos por pagar: reflejan las obligaciones tributarias que deben cancelarse en un corto plazo.
    • Prestaciones y cesantías: es la suma de los montos adeudados a sus empleados por estos conceptos.
  • Registra los pasivos fijos: estos deben reflejar todas las cuentas cuya fecha de cancelación supera un año. Por ejemplo:
    • Créditos bancarios: solo cuando sean a mediano o largo plazo, de lo contrario se ubica como pasivo corriente.
    • Deudas por maquinaria: deben considerarse aquellos compromisos con concesionarios o proveedores de maquinarias utilizados en el funcionamiento de la empresa.
    • Documentos por pagar: cualquier instrumento crediticio de mediano o largo plazo.
  • Otros pasivos: abarcan las cuentas que no puedan ser incluidas en los pasivos antes descritos. Por ejemplo arrendamiento anticipado.
  • Totalizar los pasivos: debes realizar la suma de los totales de los pasivos antes mencionados para poder obtener el gran total de la deuda que tiene la empresa.

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Registro de patrimonio

Es lo que pertenece a los propietarios o accionistas en el momento en que es realizado el balance general. El patrimonio se compone de los siguientes elementos:

  • Capital: es el monto inicial con el cual se pone en funcionamiento la empresa, o algún proyecto en particular.
  • Utilidades retenidas: son todas las ganancias que los accionistas han reinvertido en la empresa, es decir, que no han llegado a salir como tal de sus cuentas.
  • Utilidades del período anterior: hace referencia a las ganancias percibidas por empresa en el ciclo fiscal anterior al que corresponde la declaración del balance general.
  • Reserva legal: debe reflejar el monto que por ley debe mantenerse en resguardo para hacer frente cualquier eventualidad.

Recursos para soportar el capital

Cuando tienes el total de los pasivos y el capital, estos deben sumarse para determinar los recursos que la empresa tiene a disposición para soportar el patrimonio.

Ecuación de balance

De acuerdo con el principio para lograr la verificación y el balance se deben tomar en cuenta las siguientes formulas:

  • Activo= Pasivo + Capital
  • Activo – Pasivo = Patrimonio

Cuando el balance general concuerda con estos valores se habla de un estado financiero equilibrado, cuando el pasivo supera el activo es una señal que indica que la salud financiera de la empresa esta mal y cuando esta diferencia es muy alta se estaría hablando de quiebra. En el siguiente artículo conocerás todo lo necesario para crear firmas digitales.

Un dato muy importante es que toda la información presentada de forma individual o general debe corresponde una vez que se realicen auditorias o análisis cruzados.

Partes del balance general de una empresa

En términos generales todo balance general cuenta con tres partes principales en su estructura, encabezado, cuerpo y pie. A continuación se explica cada una:

  • Encabezado: debe contener los datos informativos sobre la empresa, el tipo de balance que se presenta, el período y cualquier otra información que se considere necesaria para quien lo vaya a recibir.
  • Cuerpo: es donde se presentan todas las cuentas y movimientos financieros de la organización, el activo, pasivo y capital. La información debe ser detallada y explicita en todos sus elementos.
  • Pie: es donde se ubican las firmas y los datos personales de quienes elaboraron y avalan el balance general de la empresa. Además, en caso de ser necesario se ubican las notas.

¿Cómo se presenta un balance general?

De acuerdo con el lector y la finalidad que tenga el balance general de una empresa, es posible presentarlo de dos formas:

  • Reporte: se realiza en una hoja donde se colocan de manera ordenada las cuentas para que se pueda observar los totales de los activos, pasivos y capital.
  • Cuenta: debe ser elaborado en dos páginas, en la izquierda se colocan todos los activos y en la derecha los pasivos y el patrimonio contable.

Emitir el balance general de una empresa a través de software contable

El balance general de una empresa se constituye como un instrumento de suma importancia para determinar el estado de salud financiera que pueda tener en determinado período de tiempo. Por esta razón, en la actualidad es posible realizarlos haciendo uso de aplicaciones y software especialmente diseñados para manejar los distintos procesos contables.

En términos generales, el proceso para elaborar un balance es común para los distintos tipos de aplicaciones y se resumen en los siguientes pasos:

  • Lo primero que debes realizar es escoger el tipo de balance que deseas generar.
  • Especifica el período de tiempo que se incluirá para el balance general. De esta forma será más fácil analizar el comportamiento financiero de la empresa.
  • Con esos sencillos pasos ya podrás tener acceso al balance general e incluso descargarlo en el formato más conveniente para su estudio y revisión.

Beneficios

Cuando haces uso de un software contable para emitir los balances generales cuentas con un conjunto de beneficios más allá de la facilidad en la generación del mismo. Estos son:

Agilización: cuando elaboras un balance general de forma manual, éste requiere la inversión de tiempo y esfuerzo aún cuando lo hagas con el apoyo de hojas de calculo. Con un software contable solo precisas completar unos sencillos pasos y listo.

Efectividad: con el uso de las herramientas tecnológicas se reducen los errores que pueden producirse al realizar este tipo de cálculos complejos manualmente. Si bien es cierto que igual existe la posibilidad de errores estos son más fáciles de detectarlos.

Interpretación y toma de acción: la información que contienen los balances generales son fundamentales para comprender la situación financiera de la empresa y facilitar la toma de decisiones de sus propietarios y accionistas. Actualmente los software modernos de contabilidad incluso brindan la posibilidad de realizar conexiones con aplicaciones de mercado, facturación electrónica y remuneración.

Análisis del balance general de una empresa

Normalmente para realizar un análisis financiero por medio del balance general es preciso contar con otros balances que permitan llevar a cabo la respectiva comparación aunque, dependiendo de la información que se requiera pudiera no se necesario.

Con el análisis del balance general es posible que determines los siguientes aspectos:

  • Capacidad de pago de la empresa.
  • Nivel de endeudamiento.
  • Capitalización.
  • Patrimonio.
  • Equilibrio financiero.
  • Manejo de inversiones.

Antes de realizar cualquier tipo de análisis financiero tener presente los siguientes elementos, que sin duda influirán en el resultado final del análisis:

  • Confiabilidad de los datos que contiene el balance.
  • Tipo de valoración empleado en las cuentas de los activos fijos.
  • Las cuentas patrimoniales, su composición y calidad.
  • Impacto inflacionario en el comportamiento financiero.
  • Aspectos contables del país donde se encuentra la empresa.
  • Conocer si el análisis debe ser consolidado. Solo en el caso de grupos de empresas.
  • Aportar la mayor cantidad de información precisa sobre el funcionamiento empresarial.
  • Establecer la relación con los datos sectoriales.
  • Contar con estados contables intermedios, que servirá como fuente de verificación.
  • Dimensiones de la empresa, tanto física, comercial y operativa.
  • Ubicación de geográfica de la empresa.

Métodos de análisis

Los métodos de análisis financiero se emplean con al finalidad de facilitar y simplificar la comprensión de los datos descriptivos que conforman el balance general de una empresa. La forma mas sencilla de interpretar los datos financieros de una empresa es por medio de la comparación contra otros balances.

Se emplean principalmente dos tipos de análisis:

Análisis vertical

En este tipo de análisis se estudia el comportamiento entre los datos presentados en un solo balance, es decir, no requiere de ningún otro punto temporal para su comparación. Se trata de determinar la relación que puede existir entre el comportamiento de las distintas cuentas y cómo cada una influye sobre las otras.

Con este tipo de estudio se evalúan los medios de la organización y las fuentes de financiamiento.  Se realiza comparando una partida determinada con la suma de un grupo como pasivo o patrimonio.

Análisis horizontal

En estos estudios se debe utilizar un punto de partida, es decir, otro balance general de la empresa que ter servirá como inicio para el estudio financiero. Este método es conocido como análisis dinámico en un tiempo determinado.

Es muy utilizado para determinar e identificar tendencias en el comportamiento financiero de la empresa. En este tipo de comparaciones es fundamental tener presente el impacto que juega la inflación y depreciación en las cuentas de la organización.

Las ventajas de realizar este tipo de estudios son:

  • Las cuentas son afectadas o impactadas solo por los cambios en las partidas.
  • Los porcentajes producto de este análisis te permiten determinar el cumplimiento de los planes económicos, en razón de los montos reales y los planificados.
  • Estos valores sirven como referencia para conocer el desarrollo de los hechos económicos.